Conseil d’administration et intelligence collective au travail

Vous vous intéressez en ce moment aux plateformes de travail collaboratif ? Peut-être avez-vous déjà conscience des avantages de la collaboration en intelligence collective au travail. Cette approche réclame cependant quelques précautions. Davantage, encore, si vous souhaitez l’appliquer au conseil d’administration, qui manipule des informations stratégiques.

Intelligence collective au travail, de quoi parle-t-on ?

L’intelligence collective vient de l’anglais collective intelligence, ou CI. Elle se manifeste quand une équipe s’unit pour résoudre des problèmes plus efficacement. Il y a donc intelligence collective quand les problèmes se résolvent davantage collectivement qu’individuellement. On peut aussi la définir comme l’intelligence issue d’interactions entre membres d’un groupe donné.

Avec l’intelligence collective au travail, la résolution des problèmes est plus efficiente :

– parce qu’elle s’opère plus vite ;

– parce qu’elle permet de trouver des solutions de meilleure qualité ;

– et parce qu’elle permet de nourrir la créativité.

Cette définition se trouve dans l’article de Sandro M.Reia, Agent-based models of collective intelligence. L’intelligence collective en entreprise s’appuie ainsi sur l’idée que chaque collaborateur ou collaboratrice dispose d’un nombre donné de compétences, mais aussi d’une connaissance limitée de son environnement. C’est la rencontre de ces personnes qui permet de dépasser ces limitations. Objectif : faire émerger des solutions efficaces aux problèmes.

En tant qu’équipe, ces personnes acquièrent effectivement une vision plus large de l’environnement interne et externe de l’entreprise. Elles croisent aussi assez de compétences pour envisager les différentes faces d’une problématique. Sa résolution devient ainsi transversale et complète. Elle vise le long-terme, car elle prévient l’émergence de sous-problèmes dont les individus n’auraient pas conscience sans le groupe.

Conditions d’émergence de l’intelligence collective

Sur quelles valeurs se baser pour faire émerger une intelligence collective au travail ? Sur quelles ressources matérielles, humaines et logistiques ?

Les 5C des valeurs indispensables à la CI

Faire émerger une intelligence collective demande à chaque participant d’être d’accord avec l’idée de partager des informations. Généralement, ce préalable va avec le fait d’y trouver un intérêt personnel. Il faut aussi que chaque personne participante soit d’accord pour respecter les règles de l’échange.

Pour réguler cet échange, on s’appuie souvent sur les “5C” de l’intelligence collective en entreprise. Il s’agit en réalité de 5 compétences humaines, ou soft skills, nécessaires à l’émergence d’une dynamique de groupe positive :

• La Communication, ou la volonté de s’exprimer clairement, d’écouter et de poser des questions face aux incompréhensions. Elle incarne la première démarche indispensable. Pas d’intelligence collective dans une ambiance conflictuelle, où l’esprit n’est pas à la compréhension mutuelle.
• La Collaboration, c’est-à-dire la mise en commun des compétences en vue d’un objectif commun.
• La réflexion Collective, soit le fait de se poser sur une problématique concrète pour lui trouver une solution réaliste.
• La Créativité : l’innovation est souvent au rendez-vous des rencontres pensées pour faire émerger l’intelligence collective.
• La Compassion : la bienveillance et l’entraide font partie intégrante de cette démarche.

Conditions matérielles et humaines de la collective intelligence

Une fois ces valeurs posées, restent à mobiliser les conditions matérielles et humaines de l’intelligence collective.

Dans un article sur le lien entre gestion des connaissance et intelligence collective, André Broder identifie 4 indispensables à l’émergence d’une intelligence collective :

• Il faut que le groupe mobilise des personnes d’horizons diversifiés, compétentes dans des domaines différents ;
• La rencontre doit s’appuyer sur un certain nombre de ressources informationnelles et d’outils d’échanges ;
• Les objectifs à atteindre doivent être détaillés ;
• Le groupe doit disposer d’une méthode pour évaluer la réalisation de ses objectifs.

Pour toutes ces raisons, la suite logicielle Diligent Board fait partie des outils qui aident à l’installation d’une intelligence collective au sein du conseil d’administration :

• La fonctionnalité Diligent Nominations permet d’assurer une réelle diversité des profils qui composent le conseil ;
• Des outils comme le Secure File Sharing ou le Secure Meeting Workflow aident à partager des fichiers simplement et en toute sécurité.

Contrairement à une idée reçue sur les plateformes collaboratives, ces solutions ne se réservent pas aux grandes entreprises.

Quels outils pour une intelligence collective dans le conseil d’administration ?

Quand on parle de CI, on pense souvent aux intranets, extranets et au réseau social d’entreprise. Vous allez, bien sûr, devoir investir dans des espaces numériques qui favorisent les échanges. Vous pouvez par exemple envisager les plateformes collaboratives dédiées aux conseils d’administration.

L’installation d’un terrain propice à l’intelligence collective au travail implique cependant de dépasser les difficultés techniques qui freinent les échanges. Dans le cas du conseil d’administration, qui manipule beaucoup d’informations stratégiques, il faut que les moyens techniques de communication soient sécurisés. Il faut aussi qu’ils soient simples d’utilisation, et qu’ils fassent gagner du temps aux membres du conseil.

Pour une intelligence collective du CA, nous vous conseillons donc d’investir dans un espace numérique d’échange professionnel et sécurisé. Les messageries instantanées classiques, type WhatsApp, ne sont pas assez sécurisées pour vos données. Les clouds classiques ne le sont pas davantage pour accueillir vos fichiers partagés.

Diligent propose ces deux outils, pensés pour les conseils d’administration :

• Secure File Sharing, qui permet l’échange de fichiers sécurisés ;
• Diligent Messenger, qui incarne une solution de communication instantanée sécurisée.