Échanges sécurisés en temps de crise : comment bien équiper son conseil d’administration ?

Dans le contexte actuel de crise sanitaire et économique, de plus en plus d’entreprises ont mis en place le travail à distance, qui renforce plus que jamais le besoin d’échanges sécurisés. Les comités exécutifs, le top management et même le conseil d’administration ne sont plus en mesure de se réunir physiquement. Des outils de collaboration à distance doivent être mis à disposition en urgence, mais pas n’importe comment. Quelles solutions proposer pour que le top management puisse faire face et réponde correctement à la crise ?

1/ Permettre les échanges sécurisés et communications en temps réel

Communiquer est indispensable en temps de crise, aussi bien en interne qu’en externe. Même si tout un chacun est inondé de messages autour du nouveau coronavirus, vous devez vous inscrire dans ce mouvement global. En ces temps de crise aiguë et d’incertitude, il est important de montrer que vous êtes concerné, impliqué et actif. Vous devez transmettre le message expliquant que, bien que vous en perceviez la gravité, la situation est sous contrôle dans votre société.

Votre communication doit viser plusieurs objectifs. Il vous faut tout d’abord rassurer l’ensemble des parties prenantes durant cette période complexe, difficile et anxiogène. Pour cela, vous devez vous adresser avec leadership à vos employés en interne, mais également à vos clients et fournisseurs en externe. Témoignez de votre empathie et de votre intérêt envers eux. Il est nécessaire de développer la transparence à travers des communications claires, efficaces et explicites.

De plus, vous devez mettre en œuvre une communication en temps réel pour informer l’ensemble des parties prenantes et assurer l’alignement des réponses des équipes face à la crise. Durant cette crise sanitaire, les liens entre vos collaborateurs ainsi qu’entre les membres du conseil d’administration doivent être resserrés. Il est important d’initier des plans d’actions adéquats et pertinents mis au point par les cellules de crise concernées. Ces cellules de crise doivent, par ailleurs,  continuer à s’appuyer sur les bonnes pratiques de gouvernance d’entreprise que vous appliquiez déjà avant la crise (accès à l’information en temps réel, échanges sécurisés…).

Pour parvenir à améliorer votre communication, il est important de porter votre attention sur la collaboration et la flexibilité de vos collaborateurs. Votre entreprise peut ainsi profiter des avantages d’un canal de communication instantanée, dédié et sécurisé, pour distinguer les communications urgentes des autres messages. Grâce à ces échanges sécurisés, votre top management, les administrateurs et toutes vos équipes peuvent avoir accès à des sources d’information fiables. Cela est indispensable pour garantir une prise de décision juste, efficace, en temps réel et adaptée.

2/ Échanges sécurisés de documents en ligne

Pour faire face à la crise sanitaire et économique actuelle et face à l’éclatement géographique des équipes, il est important d’anticiper le besoin de partage de documents en ligne, toujours de manière sécurisée. Vos activités doivent pouvoir continuer à se dérouler le plus normalement possible. La protection de vos données confidentielles et sensibles doit rester au cœur de vos préoccupations, car les pirates informatiques profitent toujours des périodes d’incertitude pour frapper. Même durant ce confinement, vous devez rester concentré pour éviter toute fuite ou gestion inappropriée de données.

Que ce soit pour la préparation des documents de réunion, l’envoi d’invitations ou le partage des documents finaux, il est important que toutes les parties intéressées reçoivent les documents en temps et en heure et de manière sécurisée. Vos efforts doivent se concentrer sur une adaptation de vos processus internes afin de garantir l’exécution des missions de chacun dans les meilleures conditions. La tenue de réunions selon la méthodologie habituelle doit être privilégiée. Vous devez œuvrer pour que votre conseil d’administration puisse se réunir afin de décider des actions à entreprendre.

La centralisation de toutes les interactions et de tous les échanges sur une unique plateforme permet de gagner du temps, tant pour l’organisateur que pour les participants. La mise en place constante et répétée d’échanges sécurisés est indispensable. Il est primordial d’éviter d’avoir recours à des serveurs partagés ou à des solutions cloud prêtes à l’emploi.

3/ Comment les outils de Diligent peuvent vous aider

Après avoir examiné les bonnes raisons de continuer à traiter dans le cadre d’échanges sécurisés, intéressons-nous à la meilleure façon d’y parvenir. Le groupe Diligent offre une suite d’outils sécurisés qui permettent de préparer et conduire des réunions à distance de manière sécurisée. Ainsi, vos équipes et les membres du conseil d’administration peuvent poursuivre leurs missions habituelles en toute sérénité. Il est nécessaire, dans cette crise sans précédent, d’offrir à vos collaborateurs des outils sur lesquels ils peuvent réellement compter.

Nos différentes plateformes sont interconnectées pour plus de facilité et une sécurité toujours plus renforcée. Elles vont garantir des échanges sécurisés entre toutes les parties prenantes, tout en offrant les meilleurs niveaux de protection des données. Intégrés à la suite Governance Cloud, nos logiciels sont des aides précieuses pour conduire les actions cruciales des entreprises. Accessibles en ligne hors connexion, de n’importe quel appareil électronique, partout dans le monde et à n’importe quelle heure, ces outils digitaux ont été conçus pour vous épauler au quotidien.

Diligent Boards est une solution numérique de gestion des conseils d’administration. Pour préparer les documents des séances, envoyer vos invitations de visioconférence, rédiger les comptes-rendus ou encore voter en ligne, il offre toutes les fonctionnalités adaptées à travers un portail intuitif et hautement sécurisé. Pour communiquer en toute sécurité, Diligent Messenger est une alternative bien plus sûre aux emails qui exposent les utilisateurs aux erreurs humaines, vols d’information et aux hackers.

En toute simplicité, Diligent Secure File Sharing permet de partager des documents volumineux et confidentiels avec un niveau de sécurisation optimal, en particulier avec des parties tierces (représentants presse, auditeurs, avocats…). Dans le cadre de l’organisation d’une réunion, en interne comme en externe, il est fondamental de pouvoir échanger sans compromettre la protection des informations sensibles que vos collaborateurs échangent.

L’état d’urgence actuel induit par la catastrophe sanitaire du COVID-19 exacerbe le besoin d’avoir recours à des échanges sécurisés. Le télétravail et la collaboration à distance se sont tellement développés dans les entreprises depuis le début de la crise qu’il devient alors indispensable que toutes les parties prenantes des sociétés s’emparent plus qu’avant des outils numériques adaptés.