Conseils d’administration : quelles réponses face au coronavirus COVID-19 ?

L’Institut Français des Administrateurs a publié récemment une étude sur la gouvernance des entreprises françaises durant la crise de la COVID-19. Ce rapport repose sur les avis de 334 administrateurs et dirigeants mandataires sociaux. Il permet d’entrevoir les prémisses de la gouvernance et du management des risques de demain.

Les interviewés apportent effectivement des témoignages qui aident à identifier les modes d’organisation qui ont facilité la gestion de crise. L’enquête éclaire aussi sur l’impact structurel que va avoir l’année 2020 sur le travail des conseils d’administrations. Les répondants soulignent notamment la nécessité de digitaliser les activités du CA pour gagner en agilité, et donc en capacité de résilience.

Ce qu’enseigne le baromètre de l’IFA sur la gouvernance et le management en temps de COVID-19

L’enquête de l’IFA qui fait l’objet de cet article a été publiée en septembre 2020. Elle s’intéresse aux comportements des conseils d’administration de tous les types d’entreprises françaises, de mars 2020 à juin 2020. Une de ses premières conclusions consiste à souligner le lien entre la structuration de la gouvernance et la capacité à réagir à la crise avec agilité.

Penser le management des risques pour une bonne administration

Il ressort ainsi de cette étude qu’en mars 2020, 81% des CA disposent déjà d’une cartographie des risques. S’il s’agit là d’une bonne pratique en matière de gouvernance et de gestion des risques, la démarche reste cependant imparfaite. Celle-ci ne prend effectivement que peu la mesure du risque sanitaire. Seules 17% des cartographies recensées prévoient la possibilité d’une épidémie.

Toujours en mars 2020, 55% des sociétés disposent par ailleurs déjà d’un comité de gestion des risques. C’est notamment le cas des entreprises publiques et des mutuelles, qui ont inscrit la notion de risque dans leur ADN. Les startups, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les petites et moyennes entreprises se révèlent cependant moins bien préparées que les autres.

Une augmentation des échanges dématérialisés au sein du CA

Cette enquête IFA conclut en outre à une augmentation des interactions entre les conseils d’administrations et la direction générale. Les répondants affirment ainsi que les CA ont tenu 2 séances supplémentaires en moyenne de mars à juin 2020. Ce nombre passe même à 3 dans les sociétés cotées et les entreprises publiques.

Ces réunions portent alors principalement sur les salariés, priorité principale identifiée par l’enquête. Le dialogue social occupe une grande part des discussions, superposé aux échanges sur l’organisation du télétravail. En la matière, les administrateurs ne vivent pas le mode distanciel comme un frein à la communication. 87,5% des administrateurs interviewés estiment ainsi que le télétravail n’a pas nui à la qualité de leurs échanges.

Les interviewés ont cependant identifié plusieurs lacunes à combler rapidement :

• 30% estiment que la gouvernance doit évoluer, un sentiment particulièrement partagé dans les entreprises publiques, les associations et les startups ;
• Les administrateurs pensent que développer une solide veille juridique sur l’organisation des conseils doit permettre de mieux affronter les crises ;
• La gouvernance du CA et son dynamisme sont évalués à plus de 40% comme des facteurs d’efficacité face à une crise ;
• 30% des interviewés demandent davantage d’informations sur les solutions numériques de gestion de la gouvernance d’entreprise.

Des solutions numériques de gouvernance d’entreprise pour structurer la réponse aux crises

Cette étude IFA laisse entrevoir la mutation profonde que va entraîner la crise sanitaire de la COVID-19 pour les entreprises françaises. La grande majorité des administrateurs interviewés demandent ainsi des changements dans le fonctionnement des conseils d’administration. Cet impératif concerne prioritairement la possibilité d’organiser leur travail à distance de façon concrète et viable sur le long-terme.

Les logiciels de gouvernance d’entreprise au service de la résilience

Il existe, dans ce domaine, différents types de logiciels de gouvernance et de management qui permettent de faire progresser les réflexions et les prises de décision des administrateurs. Ces logiciels, parfois appelés portal boards, ont souvent pour caractéristique d’héberger en ligne tous les documents du conseil. De telles solutions numériques, comme notre outil Diligent Boards, ont plusieurs atouts :

• organisation souple des ordres du jour ;
• possibilité d’annoter les documents en ligne et de suivre leurs modifications en temps réel ;
• accessibilité dans tous les pays, à toutes les heures, sur tous les supports digitaux ;
• personnalisation des modalités du vote électronique en AG et suivi des résultats en ligne ;
• logiciel ultra-sécurisé pour assurer la cybersécurité de la société.

Il existe aussi des outils dédiés aux CA qui rationalisent la rédaction des procès-verbaux. Ces logiciels permettent de partir de templates de PVs pour gagner du temps, et d’y ajouter des participants ou des thématiques en quelques clics. Le secrétaire de séance peut aussi lister les tâches de chaque membre du conseil et paramétrer des rappels par email.

Cette rédaction numérique, qui caractérise notamment notre solution Diligent Minutes, fait aussi gagner du temps aux administrateurs. Ceux-ci peuvent effectivement approuver le PV rapidement après le conseil, tant sa rédaction est accélérée. L’agilité des process de fonctionnement des conseils d’administration s’améliore donc proportionnellement.

Ces solutions de gouvernance simplifient ainsi de façon radicale le travail quotidien des membres du conseil. Elles améliorent par conséquent l’agilité des conseils, et par extension la réactivité de l’entreprise face aux crises. La transformation digitale, appliquée à la gouvernance et au management des risques, est donc un facteur de résilience pour l’entreprise.

Mettre la cybersécurité au coeur des préoccupations du conseil d’administration

Cette année la crise est sanitaire, mais le management des risques adopté par les conseils d’administration prend aussi de plus en plus en compte les cybermenaces.

Un rapport Thales 2020, le Cyber threat handbook, estime effectivement que la cybercriminalité représente un coût annuel mondial de 5 000 milliards de dollars pour les entreprises. De façon logique, les interviewés de l’étude IFA estiment donc que la sécurité et la protection des données sont nécessaires pour gérer efficacement une crise sanitaire, notamment avec le développement exponentiel du travail à distance. Ils pensent aussi que l’évolution des systèmes d’information et de communication s’impose comme un changement structurel en 2020.

Les entreprises françaises doivent donc développer une gouvernance et un management souples, pour se montrer capables d’une réelle résilience informatique. Afin d’assurer une maîtrise des risques efficace, elles gagnent ainsi à miser sur les solutions numériques qui leur offrent le plus de garanties en termes de cybersécurité des systèmes d’information.

Il existe par exemple des logiciels qui sécurisent les échanges des administrateurs, encore trop souvent soumis à d’importants cyber-risques. Dans le contexte actuel, les CA ne peuvent effectivement plus se permettre d’échanger via leurs messageries personnelles, ou pire, via Whatsapp.

Les solutions de discussion sécurisées, comme notre Diligent Messenger, offrent un espace d’échanges crypté, pensé pour résister aux piratages. Pour s’assurer de choisir une solution fiable, il faut aussi vérifier qu’elle fait bien l’objet de tests d’intrusion indépendants réguliers.