Faut-il équiper le comité exécutif d’un outil digital d’échange ?

Que ce soit au niveau du top management ou du comité exécutif, les débats liés à la digitalisation de l’entreprise enflent, sans pour autant toujours aboutir. Cette problématique en accompagne cependant une autre, liée à la cybersécurité de l’entreprise. Le développement du télétravail entraîne effectivement une nécessaire mise en ligne des échanges et des documents. Les risques de fuite de données s’avèrent donc encore plus prégnants qu’il y a un an.

La digitalisation des activités du COMEX peut pallier ces vulnérabilités, en plus d’apporter des modes de travail plus souples, au service de la prise de décisions.

Simplifier et sécuriser la collaboration du comité exécutif

Les Directions des Systèmes Informatiques peinent encore parfois à convaincre les comités exécutifs de l’urgence que représente la cybersécurité pour l’entreprise. Dans certaines configurations, c’est le COMEX qui a lui-même du mal à convaincre la direction générale.

Dans un cas comme dans l’autre, la question de la sécurité des échanges reste vitale. Plus que tout autre collaborateur, le membre du comité porte la responsabilité de la sécurité des données confidentielles de la société, et donc aussi de son image de marque.

Montrer l’exemple en prenant la cybersécurité à bras-le-corps

Pour inscrire la cybersécurité dans le vécu quotidien de la société, équiper les instances de direction en priorité est une bonne stratégie. Si le comité exécutif s’empare de la question de la sécurité informatique en optant pour les outils de digitalisation adaptés, il encourage alors une culture d’entreprise axée sur la sécurité. C’est ce qu’un récent article des Échos sur l’ingénierie sociale appelle d’ailleurs “créer une attitude d’appropriation” par le haut.

Parmi les logiciels à disposition des comités exécutifs se distinguent notamment les resources centers privatisés et autres data rooms, ou salles de données virtuelles. Ces logiciels, fréquemment utilisés pour réussir les opérations de Fusions-Acquisitions, ne font pas que sécuriser les données manipulées par le COMEX. Ils recèlent aussi de multiples fonctionnalités pour booster sa productivité :

• un espace dédié aux documents confidentiels du comité exécutif, à ses décisions et à ses réunions, pour centraliser les fichiers importants et éviter les allers-retours de parapheurs ;
• une collaboration facile autour de fichiers simples à partager, à annoter, à commenter ;
• des notifications à chaque correction ;
• un vote en ligne selon des processus personnalisés, avec suivi des résultats en temps réel ;
• un accès aux documents 24h/7j ;
• des contacts et des calendriers centralisés ;
• des formulaires pour sonder rapidement les membres du comité et préparer efficacement les séances ;
• des autorisations d’accès encadrées pour assurer la confidentialité des données ;
• la possibilité de verrouiller à distance un appareil perdu ou volé.

Choisir la bonne solution de digitalisation du comité exécutif

S’il existe plusieurs solutions numériques telles que les salles de données virtuelles pour soutenir les activités du comité exécutif, le logiciel Diligent affiche cependant quelques particularités.

Nous proposons notamment, en plus d’une data room en ligne, un outil d’aide à la rédaction des procès-verbaux. Ce logiciel simplifie la rédaction des PVs du comité exécutif grâce à des modèles préexistants. Le secrétaire de COMEX peut également y ajouter des participants ou des thèmes d’un simple clic. Il peut aussi opter pour tel ou tel modèle de mise en page.

La suite logiciels Diligent affiche également d’autres points forts qui la différencient de sa concurrence, ne serait-ce qu’en termes de sécurisation des process :

• un resource center géographiquement proche des clients européens, car situé en Allemagne ;
• un service client premium, multilingue, disponible 24h/24 et 7j/7 : un indispensable pour une transformation digitale réussie, sans erreur ;
• une solution ultra-sécurisée, certifiée ISO et TRUST, qui subit régulièrement des audits internationaux et des tests de pénétration.

Un outil de communication hors réunions pour remplacer efficacement WhatsApp et emails

Les membres du COMEX communiquent en permanence, en amont et en aval de leurs réunions. Cette activité indispensable mais chronophage s’exerce en outre souvent sur des supports d’échange peu sécurisés, comme les emails personnels ou les messageries grand public type WhatsApp. Les faiblesses de ces solutions ne sont pourtant plus à démontrer : un logiciel espion s’est emparé de WhatsApp en mai 2019, remettant en cause la sécurité des communications de toutes les entreprises.

En plus de manquer de protection face aux piratages informatiques, ces systèmes de messagerie encouragent les comportements à risque. De tous les dangers que représentent les échanges du COMEX hors réunion, le risque principal reste effectivement humain. Un copier-coller malheureux, une pièce jointe transférée au mauvais destinataire, un message envoyé par erreur… Les vulnérabilités humaines font planer un large cyber risque sur l’entreprise.

Pour pallier ces cybermenaces, il existe cependant des messageries dédiées aux équipes de directions. Ces solutions, en plus de garantir la cybersécurité des communications, fluidifient les modalités d’échanges pour aider les comités exécutifs à gagner en efficacité. C’est notamment le cas de Diligent Messenger, dispositif chiffré AES 256 bits, qui subit des tests d’intrusion indépendants réguliers :

• création de groupe d’échange prédéfinis, comme sur WhatsApp ;
• accès rapide et intuitif par Touch-ID™ ou balayage l’écran ;
• possibilité d’effacer à distance les données d’une tablette ou d’un mobile perdu ou volé ;
• notifications des envois, des remises de messages et de leurs lectures par les destinataires ;
• alertes en cas d’annonces à transmettre à tout le COMEX ;
• conservation de certaines communications, suppression des autres ;
• archivage organisé des informations précieuses.

Cette solution de messagerie s’efforce de rester au plus près des habitudes quotidiennes des membres du comité exécutif. L’ergonomie de notre logiciel est d’ailleurs l’un des facteurs principaux de sa large adoption par nos clients.

Les outils digitaux de communication autour du COMEX peuvent aussi servir au Président-directeur général. Selon un récent rapport de la Cour des Comptes, le PDG a un rôle pivot dans la réussite de la transformation digitale des entreprises. Comme le comité exécutif, son comportement encourage l’adoption d’une nouvelle dynamique, plus axée transformation numérique et cybersécurité.