Directions juridiques, maîtrisez mieux les risques des sociétés à l’international avec un suivi juridique de qualité !

Dans un contexte mondial de plus en plus concurrentiel et aux exigences règlementaires de plus en plus nombreuses, les entreprises internationales rencontrent d’importantes difficultés pour assurer la coordination et le suivi juridique régulier de leurs filiales et participations à l’étranger.

Comment expliquer le manque de visibilité sur les activités juridiques par la société mère ? Quelles solutions peuvent être envisagées à titre préventif pour améliorer le contrôle et le suivi juridique des sociétés ?

L’impact de l’augmentation des filiales et participations sur l’activité de la direction juridique

L’acquisition, la fusion de sociétés, les partenariats et la création de filiales à l’étranger font partie de la stratégie de développement à l’international  de nombreuses entreprises. Cependant, l’internationalisation de l’entreprise a des conséquences sur l’activité de la direction juridique de la société mère. Elle élargie son champ d’action pour y inclure une nouvelle activité à l’international et elle accroît son volume d’activité.

En effet, plus l’entreprise augmente le nombre de ses opérations à l’étranger et en accélère le rythme, plus le volume de l’activité de suivi juridique des sociétés est important :

Aussi, l’internationalisation de l’activité de gestion des sociétés crée de nouvelles difficultés auxquelles la direction juridique doit faire face.

Le suivi juridique et la coordination des filiales et participations à l’étranger, une activité complexe

Les obstacles : la différence culturelle et la distance physique entre le siège et les filiales

Sur le terrain, de nombreuses directions juridiques sont très vite dépassées par l’accroissement du volume de l’activité de suivi juridique et de coordination des sociétés à l’étranger. Elles se trouvent confrontées à de nouvelles difficultés qui ne peuvent être résolues par les compétences juridiques seules. Ainsi, les échanges et la communication entre les collaborateurs de la direction juridique siège et les collaborateurs au sein des filiales ne sont pas toujours de qualité ou faciles, notamment en raison des différences culturelles et de la distance physique entre le siège et les filiales. Dans certaines situations extrêmes, il est impossible d’identifier ou de contacter la personne en charge du suivi juridique de la filiale. L’absence ou une mauvaise communication a une conséquence sur l’activité de suivi juridique et de contrôle. La direction juridique  se retrouve souvent démunie pour obtenir des informations et des documents juridiques fiables et risque de prendre des décisions sur la base d’informations obsolètes.  Elle peut rencontrer des difficultés pour établir  un organigramme capitalistique à jour de toutes les entités, assurer le respect des obligations légales locales et  faire respecter les règles de gouvernance. Enfin, l’imprévu fait partie du quotidien.

Le cumul des problèmes non résolus et des dossiers non traités

Les échanges ne sont pas rapides et la résolution des problèmes et le traitement de dossiers ne sont pas immédiats. Ainsi, le traitement de  certains dossiers est abandonné ou mis de coté pour traiter les urgences, et les dossiers  non traités n’en finissent plus de se cumuler. Il arrive aussi que le siège délaisse les petites filiales ou les « dormant companies », et n’assure pas de suivi juridique pour se concentrer sur les filiales qu’il considère importantes.

La gestion de l’intégration et de la transition

La manière dont se fait la passation des dossiers et des consignes lors du départ d’un collaborateur de la direction juridique siège et d’un collaborateur en filiale est très importante. Une transition mal menée ou l’absence de transition lorsqu’il n’y pas de successeur a un impact sur l’activité de suivi juridique des sociétés.

Ces éléments expliquent en partie les difficultés pour assurer la coordination et le suivi juridique régulier et le manque de visibilité sur toutes les activités juridiques des filiales et participations à l’étranger.

Mais comment l’entreprise et la direction juridique ont pu en arriver là ?

L’organisation de la direction juridique n’est pas en adéquation avec l’activité croissante de l’entreprise et son activité à l’international.

