Comment faire un procès-verbal plus rapidement ?

Rédiger un compte-rendu d’une séance du conseil est chronophage, fastidieux et compliqué. Il est nécessaire de parfaitement maîtriser tous les aspects de cette tâche pour être sûr de savoir comment faire un procès-verbal correct, sans pour autant perdre du temps. Ce document exigé par la loi est capital pour toute société. Il doit être clair et concis, mais précis et fidèle, objectif et impartial, sans longueur inutile, ni ambiguïté et établi dans le cadre d’une démarche compétente et rigoureuse. Comment faire un procès-verbal sans perdre de temps ?

1/ Utiliser un modèle pour comprendre comment faire un procès-verbal plus rapidement

Pour gagner en rapidité d’exécution, la mise en place d’un modèle de procès-verbal est indispensable. Il va permettre d’élaborer rapidement les procès-verbaux pour rendre la tâche moins prenante.

Faire un procès-verbal en s’aidant d’un template va avant tout vous permettre d’éviter toute omission. Avec le modèle produit par Diligent Minutes, le support dont vous disposerez vous aidera à ne pas oublier, ni les mentions obligatoires (date, ordre du jour, administrateurs présents, signatures, …), ni les dispositions des résolutions du conseil.

Une simple faute d’inattention pourrait être préjudiciable au développement de la société ou à son exigence de respect de la réglementation. De plus, les administrateurs pourraient refuser de l’approuver lors de la prochaine réunion du conseil, retardant l’application de certaines délibérations. Aussi, il est plus prudent de s’aider d’un modèle dès lors que l’on souhaite savoir comment faire un procès-verbal efficace.

Par ailleurs, se doter d’un modèle de compte-rendu permet de ne pas perdre de temps dans la mise en forme. L’outil Diligent Minutes produit automatiquement une mise en page très agréable et consistante sur l’ensemble de vos réunions. Il n’est donc pas nécessaire de revoir la taille des polices ou la mise en gras de certains éléments de votre rédaction.

Diligent Minutes met à votre disposition un modèle basé sur l’agenda des documents présents dans Diligent Boards pour plus de facilité. Le document sera ainsi bien plus qu’un simple cadre à remplir, car déjà prérempli avec un certain nombre de mentions présentes dans les documents de la réunion du CA. Par exemple, l’ordre du jour est systématiquement saisi dans Diligent Boards pour la préparation de la séance du conseil. Diligent Minutes l’intégrera instantanément dans le modèle de PV. Ainsi, une telle solution digitale représente un véritable gain de temps pour le rédacteur du procès-verbal.

2/ Optimiser la prise de note pour rapidement faire un procès-verbal

Pour efficacement gagner du temps dans la rédaction du PV de réunion du conseil d’administration, il est pertinent d’améliorer votre prise de note lors des séances. Pour ce faire, il faut garder en tête l’objectif final à savoir faire un procès-verbal synthétique et concis.

Pensez que certains moments de la réunion n’ont pas à être repris et que d’autres sont extrêmement importants. Si un débat tendu intervient sur un point crucial de l’ordre du jour, il est fondamental de chercher à en noter le plus clairement possible tous les aspects. C’est au rédacteur de savoir identifier ces moments forts. A contrario, certaines discussions sont à considérer comme « off », et ne doivent pas figurer au PV.

Pour une bonne prise de note, utilisez des abréviations plutôt que d’écrire des phrases entières. Créez vos propres abréviations pour les mots qui reviennent souvent. Il est également important de parfaitement identifier les administrateurs. Mentionnez-les membres avec leurs initiales, s’il n’y a aucun doublon.

Par ailleurs, il est extrêmement important de rester clair dans la prise de note pour faciliter la relecture. Aussi écrivez peu, mais de façon parfaitement lisible. N’hésitez pas à aérer votre prise de note et à tirer des lignes entre chaque point à l’ordre du jour pour vous y retrouver plus facilement. Utilisez une numérotation de l’ordre du jour pour éviter d’en réécrire inutilement l’objet.

Pour apprendre comment faire un procès-verbal plus rapidement, n’hésitez pas non plus à tester certaines pratiques. C’est à travers cette expérimentation que vous trouverez ce qui vous convient le mieux.

3/ Utiliser le même modèle pour savoir comment faire un procès-verbal avec vitesse

Pour établir un PV avec célérité, il est intéressant d’employer le même modèle à chaque fois. Avant tout, cela va offrir un bénéfice important aux membres du conseil d’administration. Ces derniers habitués à un format donné pourront parcourir plus rapidement le compte-rendu. Ils savent dans ce cas où trouver l’information pour la valider.

Aussi, en plus de l’intérêt de se doter d’un modèle de procès-verbal (cf. point 1), il faut chercher à le conserver pour les différentes réunions du conseil. Avec Diligent Minutes, faire un procès-verbal avec le même modèle à chaque fois est un jeu d’enfant.

Pour le rédacteur, cela permet d’aller encore plus vite. Il a l’habitude du document. Il sait où sont mentionnés tous les aspects. Il n’a pas besoin de chercher où, par exemple, l’heure de début de la séance est inscrit. Il sait de mémoire à quel endroit du document cette mention apparaît. Il sait ce qu’il doit vérifier et ce qu’il doit compléter. De cette manière, il va pouvoir rapidement finaliser le document en y intégrant ses prises de note.

4/ Raccourcir le processus de validation pour faire un procès-verbal avec célérité

Pour être plus efficace et productif, il est essentiel de pouvoir rapidement mener à terme cette tâche d’élaboration d’un PV – y compris l’étape de validation de celui-ci.

Pour pouvoir avancer plus rapidement dans ses missions, le secrétaire en charge de la rédaction du compte-rendu de réunion du conseil doit faire valider le document le plus rapidement possible. Pour ce faire, il doit le rédiger le plus tôt possible après la séance. C’est aussi une façon pour lui de compléter plus rapidement son modèle, puisque certains éléments pourront être écrits de mémoire.

Tenir de courts délais va lui être ainsi très profitable. Si sa prise de note pèche quelque peu, il pourra s’appuyer plus facilement sur ses souvenirs pour compléter des éventuelles lacunes. De plus, s’il venait à ne pas avoir bien compris un point particulier, il pourra plus facilement obtenir conseil d’une personne présente lors de la réunion.

Grâce à Diligent Minutes, le rédacteur peut non seulement saisir rapidement le compte-rendu, mais aussi le transmettre à tous les administrateurs en un clic pour approbation. Il peut aussi les relancer si nécessaire. Ainsi, faire un procès-verbal devient une tâche simple.

Pour les administrateurs, raccourcir les délais de validation d’un procès-verbal est aussi très intéressant. Il leur est plus facile de valider le document tant que le sujet est encore chaud afin qu’ils puissent se souvenir de ce qui a été discuté. C’est d’autant plus vrai que chaque séance du conseil est souvent espacée de plusieurs mois et que les administrateurs ont d’autres activités. Solliciter leur validation peu après la date de la réunion va permettre une réponse bien plus rapide que si elle est faite plusieurs semaines ou mois après. De plus, les administrateurs auront besoin de moins de temps pour relire le document et se remémorer ce qui a été dit.

À la fois document réglementaire, témoin de la qualité des débats et des résolutions du conseil d’administration, le compte-rendu des séances du conseil revêt une importance stratégique pour l’avenir de la société. Son élaboration peut représenter une tâche chronophage et complexe à qui n’est pas bien préparé. Pour savoir comment faire un procès-verbal rapidement, il est nécessaire de se former à cette mission et de s’appuyer sur les bons outils numériques offrant un bon modèle.