Comment faire un ordre du jour utile et complet ?

Dans un précédent texte sur l’intérêt de l’ordre du jour pour le conseil d’administration, nous expliquions que celui-ci facilitait la hiérarchisation des thématiques de séances. C’est aussi un outil utile pour stimuler la curiosité des membres du CA. Beaucoup de secrétaires de conseils s’en servent aussi pour anticiper la rédaction du procès-verbal.

Reste qu’un ordre du jour s’avère inutile s’il n’est pas rédigé selon certaines règles précises. Comment faire un ordre du jour profitable et conforme aux attentes des principales instances dirigeantes ?

Comment faire un ordre du jour utile pour les instances dirigeantes ?

L’ordre du jour de la réunion incarne sa feuille de route. Il reprend à la fois les sujets à aborder et les missions à mener pendant la rencontre. Ce document doit être envoyé en amont de la séance à tous les participants pour qu’ils et elles aient le temps de préparer la rencontre.

Quelles informations mettre dans son ordre du jour ?

Un ordre du jour pertinent doit contenir 8 types de données indispensables :

• Un titre qui précise le thème principal de la séance. Il peut s’agir d’un sujet simple, par exemple “AG du 05/04/2022”. Vous pouvez aussi rédiger ce titre comme un objectif : “Préparer l’AG du 05/04/2022”. Ce titre doit, bien sûr, apparaître en haut du document ;
• Le type de réunion, le cas échéant : conseil d’administration, réunion de direction, réunion de département…
• Une heure de début et de fin ;
• Le lieu de la rencontre ;
• Un ou une responsable de réunion ;
• Les participants et leurs intitulés de postes ;
• Les invités spéciaux, qu’il s’agisse de dirigeants, de prestataires ou de parties prenantes ;
• La liste chronologique des sujets et missions à traiter pendant la séance. Ce programme doit aussi comprendre le temps qui va être dédié à chaque thème, et les personnes qui interviennent pour chaque sujet. Il faut que celles-ci aient le temps de se préparer. Il convient donc, en amont, de discuter avec ces personnes de leur participation et du temps dont elles ont besoin pour présenter leur thématique.

C’est cette liste d’activités, ce “plan de réunion”, aussi parfois appelé “programme de séance”, qui aide les participants à savoir si leur présence est nécessaire. Ce plan de séance cadre le déroulement de la rencontre, et évite les hors sujets.

À l’exception de cette liste d’activités, les autres éléments peuvent faire l’objet d’un résumé introductif en haut de documents. Idéalement, il faut aussi ajouter un paragraphe à la suite de cette introduction. Ce paragraphe résume en 3 ou 4 phrases l’objectif de la réunion. Vous pouvez aussi vous passer de ce résumé, si vous indiquez, pour chaque sujet de la liste, un objectif à atteindre.

Exemple : “Préparer l’AG – Faut-il organiser un sondage pendant l’AG ?”

Anticipez efficacement le planning de la réunion

Comment faire un ordre du jour crédible en termes de planning ? Veillez bien, dans un premier temps, à ce que les objectifs soient réalisables dans le temps prévu. Les participants à ce genre de rencontre ont généralement des plannings chargés. Pour avoir une idée claire du temps que va prendre la réunion, gardez en tête que chaque activité de votre liste s’articule en trois étapes :

1 / Partage des données sur ce sujet précis ;

2 / Commentaires de l’assemblée sur ce sujet ;

3 / Prise de décisions.

Les thèmes qui suscitent le débat prennent naturellement plus de temps. Prévoyez-les en début de séance. En fin de rencontre, les participants pourraient être découragés et renoncer aux échanges nécessaires.

Pour faciliter le déroulé de votre agenda de réunion, prévoyez aussi quelques pauses. Elles peuvent également se situer après les temps de débat. Enfin, pour que les participants aient le temps de se préparer à la séance, envoyez l’ordre du jour au moins une semaine avant.

Bien conclure la réunion pour un ordre du jour performant

Comment faire un ordre du jour vraiment utile ? Imposez un temps d’échange à la fin de la réunion. Récapituler les décisions prises pour chaque point de l’ordre du jour. Vous vous assurez ainsi d’une compréhension commune et du respect de l’ordre du jour. Vous facilitez aussi, de cette façon, la rédaction de votre futur procès-verbal.

Ce moment de discussion peut faire l’objet du dernier point de votre ordre du jour. Prévoyez donc un temps dédié à cette discussion. Voyez large, 15 minutes, par exemple. Si le point devait s’avérer plus court que prévu, les participants devraient vous en remercier.

Digitaliser son ordre du jour pour plus d’efficacité

Comment faire un ordre du jour qui stimule les discussions ? Pour des invités qui échangent activement lors de la réunion que vous organisez, pensez à les faire participer à l’élaboration de l’ordre du jour.

Demandez-leur les sujets qu’ils voudraient aborder en séances, et le temps dont ils ont besoin pour le faire. Cette démarche peut paraître chronophage, mais elle ne l’est pas si vous digitalisez la transaction.

Les outils de gestion numérique des instances dirigeantes, comme Diligent Boards, facilitent la préparation des ordres du jour :

• construisez vos propres modèles d’ordre du jour, que vous n’avez plus qu’à dupliquer et personnaliser à chaque nouvelle séance ;
• profitez d’outils de sondage pour interroger les membres des différentes instances sur les sujets à aborder en séance ;
• partagez votre ordre du jour en ligne de façon totalement sécurisée, d’un simple glisser-déposer. Seules les personnes autorisées peuvent accéder au document, en toute confidentialité ;
• grâce à un outil comme Secure Meeting Workflow, échangez des documents avec les contributeurs en amont de la séance. Ces documents sont cryptés. Les différents participants peuvent ainsi préparer la réunion en ligne en toute sécurité. Des rappels automatiques leur sont envoyés quand leur participation est attendue.