Quand faut-il utiliser une data room virtuelle ?

Depuis le début de notre siècle, la data room virtuelle fait grand bruit. Son utilité au service des projets les plus exigeants des sociétés n’est plus à démontrer. Protégeant les données sensibles des entreprises, cette salle de données virtuelle (ou VDR pour virtual data room) est une solution numérique d’excellence pour les conseils d’administration, les opérations financières, immobilières, l’achat d’actifs, la gestion des brevets, de propriété intellectuelle, de nouveaux produits et plus généralement tout projet stratégique d’une société.

Les bénéfices à l’utilisation d’une data room virtuelle

En fonction des usages que vous souhaitez avoir, vous allez vous orienter vers la mise en place d’une salle de données virtuelle ou non.

Mieux protéger les données sensibles de la société dans une data room

L’un des bénéfices majeurs que peut apporter une VDR est la sécurisation de vos données. En effet, elle représente un espace de travail et de collaboration parfaitement étanche. Une data room virtuelle va vous garantir un niveau de protection formidable pour toutes les informations qui y sont consignées.

Accentuer les standards de sécurité déjà en place grâce à la data room virtuelle

Lorsque votre société s’est dotée de certains standards de sécurité, il est pertinent d’y associer une salle de données virtuelle. Elle va accentuer et accompagner vos engagements sécuritaires. En effet, elle met à disposition un niveau de protection parmi les plus élevé des solutions numériques existantes. Vos données sont ainsi idéalement cryptées et stockées, accessibles uniquement par les utilisateurs autorisés.

Verrouiller les données avec les équipes en interne et en externe dans la VDR

Une data room virtuelle vous offre l’avantage de pouvoir créer un espace où vous échangez des documents entre personnes dûment identifiées. Il vous est possible ainsi de créer des équipes composées de collaborateurs et d’administrateurs de votre entreprise et d’y associer des personnes extérieures : d’autres sociétés, de prestataires, réglementaires… Selon le projet concerné, vous disposez d’un échange d’informations entre un groupe clairement identifié d’individus.

Assurer une étanchéité, même en interne avec les équipes IT, grâce à la salle de données virtuelle

Avec une VDR, vous mettez en place un groupe de travail défini, circonscrit. Aussi vous pouvez y intégrer des collaborations externes, comme exclure des collaborations internes. Par exemple, vous créez une salle qui n’intègre pas les équipes de votre direction informatique. Cela vous permet de consolider l’étanchéité de votre data room avec uniquement des personnes impliquées dans le projet, limitant de ce fait tout risque de fuite de données.

Quelles applications aux data rooms virtuelles ?

En fonction des atouts d’une salle de données, des cas concrets d’application se dessinent. Selon les sociétés et les solutions technologiques employées, ces applications peuvent différer.

La gestion d’opérations ponctuelles ou récurrentes dans une virtual data room

Une salle de données virtuelle permet à votre entreprise de pouvoir gérer des projets ponctuels ou qui reviennent régulièrement. C’est un espace à votre disposition si vous en avez besoin pour une seule opération d’importance qui va impacter grandement votre société. Mais une data room virtuelle a aussi son utilité pour le traitement de projets récurrents dans votre compagnie.

La mise en commun des documents du conseil d’administration dans la data room virtuelle

Une VDR est très utile pour faciliter l’organisation des séances de votre conseil d’administration. Elle va vous offrir un gage de rationalisation et de sécurisation lors de cette phase cruciale pour la gouvernance de votre organe interne. La collecte, la distribution et la gestion des données nécessaires aux réunions de conseil sont parfaitement organisées pour une mise en commun entre toutes les parties prenantes. Ainsi les informations les plus hautement confidentielles qui sont nécessaires aux administrateurs sont maintenues dans un espace d’échange sécurisé évitant toute fuite de datas.

Les fusions-acquisitions dans une salle de données virtuelles

Certains projets d’une société requièrent à la fois une forte collaboration et une sécurisation optimale des informations. C’est le cas des fusions-acquisitions, qui justifient pleinement l’utilisation d’une data room virtuelle. Pour que la fusac aboutisse, il faut que toutes les personnes impliquées, en interne, comme en externe, disposent de tous les documents nécessaires. Mais il faut avant tout que tout cela reste parfaitement confidentiel. Avec une VDR, les collaborateurs des différentes entités comme les partenaires juridiques ou comptables vont disposer d’une importante quantité d’informations utiles en temps réel en toute discrétion. Ainsi il n’y a pas de perte de temps, ni de fuite de documents. On peut citer les exemples d’Alstom ou du Club Med qui utilisent les data rooms avec leurs acheteurs potentiels.

Les opérations financières, immobilières, d’achat d’actifs dans la data room virtuelle

À l’instar des M&A, divers projets d’une société peuvent être menés bien grâce à une virtual data room. Ainsi, une opération immobilière, financière ou une acquisition d’actifs sont parfaitement gérés avec l’emploi d’un tel espace. La salle virtuelle va permettre un accès contrôlé des collaborateurs idoines pendant toute la durée de l’opération. Les données indispensables à chaque projet sont stockées dans la data room pour une consultation immédiate des parties prenantes. Il n’y a pas de perte de temps, tout en maintenant un niveau de confidentialité hautement performant. Une telle solution technologique permet d’accélérer fortement le processus pour une concrétisation plus rapide de l’opération.

La gestion des brevets, de la propriété intellectuelle et le développement de nouveaux produits dans une VDR

Une autre application concrète de l’utilisation d’une salle de donnes est le traitement des brevets, des questions de propriété intellectuelle et la mise au point de nouveaux produits. Ce type de projets ultra confidentiels exigent le plus haut niveau de sécurisation possible, tout en permettant un échange de documents efficaces entre personnes autorisées. De nombreuses données doivent être accessibles en temps réel aux bonnes personnes. Le secret des opérations doit bien souvent être le plus absolu pour ne laisser aucune possibilité de fuite d’information. Il est aussi fondamental dans ce type de cas de s’assurer de la parfaite traçabilité des différentes actions réalisées. Tout doit être consigné tant il s’agit de procédures nécessitant de la rigueur et de la méthode.

De nombreuses occasions dans la vie d’une société nécessitent l’emploi d’une data room virtuelle. En s’appuyant sur une solution performante et ultra sécurisée, l’entreprise se donne les moyens d’accomplir ses projets avec efficacité, flexibilité et sérénité. C’est ainsi qu’elle s’assure le plus de chances de poursuivre son développement avec performance.