3 idées fausses (ou de moins en moins vraies) sur la digitalisation de la gouvernance

Ce que j’ai appris en rédigeant le guide pratique du DSI sur la digitalisation de la gouvernance (par Atout DSI / Diligent)

Je dois l’avouer, la réalisation du 1^er live Atout DSI / Diligent sur la digitalisation de la gouvernance, avec Florence Monet du groupe Nestlé, m’a plongé dans un univers que je connaissais peu, comme d’ailleurs beaucoup de DSI : celui de l’organisation de la gouvernance et des conseils d’administration. C’est d’ailleurs ce qui m’a donné envie d’aller plus loin et de co-construire avec Diligent un guide permettant à chaque DSI d’appréhender les enjeux et de comprendre l’essentiel des usages des comités et conseils.

LA DIGITALISATION DE LA GOUVERNANCE EST UN SUJET CLEF DE CYBERSECURITE

Ma première prise de conscience il y a un an concernait les risques majeurs pris par de grandes entreprises sur des données hautement sensibles. 51 % des membres des conseils d’administration européens utilisent leurs messageries personnelles*[1], hors de tout contrôle de la DSI, pour communiquer entre eux sur des sujets stratégiques, par exemple.

Impossible, dès lors, de passer à côté de cet enjeu critique de cybersécurité pour une DSI. Et pourtant, faute d’une organisation juridique très digitalisée, et pris par la mise en place et la complexité de l’adoption de la Digital Workplace auprès du plus grand nombre des collaborateurs, la digitalisation de la gouvernance reste parfois en suspens.

3 CROYANCES SUR LA DIGITALISATION DE LA GOUVERNANCE

VRAI : L’enjeu de la digitalisation est aussi un enjeu de conformité

Les enjeux de conformité sont clefs pour les conseils d’administration. Les solutions de digitalisation dotent les Conseils d’une traçabilité complète des décisions, mais aussi de nouveaux outils pour respecter les exigences en matière de conflits d’intérêt ou de gestion des entités juridiques. Plus encore, elles permettent de rendre les conseils plus réactifs dans leur décision et de faciliter l’identification et la circulation des informations utiles. Une gouvernance moderne est aussi une gouvernance attractive et peut contribuer à recruter au sein des conseils des administrateurs plus digitaux, favorisant ainsi la diversité.

extrait du guide réalisé par Atout DSI et Diligent : 
Digitalisation des conseils d’administration – Guide pratique du DSI pour impulser le projet

FAUX : La digitalisation de la gouvernance concerne peu de personnes au sein de l’entreprise

L’organisation des conseils d’administration touche principalement les administrateurs mais aussi les juristes, secrétaires généraux et le personnel en relation avec les investisseurs. Ainsi, au sein du groupe Nestlé, les solutions de digitalisation de la gouvernance sont utilisées par 40 à 50 personnes, pour l’organisation des conseils d’administration exclusivement.

Progressivement, les outils du conseil d’administration sont élargis aux comités spécialisés : comités d’audit, de nomination et de rémunération, comité des risques et aujourd’hui comités RSE, comités innovation… Les cadres supérieurs de l’entreprise sont alors plus largement concernés. L’extension des solutions hyper-sécurisées de collaboration entre dirigeants permettent un travail à distance plus sécurisée que les digital workplaces traditionnelles.

FAUX : Il est difficile de faire changer les pratiques des administrateurs

Pour la réalisation du guide pratique de la DSI pour impulser la digitalisation de la gouvernance, nous avons interrogé 6 professionnels intervenant à divers niveaux de l’organisation des Conseils, clients de Diligent. Tous nous ont confirmé que la prise en main et l’adoption des pratiques digitales par les administrateurs étaient intuitives et rapides. Le recueil des fonctionnalités essentielles pour chaque utilisateur et des bonnes pratiques d’adoption pourra vous aider dans la définition de votre projet. En ce qui concerne la cybersécurité des Conseils, il est par ailleurs nécessaire de documenter des règles de communication, soutenues par la mise en place de plateformes qui en seront les garde-fous.

Avec une connaissance partagée de la réalité des enjeux, DSI et direction juridique formeront une équipe solide pour aborder les projets de digitalisation de la gouvernance et créer une valeur durable pour les différentes parties-prenantes et pour l’entreprise dans son ensemble.

[1] Etude Forrester pour Diligent