Comment identifier un conflit d’intérêt au sein du conseil d’administration

Un conflit d’intérêts dans un conseil d’administration se produit lorsqu’un administrateur privilégie la satisfaction de son intérêt personnel plutôt que celle de l’intérêt de la société. Il s’agit d’une situation qui, avant d’être gérée, doit être anticipée au sein des entreprises. La prévention de ce risque doit être permanent dans les sociétés, en particulier au sein des organes de gouvernance, tels que les conseils d’administration. Comment définir ce concept et de quelles façons est-il possible de prévenir son risque d’émergence ?

Qu’appelle-t-on conflit d’intérêt ?

Contrairement à d’autres législation, il n’existe pas de définition du conflit d’intérêts qui soit rédigée dans les textes de loi français. Il existe néanmoins des références à la prise illégale d’intérêts concernant les fonctionnaires. Le Code de gouvernement d’entreprise des sociétés cotées établi conjointement par l’Association française des entreprises privées (AFEP) et le Mouvement Des Entreprises de France (MEDEF) et actualisé en janvier 2020 fournit quant à lui des critères d’appréciation.

La définition du Centre français des Fonds et Fondations explique :« On dira néanmoins qu’un administrateur est en situation de conflit d’intérêts ou de risque de conflit d’intérêts quand il détient ou semble détenir des intérêts personnels, financiers ou commerciaux qui ont ou peuvent avoir une influence sur l’objectivité des décisions qu’il prend ou recommande à l’occasion de l’exercice de ses fonctions dans la Fondation. »

L’intérêt personnel d’un membre du conseil d’administration peut se situer à l’intérieur ou à l’extérieur de la société. Le premier consiste, pour l’administrateur, à bénéficier d’avantages au détriment des actionnaires. Dans ce cas, la conséquence est un traitement inégal des actionnaires. Pour le second, il va conduire à l’appauvrissement de l’entreprise qu’il s’agisse d’un intérêt :

• matériel, tel que bénéficier d’un gain au détriment de la société,
• moral, comme la validation d’une transaction préjudiciable qui fait bénéficier un tiers pour ménager des relations avec lui.

Il s’agit d’une notion complexe. Il est possible de dire que le conflit d’intérêts peut être réel, potentiel ou apparent, volontaire ou involontaire.

Il doit faire l’objet d’une politique de prévention, de neutralisation et de gestion spécifique afin d’en limiter les conséquences. Il doit être anticipé, c’est-à-dire identifié avant même qu’un risque se présente. Des dispositifs législatifs et réglementaires ont été élaborés dans cette optique. Il s’agit notamment de la procédure des conventions réglementées, décrites dans les articles L.225-38 et suivants du Code de commerce.

Comment limiter le risque de conflit d’intérêts ?

Pour se prémunir des risques de survenue d’un conflit d’intérêts, le respect des règles de bonne gouvernance ainsi que la mise en place de certaines mesures sont impératifs dans chaque société potentiellement concernée.

Tout d’abord, il est nécessaire de rappeler aux administrateurs les devoirs inhérents à leur mission. Il s’agit de la loyauté, de la transparence et de la surveillance.

Parmi les bonnes pratiques pour aider à la détection des conflits d’intérêts, il faut noter le rôle essentiel que doit jouer chaque administrateur. En effet, durant l’ensemble de son mandat, il doit apprécier par lui-même, si sa situation est en mesure de conduire à un conflit d’intérêts.

Pour ce faire, il importe que chaque membre du conseil d’administration s’informe sur le niveau des exigences requises en matière de principes de bonne gouvernance d’entreprise. Il doit en permanence se former pour rester en phase avec les évolutions en cours.

Pour prévenir tout risque, chaque administrateur doit savoir se montrer prudent. Pour y parvenir, il faut qu’il cherche à éviter toute situation où ses intérêts moraux et matériels seraient en contradiction avec ceux de l’entreprise. Toutefois, si une telle situation devait se produire, il lui appartient d’en informer le conseil d’administration et de ne pas intervenir dans les débats, ni lors des délibérations sur les sujets concernés.

D’un côté, l’administrateur concerné par un conflit d’intérêts informe le conseil par l’application de son devoir de loyauté. La façon dont il doit révéler cette situation est précisée dans le règlement intérieur de l’entreprise ou dans la charte du conseil. Pour mettre en place cette procédure, il est nécessaire que chaque entreprise désigne un interlocuteur destinataire des déclarations sur l’honneur des administrateurs. Ce dernier doit conjuguer un fort niveau d’autorité avec une totale indépendance.

D’un autre côté, le retrait des débats de l’administrateur concerné par un conflit d’intérêts est une façon pour lui de se protéger individuellement. Cependant, il s’agit aussi d’une action de renforcement de l’autorité du conseil d’administration, dont les délibérations ne pourront pas être remises en cause.

En outre, les membres du conseil se doivent de rester vigilants et attentifs à toute situation pouvant conduire à des conflits d’intérêts que les autres n’auraient pas relevés. Il s’agit là de leur devoir de surveillance. Un administrateur référent peut également être désigné et avoir une mission spécifique en la matière.

Ensuite, chaque entreprise doit pouvoir s’appuyer sur des technologies utiles. À ce titre, les questionnaires de Diligent sont très intéressants pour identifier les conflits d’intérêts et les intégrer dans la vie du conseil d’administration.

Les entreprises mettent en place des moyens d’information à la disposition des administrateurs. Elles doivent offrir des solutions pour le conseil sans pour autant tomber dans un climat suspicieux.

Enfin, il est conseillé qu’annuellement la situation de chaque membre soit examinée par le conseil d’administration.

Pour une gouvernance d’entreprise toujours à la pointe, il importe que chaque entreprise prenne à bras-le-corps la question des conflits d’intérêts. Pour ce faire, outre leur gestion, il est impératif de mettre en place des mesures d’anticipation fiables, robustes et stratégiques. Elles doivent à la fois s’appuyer sur la mise en œuvre des meilleures pratiques au sein du conseil d’administration reposant sur les devoirs des administrateurs et sur des outils technologiques modernes, tels que ceux de Diligent.