Les avantages d’un système de gestion d’entités

Au sein d’une organisation, ces gens importants qui traitent les questions de conformité, de gouvernance et les opérations juridiques sont souvent les personnes les plus occupées et les plus souvent interrompues de toute l’entreprise. Non seulement elles veillent à ce que l’organisation reste en règle et puisse continuer à opérer légalement en veillant à la conformité avec les réglementations, mais elles doivent aussi répondre en permanence à des questions concernant le livre de l’entreprise, rechercher des fichiers et dresser des rapports à l’intention d’autres personnes de l’entreprise.

Quand tout ce travail est fait à la main ou à l’aide d’une plateforme qui n’est pas spécialement conçue comme un système de gestion d’entités, l’inefficacité s’ajoute à la charge du travail de conformité que l’équipe juridique assume déjà. Les atouts d’un système de gestion d’entités, un système construit sur mesure dans cette finalité, sont nombreux ; un tel système a des effets majeurs sur les opérations et la conformité de l’entreprise. Voyons quels sont les avantages à travailler avec un système de gestion d’entités et de quelle manière un logiciel peut aider les membres surchargés de l’équipe à dégager plus de temps pour la réflexion.

Six avantages à travailler avec un système de gestion d’entités

• La libération de temps pour la réflexion stratégique

Toutes ces demandes de rapports et leur exécution exigent du temps et des efforts. De plus, elles empêchent le gestionnaire d’entités de faire son travail quotidien, qui est de gérer les entités. Cela peut entraîner une forte réactivité de la conformité et la gouvernance, qui peut ensuite conduire à des erreurs et à l’apparition de problèmes qui auraient pu être identifiés si les processus avaient été plus efficaces. L’un des gros avantages d’un système de gestion d’entités est le gain en efficacité : vous déposez vos déclarations et vos rapports plus rapidement, vous automatisez des éléments des workflows et vous utilisez les notifications et les calendriers pour inviter les parties prenantes à agir. Le gestionnaire d’entités dispose ainsi de davantage de temps pour être proactif en matière de gouvernance et de conformité au lieu d’être constamment en retard.

• La culture de la qualité des données sur les entités

Lorsque les données sur les entités sont stockées dans un dépôt central, en un lieu hautement sécurisé comme le cloud, leur intégrité est protégée. Le risque d’erreur humaine ou d’introduction de doublons dans le livre de l’entreprise est moindre et cela signifie que les données relatives à l’entité auxquelles vous accédez pour dresser les rapports sont exactes, actualisées et de meilleure qualité que les données traitées manuellement. Une meilleure qualité de données relatives aux entités signifie à son tour moins de risques de non-conformité et rend les contrôles plus efficaces et transparents.

• La garantie de conformité de chaque entité dans chaque juridiction

Cet atout d’un système de gestion d’entités semble évident, mais il convient de le rappeler : les workflows de conformité sont optimisés, deviennent plus efficaces, avec une fin de processus qui inclut le dépôt automatisé des déclarations chez les régulateurs locaux (du moins, chez ceux qui autorisent le dépôt par voie électronique) tel que nécessaire. En automatisant le dépôt de déclarations basées sur des données de meilleure qualité et sur un livre d’entreprise plus exact, les équipes des opérations juridiques et les directeurs de la conformité contribuent à garantir la conformité de chaque entité sans devoir se démener pour obtenir des détails placés dans de multiples systèmes.

• La gestion du risque des entités

Ce dépôt central pour le livre de l’entreprise, ces dépôts de déclarations automatisés ainsi que d’autres processus plus efficaces sont autant de facteurs qui aident une organisation à gérer le risque des entités. Au sein de l’organisation, les personnes qui gèrent les risques ont accès aux données en temps réel et des notifications alertent les parties prenantes lorsqu’elles doivent intervenir dans le workflow. Un calendrier de la conformité indique les dates de dépôt des déclarations ; un tableau de bord dédié peut reprendre ces notifications et ces calendriers pour afficher un simple statut rouge/orange/vert afin de mettre en exergue les problèmes de risque.

