Comment établir une communication en sécurité de l’entreprise ?

De nos jours, les cyber-risques représentent de véritables menaces ultra crédibles pour toutes les entreprises. Pourtant, ils restent trop souvent sous estimés. Trop peu de sociétés ont intégré cette problématique et ont sécurisé leurs communications. Le rapport Forrester, commandé par Diligent en octobre 2018, démontre clairement la légèreté avec laquelle une majorité de sociétés traite cette question. Par exemple, des messageries personnelles sont utilisées par les administrateurs de sociétés pour leurs échanges internes. Aussi il faut bien considérer dans notre monde digitalisé toute l’importance de la communication en sécurité de l’entreprise et voir à mettre en œuvre les bons outils pour protéger les informations sensibles détenues par les organisations.

L’importance considérable de la communication en sécurité de l’entreprise

Lorsque l’avenir même d’une société se discute, il est impensable de le faire à travers des outils de communication standards. Des échanges autour de la stratégie, des informations financières, des sujets juridiques, des licenciements ou des questions de relations publiques ne sont pas à traiter avec légèreté. Il est nécessaire de véritablement penser la communication en sécurité de l’entreprise.

Selon le rapport de Forrester Consulting, 50 % des communications sensibles internes des conseils d’administration se font par courrier électronique personnel, et 51 % en Europe. De plus, 56 % des membres du conseil utilisent le courrier électronique personnel (email non réglementé) pour communiquer sur les questions du conseil. Ces chiffres démontrent à quel point ces organismes sont éloignés de la communication en sécurité de l’entreprise. Avec ce type de pratiques, les conseils d’administration deviennent vulnérables aux cyber-attaques, aux violations diverses et aux fuites de données par simple inadvertance. Les pirates informatiques peuvent facilement avoir accès à ces échanges pourtant ultra confidentiels.

Par ailleurs, les appareils électroniques ou les documents peuvent être perdus par les membres du conseil. Le rapport Forrester précise que près de 30 % des membres du conseil déclarent avoir perdu un téléphone, une tablette ou un ordinateur au cours de l’année écoulée. Et, 23 % affirment avoir perdu des documents papier. Si les informations ultra confidentielles du conseil d’administration tombent entre de mauvaises mains, les conséquences peuvent être redoutables. Il faut penser aux cyber-incidents, aux violations de la conformité, aux allégations de fraude ou de corruption, etc.

Il faut savoir que chaque entreprise dispose de zones où elle est plus vulnérable. Il est nécessaire d’identifier ces points névralgiques pour protéger les communications de la société. C’est un challenge à relever que d’établir une carte des vulnérabilités afin de mettre en sécurité toute l’organisation.

De nos jours, les entreprises peuvent connaître des situations de crise. Elles peuvent rencontrer des problèmes à un moment en matière de relations publiques, de ressources humaines, d’ordre juridique ou financier, … Dans ces circonstances toutes particulières, la protection des échanges est extrêmement importante. Toute fuite a des répercutions considérables. Aussi, la sécurisation des communications est fondamentale. Elle ne doit pas pour autant entraver la qualité des échanges, ni sa rapidité. En effet, la réactivité en situation de crises est un paramètre essentiel à sa parfaite résolution.

87 % des conseils d’administration sont concernés par la sécurité de la communication de leur conseil et le partage de données, selon la même étude datée d’octobre 2018. Néanmoins, ils utilisent peu de méthodes de communication en sécurité de l’entreprise et exploitent trop souvent mal la technologie.

Quels outils employer pour une communication sécurisée dans les entreprises ?

La communication en sécurité de l’entreprise passe d’abord par une technologie intégrée qui a été pensée en fonction des usages et des vulnérabilités. Selon les besoins d’échanges internes dans les sociétés, des solutions technologiques doivent être proposées aux utilisateurs concernés.

Comme le constate le rapport Forrester, parfois la technologie nuit aux conseils d’administration dans une situation de crise. Il arrive, en effet, qu’un mauvais outil de gestion du conseil empêche toute aide ou ne permette pas une réponse rapide. Or, une bonne plateforme collaborative et sécurisée permet d’être plus efficace en situation d’urgence, de « nettoyer » un appareil électronique perdu pour éviter que les informations qu’il comporte ne soient lues ou encore d’optimiser la mise en relation des décisionnaires de la société pour une réponse extrêmement prompte.

35 % seulement des conseils d’administration utilisent une messagerie sécurisée dite en « boucle fermée ». Pourtant, on voit bien que l’email n’est pas un bon outil pour envoyer les documents du conseil. Il représente une véritable faille de sécurité dans laquelle les hackers peuvent aisément s’engouffrer. À ce niveau, les messageries sécurisées sont des solutions bien plus sûres.

Dans une situation de crise, les entreprises se doivent de réagir rapidement, de prendre des décisions avec célérité et donc d’avoir des échanges efficaces entre décisionnaires. Dans ce cas là, ne pas disposer de la technologie sécurisée et performante est très lourd de conséquences. Les membres du conseil et les dirigeants doivent pouvoir partager leurs opinions sur les sujets sensibles dans le cadre d’une communication en sécurité de l’entreprise.

Par ailleurs, l’étude conclut que 55 % des conseils d’administration qui disposent d’un portail numérique utilisent toujours les courriels personnels pour leurs communications internes. Pourtant de meilleures solutions existent. Un outil digital, tel que Diligent Messenger, offre de multiples avantages pour échanger entre membres du conseil dans le cadre d’une communication en sécurité de l’entreprise.

S’intégrant au portail Diligent Boards, Diligent Messenger met à la disposition de votre conseil un espace de communication pleinement sécurisé. Les membres du conseil d’administration ont alors la possibilité d’échanger en temps réel d’une façon très simple et intuitive. De nombreuses fonctionnalités optimisant la sécurité sont disponibles. Des groupes de discussion peuvent être créés. Les emails envoyés par erreur peuvent être effacés. Des paramètres peuvent être configurés directement par l’utilisateur. En effet, un tel outil numérique a été conçu pour répondre aux exigences les plus pointues des sociétés.

La protection des informations des responsables de sociétés et des membres de leur conseil d’administration est un enjeu extrêmement concernant. Aussi il importe à chaque organisme de définir les modalités d’une communication en sécurité de l’entreprise. Des outils numériques, tels que Diligent Messenger, sont alors des solutions d’excellence accessibles pour une bonne gouvernance.