Le futur, c’est maintenant : une vision de ce que les équipes juridiques peuvent réaliser avec la gestion d’entités

Dans les années 1990, l’informatique dans le nuage était simplement grotesque. Dans les années 2000, les smartphones étaient de simples jouets. Dans les années 2010, l’automatisation des entités était irréaliste. Pourtant, chacun de ces progrès a connu son heure de gloire. Et que dire de la troisième révolution ? Elle est sur le point de changer le monde.

Certes, 51 % des organisations s’appuient encore sur des fichiers Excel pour gérer les informations de leurs entités. Mais pour citer l’économiste et auteur de science-fiction William Gibson, « Le futur est déjà là – il n’est simplement pas réparti équitablement. » Ainsi, 40 % des organisations utilisent déjà un logiciel de gestion d’entités, et elles franchissent à toute allure les premières étapes de l’adoption, comme la digitalisation et la centralisation, pour se donner fondamentalement les moyens de se gérer elles-mêmes, au moins partiellement.

La maturité de la gestion d’entités : l’étape ultime

Récemment, Diligent a publié un guide qui explique comment les organisations atteignent la maturité en passant par les différentes étapes de la gestion des données de leurs entités. Le stade ultime de la maturité – l’automatisation – offre des possibilités qui, il y a encore une décennie, auraient semblé relever de la science-fiction.

Parmi les opportunités dont bénéficient ceux qui ont atteint le stade de l’automatisation, on peut citer :

• L’assemblage de documents : des flux de travail qui rassemblent des extraits de documents et des textes standard approuvés pour les faire passer, tel un tapis roulant, par les différentes phases d’approbation requises.
• L’eDiscovery avec reconnaissance optique de caractères (OCR) : plutôt que d’externaliser l’archivage de documents, les équipes peuvent effectuer des recherches, à l’aide de filtres et d’opérateurs booléens, dans tous types de fichiers, y compris des PDF et des images.
• eSignature intégrée : au lieu de passer d’une interface à une autre, votre outil de signature électronique fonctionne au sein du logiciel avec lequel vous gérez vos documents. Finie l’obligation de transférer, de signer, de télécharger puis de transférer à nouveau…
• Calendrier de conformité avec alertes : gérez le risque et la conformité avec la même suite d’outils que celle que vous utilisez pour gérer les données de vos entités, et ce pour toutes les sous-entités. Conservez une piste d’audit de toutes les modifications.
• Intégrations dans les suites HCM, ERP, CRM et bien d’autres : obtenez des données actualisées de la source de vérité de chaque service, afin de déclencher des actions sur la base de ces informations.
• Recommandations pour la rationalisation des entités : vos charges fiscales vous semblent trop élevées pour une organisation de votre taille ? Les structures de vos sous-entités sont inutilement complexes ? En rassemblant toutes les données en un même endroit, vous aurez la réponse à ces questions !
• L’information en libre service selon le rôle : les dirigeants autorisés peuvent accéder eux-mêmes à l’information sans avoir à passer par les circuits de demande habituels.

Les organisations qui automatisent efficacement les tâches routinières ne creusent pas leur propre tombe. Bien au contraire ! Elles jouent un rôle de conseil très recherché auprès des autres business units. Comme l’ont constaté plusieurs directeurs et responsables légaux, les services juridiques sont passés du « Non » au « Comment ? ». Au sens de « comment parvenir à cet objectif ? ».

L’équipe juridique type passe en effet 18 heures par mois à modifier, consolider, corriger et mettre à jour les informations contenues dans les tableurs. Autant d’heures qu’elle pourrait consacrer à la planification et au conseil. Une telle automatisation apporte :

• une visibilité sur le fonctionnement de toutes les entités et de toutes les filiales ;
• une assurance de conformité ;
• la capacité de contrôler les enjeux réglementaires ;
• une meilleure collaboration entre les équipes.

Elle permet également aux équipes de concilier les structures et de rechercher des économies fiscales de manière proactive. Le service juridique sera ainsi considéré, sinon comme un générateur de revenus, du moins comme une source d’épargne. En comprenant et en gérant le risque, il pourra orienter l’expansion sur de nouveaux marchés par des moyens nécessitant moins de couverture. Et pour tout ce qui concerne la réglementation, on s’adressera à lui comme un oracle pour avoir des réponses à la question : « Comment pouvons-nous y parvenir ? ».

Ces données et ce conseil juridique se traduisent par des décisions plus efficaces au sommet de la hiérarchie. Autant d’atouts qui renforcent l’efficacité opérationnelle de l’ensemble de l’entreprise, et permettent aux dirigeants d’entreprise de garder le cap dans un monde qui évolue à toute vitesse.

• Misez sur une croissance durable
  • Qu’il s’agisse de s’implanter dans de nouveaux pays, de lancer de nouvelles gammes de produits ou d’accompagner des acquisitions, la gestion des entités vous simplifie la vie.
• Garantir la rentabilité grâce à une meilleure structure
  • Une bonne gouvernance d’entreprise est un moteur clé pour une croissance durable et un avantage concurrentiel à long terme.
• Protéger la réputation de la marque grâce à des processus améliorés
  • Gérer le risque de sanctions légales ou réglementaires susceptibles d’entraîner des pertes matérielles, financières ou une atteinte à la réputation.

De quoi sera fait votre avenir ?

La gestion stratégique des entités peut vous aider à atteindre le stade où le service juridique contribuera à la gestion des principaux objectifs de votre organisation. Ce stade final, c’est l’automatisation, grâce à laquelle les tâches routinières sont traitées par logiciel. Mais par où commencer ? Ce n’est pas difficile – il faut commencer par une étape simple : la digitalisation et la centralisation, et ensuite oublier les fichiers Excel et autres « classeurs » pour le partage de fichiers, qui ont rendu les choses si difficiles pour bien des entreprises lors du passage au télétravail.

L’avenir exige davantage de diligence, de meilleures données et plus de prévoyance. Une équipe juridique qui est prête à automatiser la gestion des fondamentaux est prête à diriger. Et avec les changements qui s’annoncent, l’organisation va en avoir besoin !

Travailler avec l’outil de gestion d’entités de Diligent vous aide à fournir les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment, ce qui vous permet d’exécuter les processus métier routiniers et d’éclairer les décisions stratégiques de l’entreprise grâce aux données en temps réel des entités. Contactez Diligent et demandez une démo pour découvrir pourquoi Diligent Entities est le leader du marché des solutions de gestion d’entités.