Digitalisation et transformation digitale : obligation ou opportunité ?

Les entreprises françaises opèrent en ce moment une dématérialisation forcée, entre impossibilité de tenir les réunions physiques et nécessité de continuer à servir les consommateurs. Digitalisation et transformation digitale se vivent donc comme une obligation, liée à une gestion de crise sanitaire parfois brouillonne. Certaines instances redoutent d’ailleurs que cette transition ne s’accompagne de cyber-risques croissants, comme si le fait de digitaliser impliquait nécessairement une surexposition des données sensibles.

En choisissant les bons outils numériques, la dématérialisation des collaborations doit au contraire garantir la cybersécurité des process. Elle peut aussi permettre un gain de temps, et des habitudes de travail fluidifiées. Pourquoi la digitalisation est-elle une opportunité plus qu’un danger pour les instances gouvernantes ?

Les instances de gouvernance ont-elles bien engagé leur transition numérique ?

Jusqu’à il y a peu, les entreprises vivaient beaucoup dans le court-terme de l’opérationnel quotidien, quitte à négliger parfois les stratégies plus long-termistes basées sur le digital. Avec la crise sanitaire, cependant, le quotidien a littéralement imposé la digitalisation des instances de direction. Ce qui relevait du long terme s’est immiscé dans le court-terme. Court-circuitées, les conseils d’administration, mais aussi les conseils exécutifs, n’ont plus d’autres choix aujourd’hui que de digitaliser leurs échanges.

Cette réalité n’est pas sans conséquence dans un contexte où 2021 s’annonce comme l’année de la cybersécurité informatique. Plus que jamais, les instances dirigeantes doivent se soucier de la confidentialité des informations sensibles qu’elles échangent par voie numérique. Les enjeux liés à la transition numérique des instances de direction sont pourtant encore loin d’être au centre des préoccupations.

En juin 2020, Diligent s’est effectivement associé à 15 Directions des Systèmes d’Information lors du Digital World Café pour discuter de l’avancement de la digitalisation de la gouvernance dans le cadre de la COVID-19. Les différents acteurs en présence notent un retard global dans la transformation numérique des instances de pouvoir :

• dans le cadre de la crise sanitaire, les directions générales et CA se sont rabattus sur les échanges virtuels et autres réunions en ligne, et ont délaissé les séances en présentiel ;
• certaines organisations n’ont cependant pas trouvé les outils adaptés à la digitalisation de leurs conseils d’administration, et ont préféré repousser leurs séances ;
• d’autres leur ont préféré des logiciels de collaboration digitale “bon marché”, aux niveaux de sécurité insatisfaisants pour les DSI.

La tentation a toujours été grande, chez les administrateurs, de passer par des moyens de communication grand public pour communiquer. 51% d’entre eux utilisent ainsi encore leurs messageries personnelles pour dialoguer de sujets sensibles, selon une étude Forrester pour Diligent. On sait pourtant les risques liés aux erreurs de destinataires et à l’envoi de pièces jointes. Il semble donc qu’une transformation des mentalités s’impose.

Pour faire face à ses nouvelles problématiques urgentes, deux types d’acteurs se démarquent :

• Les DSI doivent être capables d’identifier les besoins digitaux et d’accompagner la transformation numérique des conseils d’administration et autres organes de pouvoir. Il s’agit notamment de proposer des outils simples d’usage mais cybersécurisés. Un outil comme Diligent Messenger, par exemple, autorise des communications aussi fluides que sur WhatsApp, mais en assurant leur sécurité. Pas d’erreur de destinataire possible : la solution permet de récupérer les emails envoyés par étourderie. Très efficace contre le hameçonnage, cette solution autorise aussi le verrouillage d’appareils mobiles à distance, dans le cas de vol ou de perte.
• Les conseils d’administration doivent s’ouvrir à de nouveaux profils, dont un expert en cybersécurité. Celui-ci doit être capable d’impulser la numérisation des processus et d’encourager le développement d’une culture digitale.

Dématérialiser le CA pour plus de cybersécurité et un quotidien allégé

La digitalisation et la transformation digitale des instances de pouvoir recouvrent plus d’atouts qu’on ne le pense parfois. C’est notamment un des moyens principaux de lutte contre la cybercriminalité, alors que les administrateurs pensent souvent le contraire. Certains imaginent, à tort, que la dématérialisation implique une surexposition des données confidentielles. Voici, dans le détail, une panoplie d’optimisations que recoupe en réalité la digitalisation des CA :

• Beaucoup de sociétés vivent une forme de cyberfatigue face à la multiplication des cybermenaces. Un logiciel de gouvernance répond à leurs craintes, en offrant des alternatives à tous les comportements humains dangereux qui exposent les données manipulées par les dirigeants : échanges via emails personnels, utilisation mal encadrée d’appareils mobiles etc.
• Les solutions digitales de collaboration les plus perfectionnées comme Diligent Boards encadrent également la mise en ligne de documents au sein de centres de ressources digitalisés et sécurisés. Ceux-ci évitent les échanges de parapheurs chronophages et limitent le temps perdu par les administrateurs à classer les documents reçus par email. Ces solutions digitales offrent donc une nouvelle agilité. Elles facilitent la préparation des séances de conseil et permettent de suivre les modifications de chacun en temps réel.
• Dans le cadre d’opérations très sensibles, comme les Fusions & Acquisitions, recourir aux salles de données virtuelles s’impose également comme une option digitale particulièrement adaptée, car très sécurisée : aucun risque de piratage ni de fuite de données.

Pour en savoir plus sur tous les avantages que recoupe la transition numérique des instances de gouvernance, nous vous invitons à consulter notre article 3 raisons de ne pas digitaliser votre conseil d’administration.

Digitalisation et transformation digitale des instances de gouvernance : par où commencer ?

Pour encourager la digitalisation du conseil d’administration, les DSI ou les administrateurs experts en digital qui s’emparent du sujet affrontent en général plusieurs freins. Le premier relève des frustrations préexistantes accumulées par les administrateurs dans leurs utilisations digitales quotidiennes ou professionnelles.

Pour s’assurer que les administrateurs et tous les membres des instances de pouvoir s’approprient la digitalisation et la transformation digitale de leurs process, il faut donc désamorcer les résistances. Cela passe par exemple par le fait de choisir les logiciels les plus ergonomiques, qui impliquent peu de temps de formation tant ils sont intuitifs.

Il peut également s’avérer très utile d’identifier toutes les difficultés récurrentes des administrateurs pour leur proposer des solutions dématérialisées mais efficaces. On pense notamment aux logiciels de board portal qui accompagnent la gestion de la conformité, comme Diligent Entities. Ces solutions numériques permettent de gérer différentes antennes nationales, tout en s’assurant de la conformité aux législations locales et internationales.