Comment améliorer l’évaluation de la performance du conseil d’administration ?

Sans être une obligation légale, l’évaluation de la performance s’impose peu à peu dans les conseils d’administration. Elle présente des bénéfices intéressants comme d’enrichir la gouvernance d’entreprise et d’optimiser le fonctionnement des conseils d’administration. Outre le fait d’être recommandée par le code Afep-Medef, cette évaluation des administrateurs est un outil précieux pour tous les conseils qui souhaitent adopter une démarche de progrès.

Que recommande le code de gouvernance concernant l’évaluation de la performance des administrateurs ?

Le code sur le gouvernement d’entreprise des sociétés cotées, Afep-Medef, dans sa version datée de 2018, consacre un point entier à l’évaluation de la performance du conseil d’administration. Il rappelle que le but de cette évaluation est de vérifier que le conseil répond parfaitement aux attentes des actionnaires qui l’ont mandaté pour administrer l’entreprise. Il s’agit alors d’analyser selon une régularité déterminée « sa composition, son organisation et son fonctionnement (ce qui implique aussi une revue des comités du conseil) ».

À l’occasion de cette démarche, le conseil d’administration doit se questionner sur « l’équilibre souhaitable » de sa composition et de celle de ses comités spécialisés. De plus, l’évaluation doit porter sur « l’adéquation à ses tâches de son organisation et de son fonctionnement ».

Le code Afep-Medef pose trois objectifs à l’évaluation de la performance des conseils d’administration :

• « faire le point sur les modalités de fonctionnement du conseil ;
• vérifier que les questions importantes sont convenablement préparées et débattues ;
• apprécier la contribution effective de chaque administrateur aux travaux du conseil ».

Enfin, le code de gouvernance expose ses recommandations quant à la mise en œuvre de l’évaluation des administrateurs. Celle-ci est portée par le « comité en charge de la sélection ou des nominations ou d’un administrateur indépendant, avec l’aide d’un consultant extérieur ». Ainsi le code préconise de débattre du fonctionnement du conseil chaque année. Par ailleurs, il prône une périodicité annuelle concernant l’information des actionnaires au sujet de la réalisation des évaluations dans le rapport sur le gouvernement d’entreprise. La formalisation de l’évaluation est conseillée au moins tous les trois ans.

Évaluation de la performance du conseil d’administration : 3 clés stratégiques pour l’améliorer

1) Soyez clair sur l’objectif de l’évaluation de la performance et l’intérêt d’y répondre

Pour réussir votre évaluation de la performance des membres du conseil, veillez à bien expliquer votre démarche. Il est important d’être transparent sur les objectifs poursuivis. Il ne faut bien évidemment pas que les administrateurs se sentent jugés ou pensent que leur travail est remis en cause. Dès le lancement du projet, expliquez le plus simplement possible le but qui vous anime.

Il est primordial que les administrateurs adhérent au projet d’évaluation. Ils doivent donc parfaitement en maîtriser l’importance au regard de leur contribution à la création de valeur de la société. Il faut que leur participation soit la plus volontariste et naturelle que possible, à l’instar de celle des dirigeants évalués eux aussi. C’est de cette façon que les questionnaires sont les plus porteurs d’analyses pertinentes et utiles.

Pour faciliter l’adhésion des membres du conseil d’administration, il est important d’exposer l’intérêt qu’ils ont à y participer. Aussi il faut rappeler dans quel cadre cette démarche d’évaluation s’insère et ce qu’elle va permettre. Les administrateurs doivent se questionner sur leur capacité à répondre parfaitement aux attentes de leurs actionnaires et chercher à optimiser le fonctionnement de leur organe. De plus, l’évaluation va participer à professionnaliser leur pratique de gouvernance tout en renforçant leur vision stratégique.

2) Définissez vos indicateurs et évaluez les membres du conseil d’administration

Pour que votre évaluation du conseil administration performe, veillez à parfaitement sélectionner vos indicateurs. Ils doivent être établis en fonction des objectifs de l’évaluation de la performance définis par le code Afep-Medef et par les finalités propres que votre société se donne.

Le conseil d’administration doit être interrogé sur la façon dont il pense remplir ses missions. Ainsi il peut être questionné sur le temps dont il dispose pour analyser les documents qui lui sont remis, pour traiter les questions qui lui sont soumises ou encore pour débattre des points stratégiques lors des séances du conseil d’administration. L’évaluation peut aborder également le niveau de qualité de l’information qui lui est transmise, la bonne prise en compte de l’intérêt suprême de la société ou encore les relations au sein du conseil et entre les différents organes de l’entreprise.

Pour un maximum d’efficacité, les questionnaires doivent être conçus de façon très simple. Il faut privilégier les questions fermées, c’est-à-dire sous forme de QCM avec des propositions de réponses. De plus, il est pertinent de prévoir des questions conditionnelles, qui vont dépendre des réponses des membres du conseil. De cette manière, un administrateur membre d’un comité spécialisé aura des questions spécifiques à ce comité. Ainsi l’administrateur qui a le plus souvent un planning très chargé pourra rapidement répondre aux questions qui le concernent.

3) Utilisez un outil pour évaluer la performance plus facilement et plus rapidement

Pour un maximum d’efficacité, faites-vous aider d’un logiciel dédié à l’évaluation de la performance des conseils d’administration. La solution Diligent Board Evaluations est totalement adaptée à cette tâche. Intégrée à la suite Governance Cloud, elle offre l’avantage d’être très simple d’utilisation permettant de réellement gagner du temps.

Plutôt que d’utiliser des feuilles de calcul complexes, fastidieuses et rébarbatives, Diligent Board Evaluations offre une interface agréable et intuitive. Cet outil facilite le travail de vos employés avec une solution d’auto-évaluation de tous les administrateurs par le truchement de sondages. Ainsi vous réalisez cette mission aisément en interne, sans avoir besoin d’un consultant externe.

Par ailleurs, un outil digital est facilement accessible de partout et à n’importe quelle heure sur un simple appareil électronique, tel qu’une tablette. Donc, il s’adapte parfaitement aux administrateurs. Ces derniers sont en effet très occupés par diverses fonctions et géographiquement dispersés. Aussi la solution numérique est idéale.

Enfin, l’outil digitalisé d’évaluation des conseils d’administration offrent clé en main des fonctionnalités efficientes. Ainsi vous disposez de différents types de questions déjà testées à adapter à votre propre évaluation. Des notes peuvent être intégrées avec des renvois directs facilitant leur lecture. Tous les appareils électroniques peuvent être utilisés : ordinateur, tablette et smartphone. Aucune formation, ni ajout de logiciel n’est nécessaire.

Automatiquement, vous réalisez un suivi des retours des membres du conseil. Des rapports visuels avec des graphiques et des tableurs sont créés automatiquement permettant une diffusion aisée.