Quel intérêt à procéder au cryptage de données et de fichier dans une entreprise ?

Les membres des conseils d’administration de société traitent en permanence de sujets sensibles. Ils vont échanger entre eux et avec les responsables de l’entreprise des questions stratégiques, financières, de relations publiques, … Ces transferts d’informations ultra sensibles s’opèrent souvent en l’absence de tout cadre sécurisé ou avec des technologies obsolètes. Pourtant, les risques qui pèsent sur la cyber-sécurité des entreprises sont de nos jours absolument criants. À travers les conclusions du rapport Forrester d’octobre 2018, commandé par Diligent, toute la prégnance de la sécurisation avec cryptage de données transparaît. De ce fait, les outils de gestion du conseil de société doivent être les plus exemplaires.

Le nécessaire cryptage de données et de fichier des conseils d’administration

La sécurité des communications des conseils d’administration est cruciale pour les entreprises. Les informations échangées par les membres du conseil sont bien souvent confidentielles. En effet, imaginez des échanges sur le capital de la société, sur un projet de partenariat, voire de fusion-acquisition, sur des données financières, sur un recrutement de dirigeants, … De nombreux exemples viennent très vite en tête tant les sujets sensibles sont pléthoriques. Pourtant cette problématique est très souvent traitée avec légèreté.

Le cryptage de données, comme le cryptage de fichier, sont une voie ultra fondamentale pour s’assurer d’une sécurisation optimale des informations échangées par les administrateurs. Ce chiffrement permet d’éviter toute cyber-attaque en mettant hors d’atteinte les données les plus sensibles de l’entreprise. Pour rester dans une situation sûre sans entraver la qualité des échanges internes entre membres du conseil, il est indispensable à toute société.

Selon le rapport de Forrester Consulting, plus de la moitié des communications internes sensibles des conseils se font par courrier électronique personnel. Ce ratio est particulièrement symbolique du déficit patent de sécurité des échanges au sein des conseils. Or, lorsque l’on pense aux types de communication que doivent transmettre ces administrateurs, cela semble tout bonnement aberrant. Utiliser son email personnel pour traiter de la stratégie d’une importante société ou pour évoquer une crise interne est totalement invraisemblable.

L’étude commandée par Diligent précise également que 56 % des administrateurs utilisent leur courrier électronique personnel, non réglementé, pour communiquer sur les questions du conseil. Ce pourcentage est encore plus stupéfiant que le précédent puisqu’il témoigne d’une habitude régulière. Or, la sécurisation des emails personnels est très faible et hors de contrôle de l’entreprise. Ainsi, les hackers peuvent facilement avoir accès à des informations à vocation interne qui ne bénéficient pas d’un cryptage de fichiers. Les sociétés sont ainsi très vulnérables aux cyber-attaques, violations de comptes et fuites de data par mégarde.

Pourtant, Forrester rapporte que 87 % des conseils se sentent concernés par la sécurité de leurs communications internes et le partage de données. Cette prise de conscience évidente des entreprises est une précision très importante montrant l’intérêt des dirigeants pour cette problématique capitale. Néanmoins, elle souligne le fossé considérable à combler entre les pratiques réelles observées dans les entreprises et les considérations des responsables en matière d’objectifs de sécurisation. Aussi le cryptage de données et de fichier ne semblent pas être au nombre des outils les plus communs.

Néanmoins, le rapport d’analyse des conseils d’administration met en avant que 41 % des conseils s’inquiètent beaucoup de leur capacité à sécuriser leurs communications et le partage de données. Ils signalent qu’ils manquent des bonnes technologies pour bloquer les cyber-attaques et respecter les exigences de conformité. Le chiffrage des données comme les autres outils s’avèrent ainsi de plus en plus nécessaires à mesure que les cyber-menaces progressent. Face à ces nouveaux défis, les entreprises doivent protéger leurs données.

Au final, des données chiffrées sont sécurisées permettant aux membres du conseil de se concentrer sur leurs tâches fondamentales. Ainsi, elles représentent une étape nécessaire pour assurer le respect des exigences de conformité, faciliter l’accès aux bonnes informations et permettre aux administrateurs d’adopter les meilleures décisions pour l’avenir de l’entreprise.

Comment procéder au cryptage de données et de fichier dans les entreprises ?

Le cryptage, de données et de fichier, est une façon majeure de procéder à la sécurisation des échanges d’informations. La mise en boucle fermée des canaux de communication est adoptée par seulement un peu plus du tiers des conseils d’administration, selon le rapport Forrester. Ceci témoigne des risques supportés par la majorité des sociétés.

Or, pouvoir compter sur une technologie sûre et donc chiffrée est fondamental. L’étude rapporte que nombre de conseils sont empêchés par leur solution de gestion de conseil de correctement agir et réagir. Cependant, beaucoup de situations d’urgence ou non requièrent une communication sécurisée. Il faut penser spécifiquement aux différentes crises que doivent traverser tout type de société. Dans ces circonstances-là (bad buzz, imbroglio juridique, activisme des actionnaires, violation de données, …), les membres du conseil doivent intervenir rapidement. Pour limiter les dommages, ils doivent échanger des informations hyper sensibles qui doivent alors bénéficier du cryptage de données et/ou du cryptage de fichier.

C’est pourquoi la technologie doit représenter une aide pour les conseils d’administration. Un logiciel de gestion des conseils d’administration, tel que Diligent Boards, est alors une solution d’excellence permettant d’héberger les informations ultra sensibles en toute sécurité. Grâce à son statut de leader sur le marché, il lui est possible de fortement investir dans la protection des données au bénéfice de ses utilisateurs.

En matière de chiffrement, Diligent Boards est une solution digitale qui va chiffrer les données lors du stockage, en cours de transfert et sur les appareils des utilisateurs. Pour chiffrer les données des clients en cours de transfert et lors du stockage, les suites de chiffrement sécurisé utilisées correspondent aux plus récentes parmi les meilleures recommandations. Enfin, les clés de chiffrement des données utilisées vont être stockées dans un module de sécurité matérielle inviolable qui bénéficie de la certification FIPS 140-2 L3.

Par ailleurs,la société Diligent est en permanence à l’écoute des dernières innovations cryptographiques. Elle a mis en place une veille constante lui permettant d’actualiser en temps réel ces process cryptographiques afin de toujours offrir à ses clients les meilleures pratiques existantes.

La sécurisation des informations transmises par les membres des conseils d’administration est capitale. Bien que la grande majorité des entreprises en conviennent, toutes n’ont pas encore mis en place les meilleurs outils permettant la protection des données, le cryptage de données, comme le cryptage de fichier. Or face aux menaces bien réelles de cyber-attaques, aux risques de pertes des appareils électroniques et aux lacunes des systèmes en œuvre dans les conseils, cela se révèle urgentissime.