Qu’attendre de la digitalisation de la direction juridique ?

Les responsables juridiques affrontent de nouveaux challenges, liés à l’augmentation de leur charge de travail et aux attentes croissantes en matière de conformité. Dans ce contexte, les compétences légales du juriste ne suffisent plus. L’enquête sur le juriste augmenté menée par Legal EDHEC conclut ainsi à l’impérieuse nécessité de digitaliser le travail du “manager juridique”. Quels vont-être les vrais impacts de cette digitalisation des directions juridiques sur le quotidien des équipes et de leurs interlocuteurs ?

1. L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

Le développement international des entreprises s’accompagne d’acquisitions ou de créations de filiales étrangères. Cette internationalisation exerce cependant une pression croissante sur les directions juridiques, dont le volume de travail explose.

Les directions juridiques au défi de l’internationalisation

La multiplication des démarches de la société mère avec l’étranger implique effectivement de longs processus d’échange de documents juridiques entre différents pays. Qu’ils se fassent par courrier ou par email, ces allers-retours restent chronophages. Les juristes s’évertuent aussi à assurer la conformité des documents réglementaires aux différentes législations nationales, tout en essayant d’établir des organigrammes à jour.

La digitalisation des services juridiques apporte de vraies solutions à cette situation problématique. Il existe ainsi de nombreux outils numériques qui servent à assurer la continuité des services juridiques à l’international. Ces solutions, LegalTechs ou autres, simplifient par exemple la collecte et la gestion des documents à distance.

Quand ils sont bien conçus, ces logiciels garantissent aussi la sécurité des informations partagées. La plupart d’entre eux se soumettent effectivement à de nombreuses normes de sécurité, en plus de crypter les données confidentielles de leurs clients. C’est notamment ce que promet notre logiciel de partage de documents, Secure File Sharing.

Libérer du temps et simplifier les process entre entités

Les outils digitaux qu’utilisent les Directions des Affaires Juridiques (DAJ) évitent donc la multiplication des échanges par emails, lesquels sont par nature sensibles aux cyberattaques. Ils donnent aussi un accès facilité à des documents mis à jour en temps réel.

Ce point est important, car les juristes qui travaillent à l’international se confrontent souvent à des documentations obsolètes. Grâce aux outils digitaux, les différentes parties prenantes peuvent mettre à jour les documents en quelques clics. Elles peuvent aussi les annoter et les faire apparaître par date d’actualisation sur la plateforme d’échanges digitale.

La digitalisation des directions juridiques englobe en fait une série d’activités juridiques, dont la simplification graduelle entraîne la possibilité de digitaliser toujours davantage :

• Gestion électronique des documents ;
• Formalisation et signature des contrats en ligne ;
• Opérations de Fusions-Acquisitions ;
• Coordination des filiales dans le respect de la conformité.

Concernant ce dernier point, l’automatisation des chaînes des procédures entre entités permet effectivement aux directions juridiques de maîtriser les risques à l’international, en assurant la conformité aux différentes réglementations. C’est notamment le rôle de notre outil Diligent Entities.

Avec des outils comme Diligent, la digitalisation va cependant plus loin. La collecte des documents juridiques se fait notamment par un simple glisser-déposer. Les fichiers s’organisent aussi de façon très intuitive, pour que tous les participants s’y retrouvent rapidement. Cette digitalisation des tâches chronophages permet donc de gagner du temps pour se dédier à 100% à des missions plus stratégiques.

2. Se libérer l’esprit pour une meilleure productivité

Les DAJ évoluent dans un environnement qui se complexifie constamment. L’internationalisation, mais aussi les crises de l’année 2020, sont à l’origine d’une réelle inflation réglementaire. Noyés entre les différentes réglementations à assimiler, les juristes manquent de temps pour se dédier à l’accompagnement des équipes internes.

