Les 3S d’un conseil d’administration sans papier efficace

La digitalisation dans les entreprises est un sujet d’actualité. Bien implémenté, un conseil d’administration sans papier permet de gagner en efficacité et en performance. Mais quel est le secret pour une technologie au service de l’entreprise ? Simplicité, sécurité et service client permettent d’assurer l’excellence de la transformation digitale du conseil d’administration d’une société.

1/ Simplicité pour un conseil d’administration sans papier

La réussite de la digitalisation d’un conseil d’administration repose largement sur la facilité qu’auront les administrateurs à utiliser la solution retenue. En effet, l’outil mis en place doit être assez intuitif pour pouvoir être utilisé par les membres du conseil. Il est donc essentiel de s’assurer de se doter d’une technologie accessible au plus grand nombre. Elle doit être pensée pour que les utilisateurs trouvent instinctivement ce qu’ils cherchent. Les fonctions dont ils ont besoin doivent être positionnées au bon endroit et les boutons de navigation visibles. L’interface doit être agréable, conviviale et intuitive.

Pour que les équipes cibles utilisent réellement l’outil sélectionné, il est impératif qu’il soit adapté. Sinon, le risque est d’avoir une solution qui n’est pas adoptée par les administrateurs. Ils vont continuer à utiliser le format papier et les outils numériques peu sécurisés et non professionnels. Cela représente alors non seulement une perte d’argent, mais également un recul et des risques de fuite d’informations. Un conseil d’administration sans papier représente en effet la meilleure garantie de sécurisation et d’efficacité au service des performances de la société.

Pour assurer son adoption, la formation joue un rôle clé lors de la mise en place de l’outil. Les membres du conseil doivent être accompagnés dans sa prise en main. Il faut veiller à inciter, à soutenir et à être accessible pour garantir le succès d’une transition vers un conseil d’administration sans papier. Imposer un outil trop complexe n’est pas une option possible. Les administrateurs doivent également être régulièrement formés sur des sujets qui vont renforcer leur intérêt envers leur outil digital. Ainsi en maîtrisant mieux les problématiques de cybermenaces et leurs effets potentiels, ils seront plus enclins à adopter de bonnes pratiques en utilisant leur solution numérique.

2/ Sécurité pour une digitalisation du CA efficace

Un conseil d’administration consulte pléthore de données des plus confidentielles sur sa société. Des informations comptables, financières, stratégiques, de RP ou encore de renouvellement du top management circulent auprès de ses membres. Les données partagées pendant les réunions du conseil sont parmi les plus précieuses. Elles doivent bénéficier des meilleurs standards de protection.

Un conseil d’administration sans papier se protège de la perte et de l’oubli de dossiers dans les trains, les restaurants ou les aéroports. Mais il faut garantir ces données numériques contre le piratage informatique, les bugs, les erreurs humaines ou la malveillance. La digitalisation ne protège pas de tous les maux ! Il faut être en mesure de se doter d’un outil numérique affichant un haut niveau de sécurité.

Si la concurrence ou les médias tombent sur certaines informations sensibles de votre entreprise, les dégâts occasionnés peuvent être immenses. Si des hackers ont accès à certaines datas, les conséquences peuvent aussi être extrêmement importantes. Cela peut générer une perte financière, des perturbations ou un arrêt de l’activité, un bad buzz, une détérioration de l’image de marque de votre compagnie, ou tout simplement sa fermeture dans les cas les plus extrêmes. Il est fondamental de parfaitement maîtriser la protection offerte par votre solution de digitalisation du CA.

Pour ce faire, il convient donc d’aller au-delà des discours marketing et d’auditer en profondeur les politiques de risque des prestataires. Lorsque vous entreprenez de choisir un outil pour un conseil d’administration sans papier, pensez à analyser certains paramètres tels que : les investissements récurrents en sécurité, les certifications obtenues, les tests de pénétration effectués (nombre et récurrence), les processus de réponse en temps de crise, etc.

3/ Service client pour un conseil d’administration sans papier

Pour une parfaite efficacité, les administrateurs doivent pouvoir se reposer sur un service client haut de gamme qui les accompagne réellement. Un conseil d’administration digitalisé exige une solution de support parfaitement performante. L’importance de la mission d’un CA doit se refléter dans la qualité du service client associé.

Les administrateurs ne sont pas des employés aux horaires de bureau bien cadrés. L’exigence de leur mandat implique des horaires à rallonge, parfois décalés. Ils peuvent avoir des localisations géographiques variées dans des fuseaux horaires différents. Aussi il est important qu’ils accèdent à un service premium et réactif. Aucun problème concernant l’utilisation de la solution numérique ne doit impacter le bon déroulement de la vie de la société.

En France ou à l’étranger, les utilisateurs doivent pouvoir se connecter, même en cas de problème. Ils doivent obtenir une réponse à leurs difficultés et être accompagnés vers une solution. Un conseil d’administration sans papier repose sur un travail à temps complet qui nécessite un service client joignable 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.

Pour que la transformation digitale d’un conseil d’administration aboutisse à une réussite et que les administrateurs en soient satisfaits, il faut s’équiper d’un outil simple, sécurisé et pourvu d’un service client d’excellence. Pour s’en assurer, il est important de scruter en profondeur les solutions existantes sur le marché en approfondissant l’analyse de ces trois clés fondamentales.