Définition et intérêt d’une plateforme de travail collaboratif

Si vous avez lu notre article explicatif sur comment choisir son logiciel d’entreprise, peut-être pensez-vous que le travail collaboratif est le critère qui va déterminer votre sélection. Le co-travail s’impose de plus en plus comme une norme dans les entreprises. Les impératifs de la co-création et de la coproduction des projets peinent cependant parfois à trouver leur logistique.

Pour élaborer, il faut communiquer, et cette communication peut vite devenir chronophage, quand elle nécessite des rencontres physiques. C’est en réalité la digitalisation du travail collaboratif qui permet vraiment de l’impulser en interne. Quelles données pour préciser la définition et l’intérêt d’une plateforme de travail collaboratif ? Voici quelques éléments de réponse.

C’est quoi une plateforme de travail collaboratif ?

Une plateforme de travail collaboratif consiste en une solution informatique dédiée à la simplification des échanges entre collaborateurs. Elle rassemble donc des fonctionnalités et des outils visant à fluidifier les échanges. Elle incarne en cela un espace de travail virtuel.

En règle générale, la définition d’une plateforme de travail collaboratif décline les missions suivantes :

• faciliter le partage et l’accès aux documents en ligne, mais aussi leur actualisation et leur suivi ;
• offrir un outil de communication organisé autour de la gestion de projets.

Dans l’absolu, toutes les plateformes de travail collaboratif aident à nourrir la productivité des équipes. Revient ensuite à chaque structure de définir la mission particulière que doit remplir sa plateforme, et de la personnaliser en conséquence :

• gestion de portefeuilles de projets ;
• coproduction de contenus ;
• innovation ;
• amélioration continue ;
• support client ;
• gestion des connaissances.

Selon les objectifs que se donne la société ou l’établissement, les fonctionnalités de la plateforme de travail collaboratif varient :

• partage de fichiers ;
• co-création et gestion de contenus ;
• notifications d’avancement de projet / de modifications de documents ;
• base de données organisable et filtrable ;
• système de messagerie instantanée ou forum d’échange ;
• espaces de travail partagé ;
• accès granulaires et sécurisés.

Intérêt d’un outil collaboratif d’entreprise

Quand on s’intéresse à la définition et à l’intérêt d’une plateforme de travail collaboratif, on réalise rapidement qu’elle couvre plusieurs objectifs :

• simplifier la coordination des collaborateurs autour d’un espace unique de travail ;
• faciliter les communications avec des outils ergonomiques et intuitifs ;
• sécuriser les données mises en ligne ;
• faire gagner du temps aux collaborateurs en centralisant le pilotage des projet et en limitant les logiciels à utiliser dans le quotidien professionnel ;
• centraliser l’ensemble des données et des outils nécessaires à la réalisation des tâches quotidiennes.

D’un point de vue plus général, les plateformes de travail collaboratif permettent aux équipes de se dégager de l’usage de logiciels rigides comme MS Project ou Excel. Contrairement aux idées reçues sur les plateformes collaboratives, les nouvelles solutions de collaboration se veulent accessibles au plus grand nombre. Elles ne réclament d’ailleurs pas de longues formations. Elles permettent de recentrer la force de travail des collaborateurs sur leur cœur de métier et sur les missions à forte valeur ajoutée.

Les entreprises qui se servent des plateformes de travail collaboratif pour créer et nourrir une base de connaissances internes se multiplient également. Les outils collaboratifs deviennent dans ce cas des solutions de knowledge management, au service de la performance. Plutôt que de commencer chaque nouveau projet en partant de zéro, les collaborateurs puisent dans les projets précédemment traités sur la plateforme les habitudes, formats et workflows qui ont fait leur succès.

Comment choisir sa plateforme collaborative ? Quelques précautions

Si vous cherchez à acquérir un outil de travail collaboratif pour votre entreprise, vous allez vous confronter à une offre foisonnante. Il existe des plateformes de travail généralistes, à personnaliser selon vos objectifs stratégiques. C’est par exemple le cas de Talkspirit, Workplace ou Slack.

Attention, cependant, quand ces plateformes se destinent à un large public. Leurs services clients peuvent dans ce cas se montrer assez peu disponibles. Certaines de ces solutions se dédient en outre à un seul format de sociétés. C’est le cas de Slack, qui est plus adapté aux startups qu’aux moyennes et grandes entreprises.

Il existe par ailleurs des solutions spécialisées, selon les buts poursuivis ou selon les métiers. Un outil comme SharePoint de Microsoft a pour but affiché d’incarner la mémoire de l’entreprise. Il se destine donc au knowledge management et sert principalement à coéditer des documents. Diligent propose de son côté une plateforme numérique dédiée à la gouvernance des entreprises, et donc spécifiquement conçue pour les conseils d’administration.

Quelle que soit la solution qui a votre préférence, pensez à la soumettre à cette check-list d’éléments à vérifier :

• Le service client est-il accessible ? Si vous avez des filiales à l’étranger, est-il disponible 24/7 et en différentes langues ?
• L’éditeur est-il implanté en France, en Europe ou aux Etats-Unis ? Si vous utilisez un service cloud américain, rappelez-vous qu’il doit se soumettre au Patriot Act. Le fournisseur peut donc accéder à vos données confidentielles.
• L’application se destine-t-elle à un format d’entreprise en particulier ?
• Le système de notification est-il suffisamment personnalisable pour ne pas devenir envahissant ?
• La formation nécessaire pour rendre le service de collaboration accessible à tous vos collaborateurs est-elle assez légère et courte ?
• Existe-il des fonctionnalités d’Analytics ?
• Les capacités de stockage sont-elles limitées ?
• Les conversations sont-elles autant encouragées que le partage de documents ?