DAJ, comment choisir votre logiciel juridique d’entreprise ?

Si vous vous intéressez aux astuces pour bien choisir votre logiciel de gestion d’entreprise, vous savez que les logiciels juridiques ont de plus en plus de succès. Encore faut-il bien choisir sa legaltech et son fournisseur, pour répondre aux besoins réels de votre société. Les directions des affaires juridiques (DAJ) favorisent de plus en plus les solutions juridiques qui permettent de se débarrasser des lourdeurs de la gestion papier. La digitalisation a effectivement le mérite de sécuriser les procédures, en plus de faire gagner beaucoup de temps en échange de parapheurs. Reste à savoir comment bien choisir son éditeur de logiciel juridique d’entreprise. Comment repérer les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Quelles sont celles qui restent indispensables, quel que soit le fournisseur ? Quels sont les critères pour faire le bon choix ?

Dresser la liste des besoins de la direction juridique

Pour bien choisir votre logiciel juridique d’entreprise, l’étape numéro 1 consiste à lister les difficultés que rencontre la direction des affaires juridiques. La collaboration de tous les juristes s’avère nécessaire à ce stade. C’est effectivement cet examen préalable qui va permettre d’identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin.

La tâche se révèle parfois ardue, tant le quotidien ne se répète pas d’un jour à l’autre. La meilleure stratégie dans ce cas consiste à se concentrer sur les activités vraiment chronophages, qui n’apportent aucune valeur ajoutée au travail de l’équipe. Il s’agit souvent de la gestion du secrétariat juridique et des recherches jurisprudentielles ou doctrinales liées à la conformité.

5 critères de choix décisifs pour votre logiciel juridique d’entreprise

Si votre direction juridique s’intéresse à ses tâches à faible valeur ajoutée pour choisir sa legaltech, elle se retrouve en général avec une liste de deux catégories. D’une part les activités à forte valeur ajoutée, mais ralenties par les lourdeurs de la gestion papier. D’autre part, les tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Cette répartition doit donc vous amener à vous intéresser aux logiciels juridiques d’entreprise qui allègent le quotidien en digitalisant les processus les plus importants, mais aussi les plus lourds.

1 / Sortir du papier pour mieux travailler

Bien que ce principe semble évident, nombreux sont les logiciels juridiques qui ne sortent pas complètement les DAJ de leur dépendance au papier. Certains digitalisent la rédaction de contrats ou de procès-verbaux, mais laissent les validations se faire par parapheurs. Ils impliquent donc une masse conséquente d’impressions et de papier.

Le premier critère qui doit guider votre choix d’un logiciel juridique d’entreprise relève donc de sa capacité à faire passer la DAJ au “zéro papier”. La solution doit digitaliser les :

• contrats ;
• documents relatifs aux conseils d’administration et à la direction ;
• annotations de fichiers et leur suivi ;
• notifications en cas de modifications desdits documents.

Idéalement, il faut aussi que votre outil juridique permette la modification des fichiers en temps réel, par tous les membres de l’équipe autorisés. Les logiciels qui affichent la dernière version du document à modifier s’avèrent particulièrement pratiques. Ils le sont encore plus s’ils aident à classer les fichiers selon une recherche qualifiée : par date, utilisateur, thème. Le must restant d’autoriser les modifications hors ligne.

Ces logiciels juridiques doivent donc vous permettre de sortir de l’utilisation massive du papier. Ils simplifient aussi les processus de modifications et de validations des dossiers juridiques. Ils accélèrent ainsi les processus de travail. Certains logiciels, comme Diligent Boards, proposent en outre des fonctionnalités comme le vote en ligne. Pas de risque de perte des bulletins papier, de faute de saisie ou d’erreur de comptage.

2 / Digitaliser le secrétariat juridique

Beaucoup de directions des affaires juridiques arrivent à la conclusion que la gestion des procès-verbaux représente une activité particulièrement chronophage. Il faut dire que ces documents très contraignants demandent à la fois concentration et précision.

