Comment poursuivre et renforcer la dématérialisation de votre organisation en sortie de crise sanitaire ?

Pendant la crise sanitaire du coronavirus Covid-19, vous avez dû adapter le fonctionnement de votre société pour continuer à travailler. La dématérialisation était alors nécessaire, si ce n’est indispensabe, et vous a particulièrement bien aidé à faire face à l’urgence. Se pose aujourd’hui la question de la consolidation de ces acquis digitaux en sortie de crise.

Faites un état des lieux de la dématérialisation de votre société

Pour initier une stratégie de digitalisation de l’entreprise qui correspond à vos besoins, il est nécessaire de commencer par faire un état des lieux de la situation actuelle en la matière. Il est vraisemblable que les solutions numériques mises en place dans votre structure l’ont été de façon quelque peu anarchique afin de répondre à l’urgence du moment. En fin de crise, il est utile de prendre le temps de la réflexion et de l’analyse pour rationaliser la dématérialisation.

Commencez par réaliser votre diagnostic en étudiant les initiatives prises dans les différentes directions de votre organisme. Vous allez pouvoir scruter les changements apportés par vos collaborateurs. Ce travail de recensement vous donnera une certaine idée des mutations qui ont été initiées.

L’analyse de ces outils de télétravail mis en place dans votre société doit aussi porter sur leurs effets. Il vous faut voir les conséquences produites sur vos équipes et leur travail. Quels ont été les logiciels ayant eu un impact positif que vous voulez conserver ? Ainsi, vous allez pouvoir séparer le bon grain de l’ivraie pour mieux comprendre dans quelle direction vous orienter.

Cet état des lieux de la dématérialisation de votre organisme doit ainsi vous conduire à envisager des pistes de travail. Vous allez pouvoir projeter les différents chantiers de digitalisation à initier et leur niveau de priorité.

Concentrez-vous sur la transformation digitale de votre conseil d’administration

Votre étude de la situation de dématérialisation de votre société doit chercher à analyser tout particulièrement le conseil d’administration. En effet, cet organe représente une priorité importante à traiter. Compte tenu de leurs missions et de leur place au sein de votre organisme, les administrateurs sont, en effet, des cibles privilégiées de cette transformation numérique.

Mobiles, les membres du conseil d’administration sont géographiquement installés dans divers endroits du pays, voire du monde. Les contraintes de déplacement les ont touché de plein fouet, impactant par là même la tenue des séances du conseil. Néanmoins, durant la pandémie et le confinement en particulier, il a plus que jamais été nécessaire qu’ils soient en mesure de prendre les décisions rapidement pour faire face à la situation. Aussi, leur vive implication a été sollicitée.

Par sa capacité à faire fi des contraintes géographiques et son instantanéité, la digitalisation est alors une solution de premier plan pour que le conseil d’administration continue de fonctionner. Les sujets hautement sensibles et confidentiels que traitent les administrateurs nécessitent, en outre, des outils sécurisés. Ils doivent pouvoir remplir leur mandat sans se préoccuper des questions techniques liées à la protection des documents, des données et des échanges. Aussi, cette dématérialisation doit être conçue intelligemment.

Dès lors, posez-vous un certain nombre de questions pour affiner votre état des lieux. Les administrateurs ont-ils utilisé des solutions métier ou des solutions génériques ? Un plan de digitalisation était-il déjà en place dans votre entreprise ? Quels sont les écueils identifiés ? Comment ces nouveaux outils informatiques s’inscrivent-ils dans cette stratégie ?

Choisissez le Governance Cloud de Diligent pour votre dématérialisation

Pour vous accompagner dans cette transformation numérique de votre conseil d’administration, le Governance Cloud de Diligent représente un véritable couteau suisse. L’ensemble des outils le composant vous aidera dans diverses tâches pour un fonctionnement optimal de votre conseil.

Vous allez être séduit par toutes les fonctionnalités des solutions mises à disposition par le portail digital. Nos solutions ont évolué au fil des décennies en fonction des retours de nos clients. Dès lors, elles sont parfaitement adaptées aux besoins de toutes les entreprises – de l’ONG à la multinationale en passant par l’entreprise familiale.

Grâce à leurs multiples avantages, vous allez pouvoir optimiser le fonctionnement de votre conseil d’administration. Le Governance Cloud est un ensemble d’outils de digitalisation de la vie des conseils. Par exemple, vous pourrez réaliser :

• la préparation des documents avec Secure File Sharing ;
• le partage et l’approbation des procès-verbaux avec Diligent Minutes ;
• la numérisation des documents de réunion avec Diligent Boards.

Dès lors, vous allez bénéficier du nec plus ultra des plateformes numériques tout-en-un pour la gestion des conseils d’administration. Au grand bénéfice des personnels administratifs et des administrateurs, ces outils de dématérialisation sauront vous accompagner au quotidien pour des missions mieux exécutées. Les tâches, auparavant fastidieuses, seront améliorées facilement.

Ce gain de temps, de productivité et d’efficacité ne se fait pas au détriment de la sécurité des informations. Le Governance Cloud dispose de nombreux paramètres de protection qui en fait l’un des plus sûrs au monde. Comment ne pas être rassuré par la double authentification, les normes et audits de sécurité ou encore le chiffrement robuste des données ?

La pandémie de la Covid-19 a obligé les organismes à s’adapter rapidement à la situation pour continuer à travailler. Si la dématérialisation a été une solution d’urgence, elle représente aussi une opportunité sur le long terme. Aussi, il est utile de diagnostiquer les outils utilisés pendant la crise afin de les rationaliser stratégiquement, en particulier au niveau du conseil d’administration.