À quelles démarches penser pour une entreprise zéro papier ?

Dans une interview JDD abordant le zéro papier, Gérald Darmanin, alors ministre de l’Action et des Comptes publics, affirme que l’administration vise le zéro papier pour 2022. Cet abandon progressif de “millions de feuilles A4 et de pièces administratives” fait écho aux objectifs écologiques de nombreuses sociétés.

Devenir une “entreprise zéro papier” comporte effectivement plusieurs avantages, tant en termes de productivité que d’impact environnemental. Reste encore, pour cela, à mettre en place les bonnes démarches. Il convient, d’une part, de choisir le logiciel de gestion d’entreprise qui facilite vraiment le quotidien des équipes. Il faut aussi trouver les bons mots pour convaincre vos collaborateurs des opportunités que représente le zéro papier.

Entreprise zéro papier : de quoi parle-t-on exactement ?

Les entreprises zéro papier se caractérisent par une stratégie générale engagée en faveur de l’environnement. Cette politique de gestion écoresponsable s’accompagne toujours de processus de dématérialisation. Pour rappel, la dématérialisation consiste, selon la définition du DAF-mag, à “substituer ses documents matériels par des fichiers numériques stockés sur des supports adaptés, des ordinateurs ou des serveurs informatiques”.

Les avantages qui accompagnent le passage au zéro papier relèvent de différents domaines :

• Une entreprise zéro papier optimise sa communication interne – et donc sa productivité – en rationalisant le stockage et l’organisation des documents en ligne.
• La dématérialisation facilite l’accès aux informations et fait donc gagner du temps aux collaborateurs.
• L’engagement écologique valorise la marque employeur et booste la satisfaction client.
• Le zéro papier encourage le travail collaboratif en facilitant les échanges et en centralisant les données produites par les différentes équipes.
• La digitalisation des documents permet de réduire les budgets papeterie et de rationaliser les espaces de bureaux.
• La numérisation des documents via un logiciel professionnel d’échanges de fichiers sécurise les informations. La confidentialité des communications internes est assurée.
• Un bon logiciel de gestion électronique des documents, parfois aussi appelé GED, permet d’éviter les doublons de documents. L’entreprise zéro papier assure ainsi la qualité de sa gestion documentaire.

Quelles démarches pour développer le zéro papier dans votre société ?

Par où commencer pour se définir comme une entreprise zéro papier ? Il existe un certain nombre de démarches renommées pour se lancer efficacement dans la digitalisation de vos documents et process :

1 / Passez à l’archivage électronique

L’archivage électronique se définit simplement comme le fait d’enregistrer vos documents au format numérique. Pour être 100% sécurisée, cette première étape nécessite de choisir un logiciel de gestion documentaire. Celui-ci doit garantir la confidentialité de vos données, tout en étant facile à utiliser pour tous vos collaborateurs.

Cet archivage peut prendre une dimension juridique, et aboutir à l’adoption d’un système de délégation de signature en ligne. Assurez-vous, dans ce cas, de vous munir d’un véritable logiciel de gestion des entités juridiques, comme Diligent Entities. Ce type de solution zéro papier permet de signer les documents en ligne, pour digitaliser les validations. Les signatures électroniques ont alors la même valeur juridique qu’une signature papier.

2 / Investissez dans un logiciel de GED

Les logiciels de gestion électronique des documents sont les seuls à garantir la confidentialité de vos données en ligne. Ils offrent aussi des fonctionnalités d’automatisation des process, de gestion de la traçabilité des fichiers et de classement des dossiers. De quoi fluidifier le quotidien des équipes, gagner en productivité, et s’inscrire pour de bon dans le zéro papier.

Il existe en outre des solutions GED dédiées à certains métiers. Les instances de gouvernance, par exemple, disposent d’applis de gestion documentaire spécialisées dans les réunions de conseils d’administration. Ces solutions proposent des fonctionnalités spécifiques, comme le vote électronique pour les séances du CA. Il existe aussi de la GED juridique, informatique ou comptable.

Parce que toutes les applis GED ne se ressemblent pas, réalisez une analyse précise de vos besoins en amont. Comparez ensuite les différentes solutions entre elles, pour choisir la plus adaptée à votre société. Certaines fonctionnalités font souvent la différence auprès des équipes :

• des données chiffrées pour une confidentialité optimale ;
• la possibilité d’importer des dossiers plutôt que de télécharger les documents de façon individuelle ;
• un service client particulièrement disponible, voire multilingue ;
• des mises à jour régulières, pour rester à la pointe de la technologie.

3 / Préparez vos collaborateurs

Il arrive souvent que les équipes émettent des réticences vis-à-vis de la numérisation documentaire. Certaines portent sur le manque d’ergonomie et d’intuitivité des logiciels de dématérialisation choisis. D’autres relèvent de l’angoisse quant à la sécurité des informations numérisées.

Pour une transition vers l’entreprise zéro papier réussie, anticipez donc votre communication interne sur les avantages de la numérisation documentaire. Pensez aussi à installer en amont de toute acquisition d’un logiciel de bonnes habitudes écologiques, comme le recyclage du papier, le tri, la réduction des impressions.

Si votre fournisseur logiciel le propose, n’hésitez pas non plus à former vos équipes à la solution GED choisie. Plus vos collaborateurs prennent l’outil en main facilement, plus ils ont de chance de l’adopter. Favorisez les formations courtes, et donc aussi les solutions les plus intuitives.

Nous vous recommandons en outre de réaliser un suivi précis des avancées de votre entreprise sans papier, année par année :

• avez-vous utilisé moins de papier ?
• avez-vous fait des économies de papeterie, réinjectées dans d’autres activités ?
• vos collaborateurs ont-ils gagné en productivité ?
• vos clients et / ou actionnaires saluent-ils votre engagement écologique ?
• vos équipes ont-elles l’impression de communiquer et de collaborer plus facilement ?

Ces quelques éléments devraient vous aider à convaincre vos collaborateurs encore méfiants.