Board portal : proposer la dématérialisation à son CA

En tant que secrétaire du conseil d’administration, vous êtes persuadé.e qu’un board portal permettrait une meilleure gestion. Vous rêvez de dématérialiser les procédures du conseil pour gagner en temps, mais aussi en efficacité et en cybersécurité. Reste maintenant à présenter le projet à votre CA ! Pour réussir votre plaidoirie, suivez ces 3 étapes préalables pour préparer le terrain.

1. Sondez l’avis des membres du CA sur la dématérialisation

Pour passer à une gouvernance digitale de votre CA en douceur, il reste indispensable d’évaluer l’opinion des administrateurs en la matière.

Identifier les difficultés quotidiennes de chaque administrateur

Commencez par vous intéresser aux besoins de chaque personnalité du conseil, en dehors de toute référence à un board portal. Untel se plaint de manquer de temps ? Il y a donc de grandes chances pour que la dématérialisation des documents et la possibilité de transférer de lourds dossiers en un clic lui parle particulièrement.

Un autre trouve, de son côté, le processus d’approbation des procès-verbaux trop long : quand le PV lui parvient, le CA est déjà loin. Cet administrateur devrait particulièrement apprécier que les phases de rédaction des procès-verbaux, mais aussi de correction et d’approbation s’accélèrent avec la digitalisation du conseil.

En identifiant tous les besoins de votre CA en amont de votre présentation des solutions de gouvernance digitalisée, vous vous assurez de marquer des points.

Préparer le terrain de la cybersécurité

Il est par ailleurs courant que les administrateurs craignent qu’un portail de conseil d’administration ne protège pas leurs échanges à 100% des cyber-attaques. Voici une compilation de contre-arguments qui répondent efficacement aux angoisses liées à la cybersécurité des conseils d’administration :

• En termes de sécurité informatique, les failles sont principalement humaines. Elles relèvent de comportements installés dans les habitudes, mais qui rendent malgré tout le CA vulnérable. Il s’agit par exemple d’utiliser une adresse email personnelle pour échanger les documents du conseil, ou de passer par un appareil mobile non-sécurisé pour communiquer.
• Les membres du CA ont pourtant un rôle stratégique dans l’entreprise, qui leur impose de se montrer exemplaires en matière de cybersécurité. Plus que tout autre collaborateur, ils ont la responsabilité de limiter les risques de fuite de données et de piratages. Adopter des outils digitaux sécurisés, c’est encadrer les comportements dangereux, y compris les leurs. Une messagerie sécurisée comme Diligent Messenger permet par exemple de récupérer les emails envoyés par erreur. Elle est aussi utile en cas de vol ou de perte, car elle verrouille à distance l’appareil mobile concerné et efface les données sensibles. Cette solution digitale assure en outre la sécurité informatique du CA contre l’hameçonnage.
• La conformité est une thématique centrale dans le quotidien des CA. Les logiciels de gestion des conseils d’administration incarnent de vrais supports dans ce domaine. Ils assurent effectivement la traçabilité des décisions. Ces solutions de gouvernance digitalisée comprennent également des fonctionnalités qui préviennent les conflits d’intérêt. On les utilise aussi pour gérer différentes entités internationales en même temps, comme c’est le cas avec Diligent Entities.

Pour rassurer complètement le CA quant à la sécurité de la dématérialisation que vous proposez, il convient donc d’avoir sélectionné en amont des logiciels ultra-sécurisés. Le portail digital de votre CA doit proposer des outils de communication chiffrés. Il doit aussi se soumettre à des audits indépendants, et réaliser des tests d’intrusion et de vulnérabilité réguliers.

Évaluer les frustrations préexistantes liées à la dématérialisation

La digitalisation des process n’est probablement pas une nouveauté pour vos administrateurs. Tous ont probablement déjà testé des logiciels qui dématérialisent leur travail, même hors du cadre de votre CA. Il y a donc fort à parier qu’ils aient déjà vécu certaines problématiques d’utilisation.

Il convient d’identifier ces difficultés, car elles peuvent les avoir découragés de se lancer dans une solution de gouvernance digitalisée. Il peut s’agir d’un problème de prise en main sur des outils peu intuitifs. Il faut, dans ce cas, leur présenter les logiciels de digitalisation du CA que vous trouvez les plus ergonomiques.

