Dématérialisation des contrats : c’est possible avec DocuSign

La dématérialisation des contrats occupe le cœur de la transformation digitale – mais aussi de la transformation numérique – des entreprises. Applicable à toutes les formes de contrats, elle représente de nombreux atouts pour les entreprises. Des atouts commerciaux, mais aussi un gain de performance pour différentes équipes. C’est également une solution financièrement intéressante.

Pourquoi procéder à la dématérialisation des contrats ?

Dématérialiser ses contrats consiste à concevoir, rédiger, signer, sauvegarder et même archiver vos documents contractuels via un support numérique. Attention, il ne s’agit pas d’un contrat scanné, qui lui n’a pas de valeur juridique. Les contrats numériques peuvent concerner l’ensemble des contrats courants : embauches, assurances, banques, relations partenaires, prestataires, achats, et même vos contrats investisseurs.

Améliorer la performance des personnes en charge de contractualiser

Le premier intérêt des contrats électroniques consiste à faire gagner du temps aux équipes. Un contrat numérique permet de rationaliser toutes les tâches qui l’entourent. En quelques clics, le contrat peut être à la fois envoyé, classé et archivé, tout en ayant une valeur probante. En termes de productivité, animer une contrathèque électronique représente donc un réel atout.

Avec une solution de dématérialisation des contrats, vous ne dépendez en effet d’aucun délai d’expédition. La signature du contrat ne réclame pas non plus de déplacement de la part des co-contractants. Ceux-ci peuvent signer depuis leurs ordinateurs, mais aussi depuis leurs smartphones. Le logiciel informe par ailleurs automatiquement vos équipes de la signature du contrat. Votre gestion documentaire gagne ainsi en performance.

Dématérialiser vos documents juridiques vous permet en outre d’améliorer votre réactivité dans la réalisation de certaines tâches. Les logiciels de contrats électroniques comprennent souvent des fonctionnalités qui assurent votre conformité juridique à l’échelle nationale et internationale. C’est le cas de DocuSign, qui fait partie de la suite logicielle Diligent.

Fiabiliser les communications légales

Un logiciel de dématérialisation des contrats évite les pertes de documents. Tous vos contrats sont stockés de la même manière, selon une logique simplifiée. Vous garantissez ainsi la traçabilité des informations.

Les logiciels de dématérialisation des documents contractuels permettent aussi de gérer les droits des utilisateurs à un niveau granulaire. Vous organisez alors la gestion documentaire selon vos préférences en termes de sécurité. Vous pouvez moduler l’accès à certains contrats selon les collaborateurs ou partenaires.

Réduire les budgets de fonctionnements

Passer par une solution de dématérialisation des contrats vous exonère de nombreux frais :

• coût d’impression ;
• frais postaux ;
• frais de numérisation ;
• budget dû au stockage et à l’archivage.

Diligent s’est associé avec DocuSign pour vous garantir ce genre de réduction des coûts. Ce prestataire permet à ses clients d’économiser en moyenne 33 euros par accord avec la dématérialisation des documents contractuels. Ce gain s’explique par la baisse des coûts de fonctionnement, mais aussi par des équipes plus performantes, débarrassées des tâches manuelles.

Les contrats électroniques pour améliorer sa réputation d’entreprise

Avec les contrats numériques, vos relations co-contractantes se simplifient, ce qui facilite les relations commerciales. Proposer une signature en ligne, simple à réaliser, peut aider à accélérer une vente. Dans ce cadre, les contrats dématérialisés représentent un réel atout par rapport à vos concurrents.

Notre partenaire DocuSign estime par exemple que jusqu’à 80% des accords envoyés via son logiciel sont signés en moins d’une journée. 44% le serait en moins d’une minute.

Vous diffusez également l’image d’une employeur moderne. Cette nouvelle réputation peut vous amener à recruter des profils très demandés, souvent signes d’une digitalisation réussie.

Un processus 100% légal

Les documents papiers et électroniques ont la même valeur juridique en France. Ce sont les articles 1366 et suivants du Code civil qui l’affirment. Le passage par un logiciel de signature électronique permet effectivement de garantir l’identité de la personne morale qui édite le contrat et de son co-signataire.

Une solution d’e-signature garantit ainsi l’intégrité du contrat. L’utilisation de la signature électronique assure, par son fonctionnement, le recueil du consentement nécessaire des deux co-contractants. La validité du contrat est alors prouvée légalement.

La signature électronique au cœur du processus de dématérialisation

C’est le processus de signature électronique, ou e-signature, qui fait que la dématérialisation des contrats est possible. Diligent propose une suite logicielle spécialisée dans la digitalisation des entreprises. Il était donc logique que nous nous associions avec le prestataire de signature électronique le plus performant.

DocuSign est une solution d’e-signature choisie par plusieurs centaines de millions d’utilisateurs. Disponible en 43 langues, elle garantit le respect des normes européennes, mais aussi internationales. Il s’agit en outre d’une solution cryptée, qui garantit l’intégrité de vos données. Elle simplifie donc le travail des instances de direction. Elle participe ainsi à la transition numérique d’organes comme le conseil d’administration.

DocuSign présente par ailleurs tous les avantages de la dématérialisation des contrats, avec des fonctionnalités complémentaires :

• La solution permet de finaliser des contrats d’autant plus vite qu’elle comprend un système de notification par SMS en cas de signature attendue. Ce système nourrit l’engagement des co-contractants, et augmente les taux de réponse.
• Le système d’envoi de notifications SMS permet de joindre plus facilement les signataires, où qu’ils se trouvent.
• DocuSign comporte une fonctionnalité “Insights” qui vous aide à mieux comprendre le comportement des signataires à réception du contrat. Un outil précieux pour minimiser les pertes dans le cadre d’une démarche commerciale.