Dans ce contexte, la digitalisation vient simplifier le quotidien. Entre automatisation de certaines tâches, gestion de la conformité ou sécurisation des échanges, les logiciels déchargent les directions juridiques de grosses préoccupations. C’est notamment ce qui explique qu’ils soient de plus en plus plébiscités par les Légal Ops.

La digitalisation des affaires juridiques libère donc les potentialités des juristes, en leur permettant de se dédier à leurs tâches principales sans état d’âme. Pour que les solutions qui les accompagnent soient au summum de leur pertinence et continuent de jouer ce rôle stratégique, il faut néanmoins veiller à ce qu’elles soient ergonomiques.

Les directions juridiques doivent effectivement pouvoir s’approprier facilement leurs outils digitaux. Si les juristes ne prennent pas la solution en main rapidement, elle perd une partie de son intérêt. L’expérience utilisateur doit ainsi être au centre des préoccupations du Legal Ops quand il recommande de nouveaux outils numériques. C’est cette intuitivité qui est garante de la productivité qu’encourage la transformation numérique de la fonction juridique.

3. Une visibilité accrue sur vos activités

L’internationalisation des entreprises s’accompagne, pour les juristes, d’un manque de lisibilité des activités de leurs filiales. La digitalisation des directions juridiques représente cependant une solution efficace à ce manque de transparence. Des logiciels comme Diligent Entities permettent effectivement de garder le contrôle juridique des filiales, grâce à plusieurs fonctionnalités :

• Visualisation des organigrammes de chaque entité avec des modèles entité-association (ERD) ;
• Conception de dashboards partagés ;
• Centralisation des documents et visibilité sur leurs modifications ;
• Autorisation de signature en ligne avec une bibliothèque de données de délégations de signature ;
• Archivage sécurisé de documents juridiques.

Ces solutions facilitent le travail des juristes et améliorent donc leur réactivité. Un point particulièrement important, dans un contexte de crise où les adaptations juridiques sont fréquentes.

4. Des employés plus heureux

Armés des outils digitaux adéquats, les juristes ne perdent plus de temps à effectuer des tâches répétitives. Ils peuvent se concentrer sur des missions à plus grande valeur ajoutée – à leurs yeux, mais aussi à ceux de leurs collègues. Il faut dire qu’avec les outils digitaux, les directions juridiques affichent une efficacité et une maîtrise des procédures qui rassurent plus que jamais leurs partenaires professionnels.

La transition numérique participe donc au bonheur des juristes au travail. Au-delà de l’intérêt qu’ils accordent à leurs missions, le livre blanc Opinionway pour Horoquartz édité en 2017 prouve aussi que le fait de réussir à gérer son temps est un facteur de bon climat social. Cette enquête en rejoint par ailleurs une autre, l’étude Markess 2017, qui avance que l’engagement des employés – et donc des juristes – est proportionnel à l’automatisation de leurs procédures.

5. Une relation clients améliorée

Les départements juridiques évoluent en contact permanent avec les autres services de l’entreprise, qu’ils qualifient souvent de “clients internes”. Ils doivent également assurer de bonnes relations avec les acteurs externes consultés dans le cadre des contentieux, comme les cabinets d’avocats et les notaires.

De la qualité de ces relations dépendent les capacités de réactivité de la DAJ, comme le souligne l’étude “Marketing et management des directions juridiques” réalisée en 2013 par Signe Distinctif. Les outils de digitalisation des directions juridiques proposent cependant des fonctionnalités pour assouplir les relations avec ces clients :

• Signature électronique ;
• Votes en ligne ;
• Gestion des conflits d’intérêt ;
• Enquêtes de satisfaction.

En plus de garantir une parfaite conformité juridique, ces solutions sécurisent aussi les interactions et font gagner du temps à chacun. L’expérience clients proposée par les services juridiques gagne ainsi en qualité, aussi bien vis-à-vis des opérationnels que des clients externes. Il s’agit là d’un atout indéniable quand on sait que la satisfaction des clients s’affirme de plus en plus comme un indicateur de performance des DAJ.