Directions juridiques, simplifiez-vous la conformité juridique !

De nombreuses entreprises utilisent des solutions papier, génériques ou maison pour gérer la conformité juridique. Non seulement, cela met en danger la société, mais cela présente également des défauts et des lacunes préjudiciables pour la compagnie. Découvrez comment vous simplifier la conformité.

Oubliez le papier pour garantir la conformité juridique

Les registres papier sont lourds, encombrants et non sécurisés. Ils ne sont pas du tout une solution idéale pour répondre aux exigences juridiques dans une société.

Ce sont des documents volumineux qu’il convient de ranger et de classer avec soin. Ils vous occupent de longues étagères et prennent de la place dans vos locaux. Pour les manipuler, il faut consulter les informations d’archivage, se déplacer dans les lieux de stockage et emporter ces dits documents. Autrement dit, beaucoup de temps et d’énergie sont perdus avec le format papier.

De plus, Il faut mettre ces registres au format papier dans des espaces dédiés et en garantir la protection. Mais comme il n’est pas possible de cadenasser chaque document et mettre des agents de sécurité devant chaque dossier, leur protection n’est que limitée. Il est ainsi impossible de les sécuriser complètement pour respecter la conformité juridique.

Par ailleurs, le format papier est difficile à tenir à jour et à partager. Ces registres papier sont quelque peu figés. Chaque modification entraîne diverses actions et une réimpression qui consomme beaucoup de ressources. Pour les diffuser, il est nécessaire de procéder à des photocopies et des envois postaux ou par coursier. Cela représente à chaque fois des tâches extrêmement (et inutilement) chronophages.

Il existe aujourd’hui des solutions digitales bien plus performantes, qui ne vous feront pas perdre autant de temps que le format papier.

Oubliez les Excel, les PDF et l’email pour être 100 % conforme

Plus efficace que le format papier, les Excel, PDF et email ne sont pourtant pas des solutions adaptées à la conformité juridique. En effet, ces outils génériques ne sont pas assez exigeants pour ces sujets hautement sensibles.

Facilement accessibles, ils ne sont jamais assez protégés pour une thématique aussi complexe et sécurisée que la conformité. Sachez qu’il suffit de faire une simple recherche internet pour apprendre comment craquer un PDF protégé par un mot de passe ou un compte Gmail.

Pour que votre entreprise respecte les exigences et contraintes réglementaires, il importe de faire appel à des options affichant des niveaux de protection optimale. Or les outils digitaux génériques n’entrent pas dans cette catégorie.

Par ailleurs, le suivi des modifications et de la dernière version d’un fichier Excel ou PDF est un cauchemar. Même les collaborateurs les plus organisés, qui pensent à noter les dates des versions ou à leur attribuer une numérotation y perdent leur latin. Pensez aussi à la quantité de fichiers à conserver entre les différentes versions des documents. Enfin, est-on toujours sûr d’avoir la dernière version du document ?

En outre, les comptes de messagerie standards n’offrent pas des niveaux de protection idéale. Pour s’en convaincre, il est bon de se rappeler que le compte Gmail du Président français Emmanuel Macron a été piraté. Pensez aussi qu’il est si facile d’envoyer un message à la mauvaise personne, sans pouvoir rappeler l’email. Les risques de fuite d’information sont ainsi très importants.

Tout cela montre que les outils numériques génériques ne sont pas adaptés à la conformité juridique, car ils laissent trop de place à l’erreur humaine.

Oubliez les solutions « in house » pour une meilleure conformité

Peut-être pensez-vous que mettre au point votre propre outil maison soit alors la meilleure solution ? Détrompez-vous car la conformité juridique n’en sera pas parfaite.

Certes, ces solutions « in house » comportent bien des avantages, comme un gain financier par exemple. Cependant, il est vrai que même si vous partez dans l’idée de créer une solution selon vos propres besoins et envies, il est très fréquent que ces types d’outils ne soient pas aussi adaptés que vous ne le pensiez.

En effet, même si vous connaissez parfaitement votre cahier des charges, il n’est pas évident que vous sachiez aussi ce dont vous aurez besoin, une fois la solution développée. Les besoins évoluent, en particulier à l’usage de la solution numérique. Au contraire, un spécialiste tel que Diligent pourra vous apporter une vision concrète et complète du marché, alignée avec vos besoins d’aujourd’hui et demain.

De plus, saurez-vous développer une solution intuitive, fluide et simple considérant que ce n’est pas votre cœur de métier ? Rien n’est moins sûr ! S’écarter de son cœur de métier n’est pas toujours simple. Cela exige de faire évoluer ses ressources internes avec une grande agilité et un investissement qui se fait au détriment du développement des activités clés de l’entreprise.

Par ailleurs, les outils maison permettent peu d’accéder au service client et support nécessaire. Il va vous falloir monter un pôle dédié pour assurer la maintenance, le suivi et l’assistance de votre outil digital. Au final, cela représente pour une pleine efficacité de doter votre société d’un ensemble de nouvelles compétences dans un métier qui n’est pas le vôtre. Ainsi, cela est rarement une bonne stratégie.

Privilégiez plutôt les solutions métier, disposant de plus de moyens et développées pour vos besoins par des spécialistes. Elles permettront à votre entreprise de rester centrée sur son cœur de métier et d’investir dans les activités génératrices de valeur.

Découvrez Diligent Boards et le Governance Cloud pour une totale conformité juridique

Si le format papier, les Excel, PDF, email et les solutions maison ne sont pas adaptés pour gérer votre conformité, il faut privilégier un outil métier édité par un professionnel spécialisé. Ainsi, une solution digitale comme celles offertes par Diligent, au service client maintes fois récompensé, est parfaitement adaptée.

Diligent Boards et le Governance Cloud vous accompagnent au quotidien pour gérer l’ensemble des facettes de la gouvernance de votre société. Depuis la digitalisation des documents du conseil d’administration à la gestion des entités, en passant par les salles de données virtuelles, les prises de procès-verbaux et la gestion de la réputation de l’entreprise, le groupe Diligent a mis au point la solution tout-en-un idéale.

Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont intégrées à l’outil. Notre entreprise a développé, depuis 1994, les différentes fonctionnalités grâce à la consultation et l’écoute de nos clients. Vos besoins, tous comme les changements juridiques, servent de base à la mise au point de notre outil multi-tâche.

L’interface ergonomique, intuitive et simple des outils Diligent permet à tous vos collaborateurs, administrateurs et dirigeants de le prendre rapidement en main. Il n’est pas nécessaire d’être un professionnel de l’informatique, ni même un véritable geek pour utiliser Diligent Boards. Les fonctionnalités se trouvent facilement, mais si une question se pose, l’assistance client multilingue de grande qualité est disponible en permanence, même la veille de Noël.

Enfin, le Governance Cloud bénéficie des plus hauts standards de sécurité au monde. Le portail digital est certifié ISO et TRUSTe. Il bénéficie notamment d’un cryptage performant, d’une authentification à deux facteurs et d’un hébergement des données ultra sécurisé dans un centre en Allemagne.

La conformité juridique de votre société ne peut se satisfaire de faire appel aux registres papier, ni même aux Excel, PDF et email ou outils « in house », trop peu sécurisés et exigeants. Par contre, elle est facilement garantie avec la solution métier Governance Cloud et ses différents outils.