Comment rédiger un PV de réunion à distance du conseil d’administration ? 5 astuces pour un succès assuré

Savoir comment rédiger un PV de réunion du conseil d’administration est capital pour votre entreprise et les secrétaires du Conseil en maîtrisent bien souvent l’art compliqué. Toutefois, lorsque la réunion est en ligne, cela implique des changements pour les secrétaires du Conseil. Étant donné que le compte-rendu d’une séance est un document légal qui impacte la capacité d’action de votre société, il doit être parfaitement écrit, et ce peu importe si la réunion est physique ou virtuelle. Découvrez 5 conseils pour une rédaction réussie de procès-verbal de réunion virtuelle du conseil d’administration.

Conseil #1 : Choisissez votre logiciel avec soin

Pour savoir comment rédiger un PV de réunion du conseil d’administration en ligne, il faut pouvoir compter sur des outils performants. À ce titre, le logiciel utilisé pour tenir la réunion, tout comme celui employé pour en écrire les comptes-rendus, vont être cruciaux pour déterminer le succès de la réunion. Aussi, il est nécessaire de les choisir avec soin. Préférez un outil tout-en-un qui répondra à l’ensemble de vos besoins avec beaucoup de simplicité.

Pour être confiant le jour J, pensez à tester la technologie avant la réunion officielle. Cela vous permettra de limiter les problèmes techniques qui seront chronophages et frustrants lors de la réunion en ligne. De cette manière, vous apprendrez à utiliser les différentes fonctionnalités de votre solution digitale au calme, sans stress.

Conseil #2 : Anticipez les absences pour mieux noter les présences

Lors d’une séance du conseil d’administration, il est capital de parfaitement noter les présents et les absents. Cela est d’autant plus essentiel pour que le procès-verbal soit valide et que les décisions puissent être mises en œuvre. En ligne, il est nécessaire de procéder différemment.

Anticiper les absents peut vous permettre de mieux contrôler les présents le jour de la réunion. Ainsi, pensez à collecter les noms des personnes excusées, qui auront souvent refusé l’invitation à la réunion.

De plus, si les administrateurs se connectent par téléphone, notez le nom de ces derniers. Pour plus de facilité, il peut être utile de faire l’équivalent d’un tour de table. Pour ce faire, annoncez les administrateurs et demandez-leur de valider leur présence, pour limiter le chaos et ne pas avoir tous les administrateurs qui annoncent leur présence en même temps.

Tout au long de la séance en ligne du conseil d’administration, pensez à noter les déconnexions anticipées, comme vous le feriez lors d’une réunion physique. Enfin, pour ne rien rater, veillez à vous déconnecter le dernier.

Conseil #3 : Vous vous demandez comment rédiger un PV de réunion du Conseil en ligne ? Gardez vos bonnes habitudes !

Les fondamentaux ne changent pas pour une séance virtuelle du conseil d’administration. La rédaction d’un PV de réunion n’est pas si différent en version en ligne. Aussi, restez fidèle aux bonnes pratiques que vous avez mises en place. Continuez à préparer les réunions en amont avec le président du conseil d’administration.

Vous pouvez par ailleurs anticiper quelques ajustements liés à ces circonstances particulières. Ajoutez à l’ordre du jour de votre réunion de préparation quelques bonnes pratiques supplémentaires pour mener une séance à distance. Cela est un point d’autant plus important si votre entreprise met en place cette pratique pour la première fois. Vous pouvez, par exemple, instituer quelques règles pour rédiger un PV de réunion, telles que :

• Dire son nom avant de commenter afin que chaque personne puisse être clairement identifiée,
• Récapituler les points d’actions avant de passer au prochain chapitre de l’ordre du jour…

Conseil #4 : N’hésitez pas à interrompre les conversations

Pour que la réunion en ligne du conseil d’administration se déroule parfaitement, il est impératif de pouvoir retranscrire tous les points essentiels. Le secrétaire de séance doit obligatoirement comprendre l’ensemble des débats et des discussions entre administrateurs. Les procès-verbaux sont des documents légaux qui doivent retranscrire avec certitude la réalité de ce qui s’est dit et a été décidé, réunion virtuelle ou non.

Aussi, il faut faire en sorte que chacun puisse s’exprimer dans de bonnes conditions. Lors des réunions virtuelles, il arrive que certains participants parlent en même temps, car l’interactivité est limitée. Ce problème est parfois accentué avec les difficultés de connexion. Ainsi, n’hésitez pas à demander aux participants de répéter, plusieurs fois, si nécessaire. L’essentiel est que tout soit clair pour l’ensemble des présents afin que tout soit parfaitement noté dans le compte-rendu.

Conseil #5 : Programmez des pauses

Une séance du conseil d’administration peut durer longtemps. Aussi, pour le secrétaire, il peut s’avérer difficile de maintenir son attention au maximum tout au long de la réunion, ou de faire face à des imprévus. Or, savoir comment rédiger un PV de réunion exige d’être constamment attentif pour ne rien rater des échanges.

Contrairement aux administrateurs, il est impossible pour le secrétaire du conseil d’administration de s’éclipser durant la réunion, même pour quelques minutes. Pourtant, il est humain d’avoir besoin d’un café, de prendre l’air ou autre chose. Pensez donc à planifier en amont des pauses programmées dans l’ordre du jour. Cela vous permettra de reprendre vos esprits et de bien rester concentré.

Pour vous aider à rédiger vos procès-verbaux dans les meilleurs conditions, Diligent Minutes est le logiciel qui vous accompagne avant, pendant et après vos réunions du conseil d’administration, physiques et virtuelles. Il s’agit d’un outil sur mesure de prise de procès-verbaux connecté au portail digital pour conseil d’administration Diligent Boards. Il est capable de vous faire gagner beaucoup de temps en exploitant les données déjà présentes dans le Governance Cloud. Il permet de préparer, faire circuler, partager et approuver facilement les comptes-rendus en toute sécurité.