Comment choisir le meilleur logiciel de gestion documentaire ?

Pour aider les entreprises à centraliser leurs données, le logiciel de gestion documentaire est d’une excellente aide. Il va assurer des fonctions essentielles de gestion des documents de votre société. Mais avant d’investir, il est nécessaire de zoomer sur les 8 critères essentiels permettant de s’assurer de disposer du meilleur logiciel pour gérer les entités.

Critère 1# Effectuer un travail en amont avant d’investir dans un logiciel de gestion documentaire

Avant toute chose, il est important de comprendre pourquoi vous souhaitez investir dans ce genre de logiciel. Quels sont vos motivations et vos besoins ? Autrement dit, vous devez vous interroger pour savoir précisément les problématiques qui sont les vôtres.

Par ailleurs, avant de procéder à un achat de solution logicielle, demandez-vous comment vous voulez l’utiliser. Quels sont les usages que vos collaborateurs vont avoir de cet outil ? Quelles fonctions doit-il disposer pour répondre aux besoins de votre personnel ?

Enfin, vous allez vous questionner sur les étapes nécessaires pour analyser les différents niveaux de succès par rapport à l’utilisation de ce logiciel.

Critère 2# Veiller à disposer d’un outil personnalisable

Que votre entreprise soit une multinationale avec des milliers d’entités ou une PME qui croit assez rapidement, un logiciel de gestion documentaire doit pouvoir répondre à vos besoins sur le long terme comme sur le court terme en matière de conformité. En effet, il doit être parfaitement adapté à la réglementation nationale de votre pays et aussi internationale.

Le vendeur de logiciels doit, par ailleurs, proposer une plateforme incluant un grand nombre de configurations différentes. De cette manière, vous allez pouvoir adapter l’outil à vos besoins précis.

Enfin, il est nécessaire que vous disposiez de la possibilité de personnaliser la solution en accord avec les besoins de votre industrie. Outre le fait d’assurer un résultat de conformité, vous allez devoir disposer d’une technologie unique qui soit un levier d’augmentation de l’efficacité de votre société et de vos collaborateurs.

Critère 3# Employer une solution logicielle d’avenir

Il est fondamental lorsque vous investissez dans un outil logiciel de vous orienter vers un vendeur qui ait une vision tournée vers le futur. En effet, il est impératif que les investissements de sa société soient fortement marqués dans le domaine de la recherche & développement. Cela permet de s’assurer que votre outil va bénéficier des meilleures évolutions technologiques dans les futures années et donc qu’il ne deviendra pas obsolète.

De plus, une erreur qui est souvent commise par un nombre conséquent d’acheteurs est d’omettre de se projeter dans le futur. En effet, il est capital de savoir de quoi vous aurez besoin dans les 5 prochaines années. Il ne faut pas uniquement vous interroger sur vos besoins présents ou à court terme en matière de logiciel de gestion documentaire, mais bien anticiper des besoins futurs.

Critère 4# Vérifier la réputation de la société vendeuse du logiciel de gestion documentaire

Il est ultra important de connaître la réputation de l’entreprise vendeuse de la solution technologique. D’ailleurs, 62 % des personnes qui réalisent ce type d’achat le font parce que l’outil est recommandé par leurs pairs. En effet, la recommandation est un élément notable qui fonde la réputation d’une société.

Aussi, lorsque vous décidez d’acquérir un tel logiciel, il est important de comprendre la réputation de l’entreprise vendeuse. Avant de procéder à l’investissement, recherchez des informations concernant la notoriété et la réputation de l’organisation que vous avez repérée. Cela vous fournira des indicateurs extrêmement utiles pour savoir si l’outil en question va durer longtemps et, d’une façon générale, si c’est un bon investissement technologique ou pas.

Critère 5# Maîtriser la conduite du changement lié à cet investissement technologique

L’intégration d’un logiciel de gestion documentaire dans les pratiques de vos collaborateurs n’est pas quelque chose d’instantané. Il est en effet nécessaire de mettre en place un accompagnement de ce changement notable. Il va nécessiter une modification des utilisations, des habitudes (parfois quotidiennes) et une adaptation des usages de la part de votre personnel.

Selon une étude de l’Harvard Business Review, 2/3 des initiatives de changement ne se concluent pas par un succès. Un programme de management de changement repose sur 4 éléments capitaux pour le succès de la démarche. Ces derniers sont :

• le temps que l’appropriation du nouvel outil va prendre auprès de vos équipes,
• les valeurs et l’éthique qui sont projetées dans la dynamique,
• la force de l’implication de vos collaborateurs et
• le niveau d’efforts qui est placé dans l’optique de faire de cette initiative un succès.

Or, les acheteurs de logiciel n’ont pas indubitablement une vision très claire de ces 4 fondements d’une démarche de conduite du changement.

Critère 6# Zoomer sur les qualités du logiciel de gestion documentaire

Il est bien évident que pour faire votre choix parmi les logiciels, il vous faut scruter les qualités requises chez le vendeur qui vous intéresse. En effet, il est nécessaire que la solution technologique dans laquelle vous investissez corresponde aux problèmes auxquels vous devez faire face.

Critère 7# Choisir un logiciel hautement sécurisé

Pour décider de votre investissement, veillez à identifier les facteurs de sécurisation. Tout d’abord, il est extrêmement primordial de choisir un vendeur par rapport aux normes que ce logiciel de gestion documentaire respecte. Il s’agit en la matière des normes ISO 27001, ISAE 3402, SSAE 16, SOC 2 notamment.

De plus, il est idéal que le vendeur réalise avec des professionnels tiers des tests de sécurité sur le réseau. Enfin, il est préférable que ces derniers communiquent ces tests de sécurité à leurs clients, s’ils le veulent. De cette façon, vous vous assurez avec certitude que l’outil respecte les normes et que ses réseaux sont idéalement sûrs.

Critère 8# S’associer à une forte expertise reconnue

Lorsque vous faites le choix d’un logiciel de gestion documentaire, il est nécessaire que vous compreniez l’expérience et la spécialisation dans un secteur particulier des vendeurs de solutions. En effet, il est important qu’un investissement dans ce genre d’outil soit fait avec une société qui ait une expertise technique dans ce domaine.