Quelques astuces peuvent vous aider à choisir les meilleures solutions de dématérialisation, et notamment les plus pratiques. Il s’agit par exemple des outils qui n’impliquent pas une longue formation des administrateurs : 15 minutes suffisent. Il faut aussi que le logiciel facilite le travail du CA dès son installation. Qu’il soit, par exemple, accessible depuis tous les appareils, surtout ceux déjà utilisés au quotidien par vos administrateurs. Vous parviendrez aussi à rassurer les administrateurs si aucune compétence technique n’est nécessaire pour manier le portail dématérialisé.

2. Enquêter sur les logiciels de dématérialisation déjà utilisés par les administrateurs

Pour vous assurer de voir votre CA adopter le board portal que vous leur suggérez, vous pouvez aussi vous intéresser à leurs expériences de ce type de logiciels dans d’autres structures. Il arrive effectivement souvent que les administrateurs siègent à plusieurs conseils en tant que parties prenantes. Il reste donc possible que certains membres de votre conseil aient déjà testé des logiciels de gestion des conseils d’administration.

Cette expérience vous est profitable à plus d’un titre. Elle vous aide, dans un premier temps, à identifier les prestataires pertinents pour votre secteur. Un administrateur est souvent un expert de son domaine. S’il utilise un portail de CA dans une autre entreprise, ce logiciel relève peut-être d’un prestataire spécialisé dans les activités de votre société. Celui-ci dispose donc probablement de clients comparables à votre structure. Il aura certainement des bonnes pratiques à vous conseiller pour faciliter l’installation de sa solution.

Le vécu de vos administrateurs en matière de dématérialisation des CA doit aussi vous permettre de mettre le doigt sur des points de vigilance. Certains membres de votre conseil ont peut-être testé des outils de gouvernance sans véritable assistance clients, par exemple. Il reste effectivement courant que les services clients ne s’adaptent pas à la flexibilité des emplois du temps des administrateurs. Veillez donc à ce que le ou les prestataires que vous sélectionnez ne présentent pas les difficultés que vos administrateurs rencontrent ailleurs.

Connaître des administrateurs qui dématérialisent déjà certaines de leurs activités concourt aussi à en faire des ambassadeurs. Vous pouvez d’ailleurs les informer de votre projet, et préparer votre présentation des solutions de dématérialisation du CA en amont avec eux. Commencez par les convaincre de la pertinence des board collaboration softwares que vous envisagez de proposer, pour qu’ils soutiennent vos arguments le jour J.

3. Se faire conseiller par son prestataire

Votre premier allié dans votre démarche de digitalisation du conseil d’administration reste bien sûr le prestataire du board portal de votre sélection. Un professionnel efficace se doit de vous apporter tous les outils dont vous avez besoin pour convaincre vos équipes. Il faut qu’il reste joignable pour vous épauler, grâce à un service client disponible 7j/7 et 24h/24. Il doit aussi offrir une assistance multilingue, pour s’adapter à tous les membres de votre conseil si besoin.

Le prestataire que vous sélectionnez prioritairement doit en outre être en mesure de vous fournir toute la documentation nécessaire pour argumenter votre choix :

• Une courte vidéo qui résume les bénéfices de la solution de dématérialisation du CA ;
• des checklists qui comparent les pratiques et les besoins de vos administrateurs aux fonctionnalités de l’outil ;
• Un ou plusieurs témoignages de clients aux problématiques comparables, satisfaits de leur logiciel de gestion des CA ;
• Des livres blancs capables de répondre précisément aux enjeux quotidiens rencontrés par le CA, ou à leurs peurs relatives à la dématérialisation, comme par exemple un guide d’achat de portail pour conseils d’administration ;
• Quelques webinaires pertinents, par exemple sur la digitalisation du conseil d’administration ;
• Une courte démonstration personnalisée en fonction des habitudes de votre CA ;
• Un test gratuit de la solution, disponible pour chaque administrateur.

Riche de tous ses outils et des quelques conseils ci-dessus, vous avez toutes les cartes en main pour présenter en toute confiance votre projet de dématérialisation du CA à vos administrateurs.