Les leçons de gestion de crise des conseils d’administration du secteur médical

Les entreprises du secteur de la santé ont été parmi les plus touchées par la crise de la Covid-19. Elles ont été confrontées à des défis sans précédent. Ces sociétés se sont trouvées tiraillées entre le besoin de protéger leurs employés et le devoir de trouver des solutions face à la pandémie, le tout dans un contexte incertain et changeant. Voici les 3 leçons principales à retenir de la gestion de crise que leurs conseils d’administration ont mises en place. Elles sont proposées par Jamie Orlikoff, président du conseil d’administration du système de santé Saint Charles à Bend (Oregon) et président d’Orlikoff & Associates Inc., spécialisé dans la gouvernance et le leadership des soins de santé, la stratégie et le développement organisationnel.

1. Le conseil d’administration doit fonctionner parfaitement pour une bonne gestion de crise

Le premier point majeur à retenir pour la gestion de crise est de pouvoir disposer d’un conseil d’administration en état de fonctionner. Pour que les entreprises du secteur de la santé continuent à prendre des décisions et à agir face à la pandémie, le conseil doit être en parfait état de marche.

Pour y parvenir, Jamie Orlikoff conseille de vous assurer que vous pouvez atteindre le quorum. C’est d’autant plus crucial dans les conseils composés de nombreux membres de plus de 60 ans, qui sont donc des personnes à haut risque face à l’épidémie. À défaut d’être sûr de disposer du quorum en permanence, il est important que votre société ait désigné des comités exécutifs d’urgence, capables de prendre des décisions rapides, si nécessaire.

Par ailleurs, réservez les réunions physiques aux situations absolument indispensables en développant les séances en ligne. Pour ce faire, mettez en place des processus permettant d’optimiser le temps passé en réunion et de prendre des décisions. Pour une bonne gestion de crise, sachez distinguer les délibérations de routine des décisions plus complexes. Les premières doivent se voter promptement avec un simple vote « oui » ou « non ». Les autres doivent être discutées et analysées plus longuement et idéalement placées au début de l’ordre du jour.

D’une façon générale, améliorer les processus de décision consiste à optimiser de petites choses qui mises bout à bout font une réelle différence. Durant une période délicate, il importe plus qu’à tout autre moment de chercher à optimiser le fonctionnement du conseil d’administration. Jamie Orlikoff résume son analyse ainsi : « Supposons que vous ayez le choix entre une information parfaite ou un très bon processus de prise de décision. Qui conduira le conseil d’administration à une meilleure décision ? La réponse, très contre-intuitive, est le processus ».

2. La culture d’entreprise joue un rôle crucial en situation de crise

Pour une gestion de crise optimisée, il est indispensable de disposer d’une culture d’entreprise très développée. Une bonne culture privilégie le travail d’équipe et la « dissidence constructive ».

C’est lorsqu’une entreprise du secteur de la santé est confrontée à des décisions incroyablement difficiles et sans précédent que cette culture d’entreprise importe réellement. La qualité des processus en place est là aussi décisive. Jamie Orlikoff cite l’exemple d’une délibération portant sur la façon et le moment d’allouer des ressources contraintes.

Grâce à cette culture, les membres du conseil d’administration expriment une diversité de points de vue. Ainsi, de riches débats constructifs sont initiés au sein des conseils offrant une large variété de perspectives. Cette « dissidence constructive » associée au travail d’équipe du conseil est un vecteur de bonnes décisions pro-actives pour l’avenir de l’entreprise.

La diversité des visions que peuvent exprimer les administrateurs est une précieuse ressource pour l’entreprise. L’écoute de chacun des avis est une manière de trouver des solutions originales évitant les situations d’impasse et optimisant la gestion de crise. Ainsi, c’est la bonne culture d’entreprise qui va aider à prendre de bonnes décisions communes.

Cette synergie des relations humaines au sein du conseil d’administration est à même de faire la différence pour prendre les meilleures décisions pour l’avenir. Pour Jamie Orlikoff : « Les conseils d’administration qui ont une « colle sociale », qui ont pris le temps de créer ce type de relations interpersonnelles dynamiques, s’en sortiront beaucoup mieux dans cette crise que ceux qui n’en ont pas ».

Pour initier le développement d’une culture d’entreprise, le processus d’intégration des administrateurs représente un levier significatif. Il faut alors aller au-delà de la simple remise d’un « gros classeur épais » ou d’une petite phrase du type « venez à la réunion et ce sera plus clair ». Au contraire, il faut « communiquer au nouveau membre où se trouve le conseil et où vous voulez qu’il soit », selon Jamie Orlikoff. C’est de cette manière qu’il sera plus enclin à participer aux séances du conseil d’administration et à s’impliquer dans le processus décisionnel.

3. Les conseils d’administration sont dans une position unique pour soutenir les cadres et les employés en gestion de crise

Pour améliorer la gestion de crise, il est indispensable que les conseils d’administration se servent de leur positionnement pour aider les collaborateurs de la société. L’élaboration de politiques qu’ils approuveront et la prise de parole devant les médias et les représentants du gouvernement sont deux moyens de les soutenir.

Face à la situation de crise, les employés se retrouvent souvent stressés, inquiets et même impactés par des questions de responsabilité légale. Pour les aider à faire face à une crise incertaine et anxiogène, les conseils ont un rôle à jouer. Ils ont la possibilité de prendre la parole et de s’exprimer au nom de l’organe qu’ils représentent.

Ainsi, ils peuvent donner de la voix et parfois montrer un point de vue différent. Qu’ils s’adressent aux médias ou aux dirigeants politiques, leurs avis portent pour tenter de faire changer les choses. « Les conseils peuvent avoir besoin de jouer un rôle plus agressif dans la communauté que par le passé » précise Jamie Orlikoff.

Les modalités de la gestion de crise mises en place par les entreprises du secteur de la santé nous ont beaucoup appris. Certaines avancées, concernant le travail notamment, qui ont été réalisées durant cette période si particulière seront maintenues compte tenu des bénéfices apportés. Ce qui va perdurer n’est pas encore connu, l’avenir reste encore à écrire à partir des leçons que nous pouvons d’ores et déjà tirer.