• Meilleure accessibilité du livre de l’entreprise

Lorsque l’on parle des avantages d’un système de gestion d’entités, on se doit de mentionner l’accessibilité. Un système de gestion d’entités vous aide à fournir les informations pertinentes aux personnes pertinentes, au moment pertinent et dans un format qui leur convient ; un système de gestion d’entités basé dans le cloud va encore plus loin puisqu’il ne dépend pas du réseau de l’entreprise, c’est-à-dire que toute partie prenante peut être autorisée, éventuellement pour une durée limitée, à accéder aux données qu’elle doit consulter ou au document qu’elle doit approuver. Il s’agit d’un énorme avantage des systèmes de gestion d’entités par rapport, par exemple, à une armoire d’archivage ou un système Sharepoint, qui évite au responsable des TI de devoir configurer des comptes d’entreprise sécurisés pour les parties prenantes externes.

• La création d’une source unique de vérité

Tous ces avantages d’un système de gestion d’entités ne seraient rien sans cette dernière : la création d’une source unique de vérité pour toutes les données concernant les entités. Chacun des avantages que nous avons cités pourrait probablement être obtenu ailleurs, mais cela entraînerait un risque plus élevé pour la gestion d’entités car les données corrompues, les fichiers manquants et les problèmes de cybersécurité sont devenus monnaie courante. Une source unique de vérité signifie que tous ceux qui participent à la gestion d’entités, de l’équipe de conformité au conseil d’administration en passant par les parties prenantes externes, voient les mêmes données sur les entités, à partir de la même source. Les personnes pertinentes peuvent alors accéder aux informations pertinentes, au moment pertinent, et aider à garantir la conformité de toutes les entités gérées. Une source unique de vérité détruit les silos d’informations, garantit l’évolutivité, permet l’innovation et offre aux décideurs ce dont ils ont besoin.

Les avantages de l’utilisation du bon système de gestion d’entités

Bien entendu, les avantages d’un système de gestion d’entités ne seront pas aussi poussés si vous faites l’acquisition d’une technologie qui n’est pas construite pour vos besoins spécifiques. Il existe un grand nombre de solutions technologiques qui prétendent aider à gérer les entités, mais qui font partie d’un ensemble plus général de solutions, quelquefois même avec la réadaptation d’une technologie plus ancienne pour les besoins de la gestion d’entités.

Pourtant, les avantages de l’utilisation du bon système de gestion d’entités sont dignes de réflexion. Si vous choisissez un système de gestion d’entités spécialisé en gestion d’entités (construit dans cet objectif spécifique et pour aucun autre), vous choisissez une technologie qui améliore l’efficacité sans nécessité d’investir massivement dans des extensions ou des widgets sur mesure.

Diligent Entities est un de ces systèmes de gestion d’entités. Conçus spécialement pour aider les directeurs de conformité et de gouvernance ainsi que les équipes des opérations juridiques à centraliser, gérer et structurer efficacement leur livre d’entreprise, les atouts de cette gestion d’entités sont nombreux :

• Stockage des informations sur les entités telles que documents, contrats et organigrammes dans un format hautement sécurisé.
• Création de rapports sur les exigences de gouvernance et de conformité pour les rapports internes.
• Présentation électronique des formulaires obligatoires aux organismes de contrôle mondiaux à partir du système de gestion d’entités.
• Utilisation de calendriers de conformité, de rappels et de workflows pour garantir l’exactitude des données du livre de l’entreprise et produire des données de meilleure qualité sur les entités.
• Intégration avec la plateforme du Portail pour conseils d’administration et de partage sécurisé de documents, afin de créer un dépôt centraltransparent, hautement sécurisé, pour le livre de l’entreprise.