Entreprise en croissance : pourquoi utiliser un logiciel data room ?

Les fusions-acquisitions reprennent en France depuis septembre 2020, signe que les marchés perçoivent les opérations de croissance d’un œil bienveillant. Les data rooms, ces salles de données virtuelles ou VDR (virtual data rooms), ont donc de beaux jours devant elles.

Cela fait maintenant quasiment un siècle que les acteurs M&A passent par des “salles de marché” pour assurer la réussite de leurs process de due diligence et de “Fusac”. Les logiciels de Fusion-Acquisition qui existent aujourd’hui sont autrement plus utiles, notamment grâce aux technologies Cloud. Ultra-sécurisés, ils permettent d’échanger de façon très encadrée autour d’opérations de croissance aussi diverses que l’achat d’actifs, le développement de nouveaux produits, les transactions immobilières ou encore les questions de brevets et de propriété intellectuelle.

Logiciel data room : quelle utilité lors d’une Fusion-Acquisition ?

Les logiciels de data room conviennent particulièrement bien aux problématiques propres aux Fusions & Acquisitions. Ces opérations financières requièrent effectivement de rendre disponibles un certain nombre de documents rapidement et de façon hyper sécurisée. Il s’agit là d’une des fonctionnalités principales des VDR. Ces solutions intègrent en outre les parties prenantes internes et externes selon différents niveaux d’accès et d’autorisation au centre de données.

Un accès sécurisé à une grande quantité de données

Dans le cadre d’une opération de M&A, l’intérêt majeur d’un logiciel de data room consiste à donner accès à de très nombreux documents. Indispensable pendant la période de due diligence, la salle de données virtuelle permet ainsi de télécharger des dossiers volumineux. Si la solution est bien conçue, elle va aussi aider les utilisateurs à catégoriser leurs données en quelques clics, pour faciliter le travail des acheteurs comme des vendeurs.

Les data rooms, ainsi que les logiciels de collaboration, offrent également tous les critères de sécurité indispensables à une opération d’ampleur comme une Fusac. Le logiciel va chiffrer les données et sécuriser l’accès à la virtual data room, et ce depuis tous les navigateurs concernés. Les datas auront le même degré de confidentialité, que les utilisateurs les consultent depuis leurs ordinateurs portables ou depuis leurs tablettes, en France ou à l’étranger.

Le logiciel data room assure aussi un accès granulaire aux dossiers sensibles. Une VDR offre effectivement la possibilité de créer une équipe de collaborateurs, d’administrateurs, mais aussi de parties prenantes extérieures. Le groupe intègre ainsi d’autres entreprises, des instances réglementaires, ainsi que des prestataires comme les notaires, avocats et autres consultants. Avec la salle de données virtuelle, vous pouvez également exclure certains acteurs internes à l’entreprise, comme la DSI, pour améliorer le travail en cercle fermé et limiter l’accès aux données.

La direction générale prévient ainsi tout risque de fuite de données. Elle s’assure aussi de protéger l’indépendance des parties prenantes, en garantissant la confidentialité de leurs échanges. Les équipes commerciales gardent par ailleurs une visibilité et un pouvoir d’intervention dans le processus de questions-réponses qui caractérise la due diligence.

Toute la souplesse d’une VDR pour une due diligence accélérée

Les logiciels de data room font donc partie des indispensables pour réussir une M&A. Ils le sont d’autant plus qu’ils permettent d’assurer la réactivité des équipes, dans un contexte où trouver le bon timing reste un critère de réussite. Les logiciels data rooms assurent effectivement un accès en temps réel aux informations, quel que soit l’horaire ou la localisation géographique des acteurs impliqués. La procédure de Fusion-Acquisition gagne ainsi en souplesse, et donc en rapidité.

Les VDR concentrent donc tous les éléments nécessaires à l’aboutissement d’une opération Fusac :

• Accessibilité d’un grand nombre de documents, à distance et depuis différents supports ;
• Ultra-sécurisation des données ;
• Limitation des autorisations d’accès et de modifications des dossiers ;
• Consultation en temps réel, pour accélérer les processus de “diligence raisonnable”.

Assurer la confidentialité des opérations clés

Les logiciels de data rooms se révèlent particulièrement utiles aux opérations caractéristiques des entreprises en croissance. Ces dernières multiplient effectivement les projets d’envergure, qu’ils soient financiers, immobiliers, marketing ou encore réglementaires. Les occasions de passer par une VDR ne manquent donc pas, tant les besoins de mobiliser un grand nombre de données en temps réel et de façon ultra-sécurisée se superposent.

Les data rooms ont par ailleurs l’avantage de raffermir les standards sécuritaires des entreprises en développement. Elles améliorent donc leur crédibilité aux yeux de potentiels investisseurs ou des organismes réglementaires.

Les salles de données virtuelles assurent en outre le secret absolu d’opérations hautement confidentielles, dont les parties prenantes ont souvent besoin de réassurance. Avec un logiciel data room, l’entreprise assure notamment la parfaite traçabilité des démarches. Elle prévient également toute fuite d’information, pour des opérations de développement qui se déroulent efficacement et en toute sérénité :

• Rebranding ;
• Développement de nouveaux produits ;
• Protection de la propriété intellectuelle, des brevets et des licences de marque ;
• Partage de données confidentielles avec des organismes de réglementation ;
• Échanges avec des auditeurs ;
• Mise à disposition d’informations à destination des conseillers fiscaux ou juridiques ;
• Opérations financières ;
• Démarches immobilières ;
• Acquisition d’actifs.

L’acquisition d’actifs pour soutenir la croissance de l’entreprise

Les sociétés en croissance passent parfois par des phases d’acquisition d’actifs. Ces démarches imprègnent la société d’une série d’angoisses liées à la fuite potentielle de données. En plus de faciliter l’espionnage, ces fuites peuvent effectivement être à l’origine de modifications du marché qui desservent l’entreprise.

Quelle que soit l’étape de l’acquisition d’actifs en cours, les parties prenantes ont besoin d’un accès facile et souple à de nombreuses informations. L’étude d’opportunité demande par exemple de grandes capacités d’autodiagnostic, qui impliquent de faire communiquer les acteurs internes. Ces informations hautement stratégiques ne peuvent évidemment souffrir aucune fuite.

De la même façon, l’étude de faisabilité propre aux opérations d’acquisition d’actifs implique des acteurs juridiques et fiscaux qui ont l’habitude des processus très sécurisés. Il y a de grandes chances pour que ces prestataires conseillent le recours à un logiciel de data room pour la mise en œuvre de l’acquisition d’actifs. Cette étape réclame effectivement la rédaction collaborative d’actes juridiques, ainsi que le transfert de contrats et d’autres documents sensibles, comme les créances et dettes.

Pour protéger la confidentialité de vos transactions d’acquisition d’actifs, les data rooms virtuelles sont donc particulièrement utiles. En assurant la sécurité de l’ensemble des données et de l’accès aux contrats, elles soulagent l’esprit des parties prenantes et des prestataires. Tous peuvent se concentrer sur l’acquisition d’actifs sans crainte, ce qui accélère considérablement le processus.