Comment écrire un compte-rendu du conseil d’administration d’une société ?

Les décisions qui fondent le devenir d’une société sont prises par le conseil d’administration dans le cadre de ses délibérations. Issues des stratégies les plus élaborées, elles vont accompagner le développement et la pérennité de l’entreprise. Pour établir la preuve des décisions prises, ces résolutions sont consignées dans un compte-rendu du conseil d’administration qui doit adopter certains fondamentaux. Il est nécessaire qu’il respecte un ton, qu’il intègre un certain nombre d’éléments et qu’il soit validé par les administrateurs de la société.

Quels sont le ton et le style à adopter pour un compte-rendu du conseil d’administration ?

L’une des règles essentielles à la rédaction d’un bon compte-rendu du conseil d’administration est l’utilisation d’un ton neutre. En effet, c’est un document formel qui peut, par exemple, servir devant les tribunaux. Il présente un contenu parfaitement impartial. Le point de vue du rédacteur du PV d’une séance du conseil ne doit transparaître à aucun moment. L’objectivité de l’écriture du document doit être constante. Le procès-verbal doit retranscrire fidèlement les propos des administrateurs sans en modifier la teneur, ni émettre aucun avis.

De plus, le style du procès-verbal doit être concis et clair. Il est essentiel que le document ne souffre d’aucune longueur. Le rédacteur doit chercher l’efficacité dans ses formulations pour être le plus bref possible. Les longueurs inutiles, les formules ampoulées et les phrases creuses sont à proscrire. Néanmoins, cette concision doit permettre une parfaite compréhension du compte-rendu du conseil d’administration. Ce dernier doit être totalement intelligible pour l’ensemble de ses lecteurs, utilisant des termes et expressions simples connus de tous. Aucun point ne doit rester ambigu, ni même imprécis. Il est d’usage d’utiliser le passé dans la rédaction du procès-verbal.

Pour respecter ce style et ce ton adéquats, le rédacteur du compte-rendu du conseil d’administration doit chercher à synthétiser les débats et les échanges entre administrateurs. Il peut, pour éviter toute incohérence ou imprécision, solliciter la confirmation de sa bonne retranscription auprès des membres du conseil. Pour ajouter au formalisme du procès-verbal, il peut inclure des aspects purement factuels avec des références précises.

Quels sont les éléments à ne pas oublier dans un procès-verbal du conseil ?

Le compte-rendu du conseil d’administration d’une société est un document légal qui, à ce titre, doit comprendre certains éléments obligatoirement. Le texte réglementaire de référence est l’article R. 225-23 du Code de commerce.

Pour respecter son formalisme, il est nécessaire d’inclure en-tête du procès-verbal :

• le nom de la société et son identification : l’adresse du siège social, le type de société (SA, SAS, …), le montant du capital social, le numéro SIREN
• le fait que ce soit une séance du conseil d’administration avec la mention d’un numéro de PV
• la date de la séance et l’heure de début
• le lieu où la réunion du conseil s’est tenue
• les personnes présentes, représentées, excusées et absentes avec la mention de leur fonction
• l’atteinte du quorum de la moitié des administrateurs permettant la validité des décisions
• l’ouverture de la séance du conseil par le Président
• la validation du procès-verbal de la séance précédente en précisant s’il y a unanimité ou le décompte des votes pour

Ensuite, le compte-rendu du conseil d’administration doit détailler selon son ordre du jour le résumé des débats et des résolutions. Pour chaque délibération, il est important de rédiger une courte explication de son objet. Chaque mesure doit indiquer le détail des votes qui doit préciser s’il y a unanimité ou le décompte des votes en faveur de la délibération.

Pour les documents utilisés lors d’une séance du conseil d’administration, le compte-rendu peut les mentionner en précisant où les consulter ou bien les joindre en annexe. Si des suites sont prévues à la décision du conseil, le procès-verbal doit les reprendre en notant les éventuelles délégations d’autorité. De plus, si certains membres du conseil d’administration quittent la salle ou, au contraire, arrivent en cours de séance, le compte-rendu doit le mentionner précisément. Enfin, si certains points sont déclarés confidentiels, le document doit le préciser.

À la fin du compte-rendu du conseil d’administration, il est nécessaire de mentionner l’heure à laquelle la séance est levée après que l’ordre du jour soit épuisé. Les signatures terminent le PV.

Pour ne rien oublier de ces points indispensables, vous pouvez vous doter d’un modèle de procès-verbal et vous faire accompagner par un outil digital premium, tel que Diligent Minutes.

Comment procéder à la validation du compte-rendu du conseil d’administration ?

Pour finaliser le compte-rendu du conseil d’administration, il est nécessaire de le transmettre de façon sécurisée aux administrateurs. Ces derniers auront pour tâche de vérifier l’exactitude et la précision du document ainsi que la bonne mention de leur contribution. Il est impératif qu’ils l’approuvent lors de la prochaine réunion pour que les délibérations puissent être mises en œuvre en toute légalité.

Une bonne rédaction du compte-rendu est alors nécessaire pour s’assurer que toutes les parties prenantes l’acceptent et l’entérinent. Aussi le rédacteur doit chercher à parfaitement respecter les règles de rédaction du PV. Il doit traquer toute imprécision, erreur ou oubli. Les débats vifs et les délibérations délicates doivent faire l’objet d’une plus grande attention de sa part. Des confirmations du bon choix des mots sur un point particulier peuvent s’obtenir avant l’achèvement du document après des administrateurs concernés et aussi auprès du Président du conseil.

Un compte-rendu du conseil d’administration est approuvé définitivement lors de la séance suivante. Sa validation se fait à la majorité des membres du conseil.

Pour impulser les stratégies d’avenir d’une société, le compte-rendu du conseil d’administration représente un document capital à rédiger avec rigueur, sérieux et compétence. Il va permettre à l’entreprise d’engager ses actions pour assurer son développement. Le procès-verbal confère à l’organisation légalité et légitimité à entreprendre ses projets.