Dans ce cadre, la DAJ peut s’intéresser aux progiciels qui incluent le secrétariat juridique. Ces solutions s’assurent que le PV en cours de rédaction répond à toutes les mentions légales obligatoires. Elles simplifient leur rédaction en proposant des modèles, qu’il ne reste plus qu’à remplir pour assurer la conformité du document. La tâche prend donc beaucoup moins de temps. Les bons progiciels juridiques permettent également d’exporter ces PVs en ligne et de façon parfaitement sécurisée pour éviter l’échange de parapheurs.

La numérisation du secrétariat juridique peut également recouper d’autres fonctionnalités. Reste à voir lesquelles répondent le mieux à vos besoins. Chez Diligent, notre progiciel juridique recoupe les activités suivantes :

• numérisation des documents par glisser-déposer, pour gagner du temps ;
• rédaction et partage en ligne des ordres du jour du conseil ;
• accès au logiciel juridique d’entreprise depuis les ordinateurs portables, mais aussi depuis les tablettes et les smartphones ;
• attribution de tâches et notification de rappel automatiques ;
• validation des comptes-rendus en ligne, de façon sécurisée.

Pour en savoir plus, lisez notre article sur les fonctionnalités de notre logiciel de secrétariat juridique.

3 / Assurer la conformité des filiales internationales

Quitte à se doter d’un logiciel juridique d’entreprise, autant que celui-ci s’applique à toutes les antennes de votre société. Si vous avez une implantation internationale, misez donc sur un progiciel capable de garantir votre conformité juridique aux différentes réglementations locales.

Le respect croisé des législations demande de lourdes recherches jurisprudentielles aux équipes de juristes. Il réclame aussi une veille précise du droit des contrats. Pour en savoir plus, lisez notre article sur comment concilier risque juridique, conformité et performance.

Les logiciels juridiques spécialisés dans la gestion de la conformité se surnomment des “gestionnaires d’entités”. Chez Diligent, nous proposons ainsi un outil dédié appelé “Diligent Entities”. Cet outil centralise les différentes réglementations applicables à l’entreprise, mais automatise aussi la vérification de la conformité des documents concernés.

La société fonctionne ainsi de façon fluide, comme une seule et même entité, sans que les collaborateurs aient à se préoccuper de l’exactitude légale des documents juridiques qu’ils manipulent. Le logiciel s’en occupe à leur place.

Dans les faits, une solution de conformité juridique va stocker et conserver toutes les données et tous les fichiers des différentes filiales dans un seul et même espace sécurisé. Les équipes de la direction générale, de la DAJ, des achats et des opérations financières accèdent donc aux mêmes données. Le progiciel juridique actualise en outre automatiquement son fonctionnement en fonction des évolutions réglementaires.

4 / Des garanties de sécurité indispensables

Évidemment, si votre logiciel juridique d’entreprise compile des informations confidentielles pour vos différents services, voire pour vos différentes filiales, il faut qu’il soit particulièrement sécurisé. Veillez ainsi à ce qu’il permette de paramétrer différents niveaux d’autorisation aux documents, et qu’il en sécurise les accès. Pensez aussi à vous assurer des éléments suivants :

• Respect des standards du marché : ISO 27001 et TRUSTe ;
• Hébergement en Europe ;
• Possibilité d’effectuer des tests de pénétration, y compris côté clients, pour tester la cybersécurité du logiciel ;
• Solution de chiffrement efficace.

5 / Un service client très disponible

Ce critère n’est pas le plus commun, il a pourtant sa pertinence. Un logiciel juridique d’entreprise qui propose un service client adapté aux horaires de votre entreprise et de ses administrateurs doit retenir votre attention.

Si votre solution juridique doit pouvoir être manipulée par les administrateurs et administratrices, pensez aux horaires de ces collaborateurs spécifiques. Un service client 24/7 semble indiqué pour recueillir leurs questions à tout moment. Idéalement, privilégiez par ailleurs un service client multilingue, capable de recouper tous les besoins de votre entreprise si elle est internationale.