Quels outils pour encadrer un changement de gouvernance ?

Selon un rapport 2018 de l’Institut des Politiques Publiques, la France voit 75 000 changements de gouvernance s’opérer dans ses entreprises tous les ans. Il faut dire que la définition même du gouvernement d’entreprise implique des capacités d’adaptation. Les évolutions des modes de gouvernance font ainsi partie intégrante des cycles de vie d’une société. Reste à s’appuyer sur les bons supports pour s’assurer que ces évolutions sont synonymes de performance et de conformité juridique. À chaque étape de la vie d’une société correspond donc un type de logiciels à privilégier. Il s’agit d’oser s’emparer de ces outils pour s’assurer que les étapes charnières que constituent les changements de gouvernance impactent positivement la pérennité de l’entreprise.

Vie de l’entreprise et changements de gouvernance : les outils pour faciliter chaque étape

La gouvernance, ou gouvernement d’entreprise, n’est pas une stratégie gravée dans le marbre. Les changements de gouvernance s’inscrivent dans les cycles de vie normaux d’une entreprise, notamment dus au changement d’échelle qu’implique le phénomène de croissance. Ces changements interrogent le rôle du conseil d’administration, mais aussi ses interactions avec les parties prenantes internes et externes.

Comme le rappelle un article sur l’évolution de la gouvernance avec le changement d’échelle, les changements de gouvernance sont à attendre à trois moments clés de la vie de l’entreprise.

Création d’entreprise et supports des outils d’aide à la gouvernance

La création de l’entreprise constitue un moment d’incertitude sur la gouvernance. Les acteurs à l’origine de la naissance de la société ne privilégient pas toujours la gouvernance comme une priorité. C’est notamment le cas quand le projet d’entreprise est entièrement porté par la figure du fondateur ou de la fondatrice. Dans cette configuration, la gouvernance se limite à quelques principes censés booster l’exécution opérationnelle.

La possibilité d’une entreprise naissante soucieuse de gouvernance et donc de dialogue avec les parties prenantes est moins habituelle. Elle implique en effet d’accepter les incertitudes stratégiques que peuvent impliquer la participation d’acteurs externes, ou des salariés. Elle demande, aussi, d’accepter le changement comme facteur de la croissance, tout en l’encadrant pour assurer sa sécurité. Dans ce contexte, les solutions numériques qui visent à fluidifier les échanges entre acteurs et à favoriser le débat pour aboutir à un consensus sont à privilégier :

• outils dédiés à la sécurisation d’échange de fichiers ou de messages ;
• solutions pour s’assurer de la diversité de son conseil d’administration ;
• logiciels dédiés à l’évaluation du CA.

Consolidation et analyse des moyens de gouvernance déployés

La consolidation de l’entreprise ne signifie pas nécessairement que son mode de gouvernance est en train de se figer. Si sa professionnalisation et sa structuration sont indéniables, sa consolidation est aussi l’occasion de redéfinir la gouvernance :

• commencer à y réfléchir vraiment, dans le cas d’une création de société boostée par la figure du ou de la fondatrice ;
• adapter le mode de gouvernance choisi en phase de création aux nouveaux défis de la structure : volume croissant de salariés et des parties prenantes, professionnalisation des responsables de la bonne gouvernance de l’entreprise, diversification des administrateurs et des administratrices, évolution des modes d’échange avec les parties prenantes.

Cette période de consolidation est notamment le moment opportun pour repenser son conseil d’administration. Des solutions digitales existent pour faciliter ce travail, comme c’est le cas de Diligent Nominations. Ces outils donnent accès à des viviers de profils d’administrateurs et d’administratrices potentielles. Ils permettent également d’analyser la composition de son CA en termes de diversité des profils, pour mieux s’inscrire dans les recommandations de l’AFEP-MEDEF. Ce sont aussi des logiciels performants pour comparer cette composition à celles des concurrents.

Changement de gouvernance et d’échelle : encadrer la conformité et la cybersécurité

Un changement de gouvernance est par ailleurs toujours à attendre d’un changement d’échelle pour l’entreprise. Celui-ci peut prendre plusieurs formes :

• ouverture à l’international ;
• diversification des activités ;
• coopération et alliances commerciales ;
• rachats ou fusions & acquisitions.

Dans le cas d’une décentralisation et de la création d’une ou plusieurs filiales, la gouvernance doit couvrir de nouvelles problématiques. Celles-ci relèvent notamment de la diversification des textes légaux auxquels va devoir se conformer l’entreprise. Ces problématiques de risque juridique, de compliance, ou de conformité, sont parfaitement encadrées par des logiciels de gestion des entités juridiques.

Les fusions et Acquisitions et autres alliances sont également des périodes de transformation de la gouvernance, particulièrement délicates en termes de sécurité de l’information. Elles ne se passent pas du recours à des outils particulièrement cyber-sécurisés, comme les virtual data rooms. Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous conseillons l’article Entreprise en croissance : pourquoi recourir à un logiciel de data room ?

Sous-estimer les transformations de gouvernance : des risques non-négligeables

Certaines entreprises se laissent tenter par l’utopie qui consiste à penser que la gouvernance n’a pas besoin de changement ni de renouvellement pour être efficace. Il arrive souvent, par exemple, de rencontrer des sociétés qui fonctionnent avec le même CA depuis des années.

Comme l’explique Céline Dumont-Mozian dans notre article sur la mauvaise gouvernance, c’est là sous-estimer l’enrichissement que représente un renouvellement des profils. La santé de la gouvernance d’une entreprise dépend en outre de la capacité à déconcentrer les pouvoirs.

Le fait de s’accrocher, par ailleurs, à d’anciens outils de gestion de la gouvernance peut aussi plomber les performances de l’entreprise. Les tableaux Excel, les Drive et Sharepoint sont des logiciels du passé, qui ne permettent plus d’appréhender la gouvernance de façon quotidienne, accessible et performante. Contrairement à une croyance répandue, ces outils ne sont d’ailleurs pas plus simples à appréhender que la nouvelle génération logicielle. Celle-ci nécessite juste une formation efficace et humaine du personnel, pour être adoptée facilement.