La croissance de l’activité juridique qui est en relation directe avec la croissance de l’entreprise n’a pas été anticipée. L’organisation du département juridique n’a pas été préparée à l’évolution de l’entreprise. De nombreuses entreprises n’ont pas intégré dans leur stratégie de développement à l’international les nouveaux défis de la direction juridique. Elles n’ont pas réfléchi à une stratégie globale concrète de suivi juridique des sociétés  à l’international en identifiant les besoins d’une direction juridique corporate internationale. Elles n’ont pas adapté leur effectif, les compétences, les pratiques de travail, les outils, les processus, la communication et les méthodes de management à l’activité de la direction juridique. Enfin, elles n’ont pas élaboré et mis en place un plan de formation global aux pratiques du groupe.

Quelles solutions la direction juridique peut-elle envisager à titre préventif ?

La première solution est d’organiser efficacement la fonction juridique corporate dès le démarrage de votre activité. Il s’agit de bâtir les fondations solides de votre future direction juridique le plus tôt possible.

Ajustez l’organisation de la direction juridique au développement de l’activité à l’international

La seconde, est de faire évoluer la fonction juridique tout au long de la vie de votre entreprise et de  préparer la direction juridique aux différents changements. Cela implique d’ajuster son organisation au développement de l’activité de l’entreprise, de mettre à disposition de la direction juridique tous les moyens nécessaires pour lui faciliter le travail et lui permettre d’être performante et de devenir proactive. L’effectif, les pratiques de travail, la formation, les compétences, les outils et le mode de management doivent être adaptés au nouveau contexte international de la direction juridique corporate. Il s’agit aussi pour la direction juridique d’avoir l’expertise métier associée à une vision claire et globale de l’activité, les compétences comportementales adaptées et une approche multiculturelle dans ses pratiques. Il est important d’insister sur les pratiques de travail.  De nouvelles pratiques doivent être mises en place pour permettre à la direction juridique corporate d’avoir un contrôle sur les activités juridiques de toute nouvelle société.  Elle peut ainsi assurer un meilleur suivi juridique et vous aider à mieux maitriser les risques.

Adoptez des outils de travail modernes

Les entreprises ont la possibilité de mettre en place une  . Elle apporte de nombreux bénéfices à la direction juridique et à l’entreprise lorsque le projet est réussi. Voici quelques exemples : structure l’activité, centralise et sécurise les informations et les documents juridiques des sociétés, améliore le suivi des sociétés ce qui permet d’avoir une meilleure visibilité sur les activités juridiques et de mieux maîtriser les risques juridiques, facilite le travail des collaborateurs, diminue les efforts, et répondre plus rapidement aux demandes des clients internes et externes.

Un article consacré à la digitalisation de la gestion des sociétés sera prochainement publié.

Adoptez de nouvelles méthodes de management

Il est préférable pour le siège d’adopter des pratiques managériales qui tiennent compte des différences culturelles et qui impliquent les collaborateurs quelle que soit leur localisation. Ces pratiques doivent permettre de favoriser les échanges, la communication, la coopération et la collaboration entre le siège et les filiales. Les bonnes pratiques ont un impact positif sur la mobilisation des collaborateurs et par conséquent sur la qualité des échanges entre le siège et les filiales. Aussi, il faut accepter que les compétences comportementales soient la clé pour développer de bonnes pratiques managériales.

Pour conclure, une gestion de qualité vous permet de mieux maitriser les risques juridiques de vos sociétés à l’international. La fonction juridique corporate a un rôle essentiel pour sécuriser vos sociétés et sécuriser les dirigeants et mandataires sociaux. Elle peut être votre force comme votre faiblesse. Une bonne organisation de la fonction juridique corporate est un outil efficace au développement de votre entreprise à l’international et elle vous permet de répondre aux enjeux pour lesquels votre entreprise ne s’est pas préparée. Elle peut être une source de différenciation et un avantage concurrentiel.

Alors ne la négligez pas !