Gestion des risques juridiques : définition et outils facilitants

Les directions juridiques sont souvent décrétées responsables des différents risques de l’entreprise. C’est presque sous-estimer le travail que réclame la gestion des risques juridiques, assez variés et complexes pour mobiliser toute une équipe. Les DAJ doivent dorénavant maîtriser les différentes lois qui concernent la société, y compris à l’international, mais aussi savoir rédiger les documents officiels, encadrer le contentieux, assumer les risques juridiques et protéger l’entreprise. Comment réussir toutes ces tâches à la fois sans surcharger son équipe ? Quels sont les risques juridiques à prendre en compte ? Quels outils pour réussir cette mission ?

Définition du risque juridique en entreprise

On définit généralement les risques comme les conséquences incertaines et négatives d’événements. Mais qu’en est-il du risque juridique ?

Contextes d’apparition du risque juridique

De nombreux risques d’entreprise peuvent avoir des conséquences juridiques sans être de nature juridique. Les risques liés aux contrats, aux actifs, aux filiales, à la conformité réglementaire et à la propriété intellectuelle relèvent directement du risque juridique. Ils ont d’ailleurs tous un potentiel de nuisance pour l’entreprise.

Nous définirons ici le risque comme la manifestation du non-respect de textes réglementaires ou légaux auxquels l’entreprise est pourtant soumise. Ce risque dépend de la direction des affaires juridiques, ou DAJ, et de la ou du directeur juridique. Il rentre aussi dans le périmètre d’actions des risk managers. Il recoupe 5 types de risques.

1 / Les risques liés au statut juridique de l’entreprise

Au moment de leur création, les sociétés choisissent un statut juridique et un schéma de gouvernance. Ces deux caractéristiques ont des implications en termes de processus managériaux, documentaires, opérationnels ou même fiscaux. Elles demandent donc aussi à la direction des affaires juridiques de mettre en place des contrôles visant à s’assurer du respect des bonnes pratiques dans ces domaines, et notamment en termes de fraude.

2 / Risques juridiques liés aux actifs

La DAJ a également la responsabilité de la protection des actifs de l’entreprise que sont :

• le capital humain ;
• la propriété intellectuelle ;
• les bâtiments ;
• le matériel.

Les deux premiers sont qualifiés d’actifs intangibles, les deux derniers d’actifs tangibles.

3 / Contrats et risques juridiques

Le risque contractuel recoupe deux situations :

• la société n’arrive pas à gérer ses obligations ou ses avantages contractuels ;
• le contrat n’est pas honoré et génère des pertes financières ;
• la gestion contractuelle est imparfaite : non-conformité de certaines dispositions, délais non respectés, erreurs de frappe etc.

La prévention du risque contractuel passe notamment par le recours à des logiciels spécialisés, permettant de s’appuyer sur des modèles pour standardiser les processus et ne rien oublier. C’est notamment le cas d’une solution comme Diligent Minutes, un outil numérique qui aide les secrétaires des conseils d’administration dans la prise de procès-verbaux.

4 / Risques liés aux litiges

Les litiges recoupent toutes les situations où un différend implique le dépôt d’une plainte. On parle dans ce cas de contentieux. Ils peuvent nuire à la réputation de l’entreprise. La gestion des risques juridiques liés aux litiges comprend donc un travail particulier en termes d’accords de transfert de risque et de conformité réglementaire.

5 / Les risques réglementaires

Les sociétés se soumettent à différentes réglementations relatives à leurs secteurs d’activité. Il peut s’agir de normes, de lois, d’arrêtés ou même de textes d’origine politique. Tous évoluent régulièrement. Leur non-respect implique la plupart du temps des pénalités et/ou des contentieux. D’où l’intérêt de recourir aux solutions de conformité juridique.

Gestion des risques juridiques : l’indispensable cartographie

Pour prévenir et encadrer le risque juridique, les DAJ s’appuient généralement sur la constitution d’une cartographie des risques juridiques. Il existe plusieurs méthodes pour recenser et classifier les risques, comme la méthode AMDEC ou la famille de normes ISO 31000. Le plus important reste de bien délimiter ce qui relève des risques juridiques et des autres risques légaux, comme ceux liés au droit du travail.

Cette cartographie des risques juridiques doit permettre d’aboutir, in fine, à un plan d’actions visant à encadrer chaque risque identifié. Son élaboration peut être facilitée en utilisant un logiciel de gestion des risques et de conformité.

Les objectifs de la cartographie des risques juridiques

La cartographie des risques juridiques permet, dans un premier temps, d’obtenir une visibilité d’ensemble sur les risques encourus par l’entreprise et leurs impacts. Elle aide aussi à prioriser le travail de la direction juridique, et à réclamer les ressources nécessaires à une bonne gestion des risques juridiques.

Bien communiquée en interne, cette cartographie des risques juridiques aide aussi à véhiculer une culture commune du risque. Elle identifie les “risk owners”, ou propriétaires du risque, qui auront la charge de le gérer. Elle simplifie ainsi la mise en place d’actions préventives et correctives.

Fonctionnement d’une cartographie des risques juridiques

Une cartographie des risques juridiques permet de les classer en croisant leur impact et leur probabilité d’occurrence. Les théories divergent quant aux méthodes à adopter pour définir l’impact d’un risque juridique. Le risque peut ainsi être évalué de façon nominale, “grave” ou “léger”. Il peut aussi être calculé de 1 à 5. D’autres méthodes, moins subjectives, proposent également de le chiffrer en termes de pertes financières.

Dans tous les cas, la hiérarchisation des risques juridiques doit prendre en compte différentes catégories de conséquences probables :

• atteinte à la réputation de l’entreprise, qui aboutit parfois à une perte d’affaires ;
• impact financier lié aux amendes et dommages et intérêts ;
• risque pénal lié à la responsabilité légale de la direction générale.

Les outils d’une gestion des risques juridiques coordonnée

Que ce soit lors de la cartographie des risques juridiques ou lors de la mise en place du plan d’action de prévention et de correction, la difficulté réside dans la coordination des équipes. Ce besoin peut impliquer le recours à des plateformes de travail collaboratif, qui recoupent différentes fonctionnalités utiles :

• source unique, partagée et cyber sécurisée d’échanges d’informations ;
• outil numérique ne nécessitant pas l’échange chronophage de parapheurs ;
• édition facile des documents par glisser-déposer de dossier ;
• mises à jour automatiques en cas de modification, doublées de contrôle de versions ;
• notifications en cas de commentaires ou de modifications ;
• réseau sécurisé, séparé du système de messagerie interne.