Exploitation des technologies, synonyme de conformité accrue

Assurer la conformité d’entreprise dans un environnement réglementaire extrêmement complexe tient du véritable exploit – encore davantage dans un espace où règne la numérisation.

En revanche, les tâches de suivi de la gouvernance, de gestion des risques et de conformité (GRC) sont assurée par un éventail d’outils et de processus. Ces outils, dont bon nombre sont disponibles en ligne et automatisés, peuvent aider les entreprises à assumer leurs responsabilités commerciales sans toutefois distraire leurs cadres de leurs activités quotidiennes.

Bref historique de la conformité d’entreprise moderne

Nous ferions preuve de négligence si nous abordions le thème de la conformité sans parler des circonstances qui ont mené au climat réglementaire actuel.

Une série de délits d’entreprises commis en 2001, tels que les fraudes comptables des entreprises Enron et WorldCom, ont provoqué le renforcement des réglementations en matière de conformité. En 2002, Cynthia Glassman, à l’époque commissaire à l’autorité des marchés financiers (SEC) aux États-Unis, a prononcé un discours à la American Society of Corporate Secretaries, déclarant avoir lancé la carrière de bon nombre de directeurs de la conformité.

« Pour tenter d’illustrer la conscience d’entreprise, je pense qu’un facteur particulier est essentiel, bien qu’il ne soit pas spécialement obligatoire », a annoncé Cynthia Glassman. Et d’ajouter : « si bien que le PDG ne puisse pas déléguer sa responsabilité spécifique, qui est le strict respect des dispositions de la loi Sarbanes-Oxley et des règles de la Commission, une entreprise doit nommer un directeur chargé des problèmes d’éthique et de conformité d’entreprise ».

La crise bancaire de 2008 a encore accentué la demande d’une surveillance accrue de la gouvernance d’entreprise, entraînant l’adoption de différentes lois telles que le Dodd-Frank Act, visant à réformer Wall Street.

Selon Bloomberg, ces événements ont mis l’accent sur la conformité comme mécanisme destiné à éradiquer tout comportement d’entreprise contraire à l’éthique, et sur la responsabilité du directeur de la conformité.

Meilleures pratiques en matière de conformité

Lorsque Lamond Kearse est entré en fonction en 2004, il s’est retrouvé face à des volumes énormes de données des 40 ans d’existence de la MTA. Comme il l’a expliqué dans la vidéo du New York Stock Exchange, il a déclaré que sa principale tâche consistait à éplucher toutes les données pour dénicher les éléments en rapport avec sa fonction. Cependant, la plupart des données avaient été recueillies par différents services et filiales (feuilles de calcul, documents, bases de données internes).

Le premier défi était d’harmoniser le système de tenue des registres de l’entreprise. « Grâce à une plateforme unique, nous sommes parvenus à connecter tout le monde », a expliqué L. Kearse. Un référentiel unique pour la documentation des pratiques des services, les rapports, ou encore les informations financières permet d’assurer la bonne organisation de l’entreprise.

Une fois que L. Kearse a recueilli toutes les données, il s’est rendu compte qu’il disposait de tellement d’informations qu’il ne pourrait pas les utiliser. Il s’est alors demandé comment il pourrait analyser les données d’une façon efficace afin de mettre en évidence ce qu’il souhaitait, tout en permettant aux autres directeurs d’obtenir les informations dont ils ont besoin. L’intégration d’outils de GRC automatisés et personnalisables permet de rassembler, d’organiser et de transmettre le type de données essentielles à l’identification des tendances, des problèmes et des processus.

L’utilisation d’une cartographie de la conformité, comme celle dont disposait le MTA selon TechTarget, sur les liens entre les procédés commerciaux et les différentes lois fédérales et nationales, aide à maintenir les informations à jour. En outre, la gestion et la conservation de l’ensemble des documents appartenant au conseil d’administration – des comptes rendus aux rapports – dans un endroit accessible à tous les membres, revêtent une importance capitale.

L’époque où des classeurs étaient remplis de liasses fiscales trimestrielles, de relevés bancaires et de comptes rendus de réunions puis rangés dans un tiroir est désormais révolue. Les membres des conseils d’administration et les cadres d’entreprise sont de plus en plus férus des technologies mobiles et numériques, c’est pourquoi les documents les plus importants des entreprises les accompagnent désormais partout sur la Toile. Une solution telle que Diligent qui améliore l’organisation des conseils d’administration fait partie intégrante de l’approche exhaustive de toute entreprise dans le cadre de la gouvernance, de la gestion des risques et de la conformité dans le contexte réglementaire actuel.