Quelle gouvernance numérique pour l’entreprise ?

La nécessité de la transformation digitale ne fait plus débat. Reste à encadrer la stratégie numérique que votre entreprise souhaite développer. Vous allez devoir l’harmoniser, trouver les points communs entre les besoins digitaux de vos différentes équipes, légiférer quant aux règles à respecter. C’est précisément l’objet de la gouvernance numérique. Là où le gouvernement d’entreprise régit la répartition des pouvoirs dans la société, la gouvernance du numérique encadre le déploiement digital, ses limites et ses horizons. Explications.

Définition de la gouvernance numérique

En cherchant en ligne, il s’avère difficile de trouver une définition unilatérale de la gouvernance numérique. Certains articles la confondent avec la transformation numérique, ou avec la transition digitale. D’autres y voient une forme de charte d’utilisation des outils informatiques dans l’entreprise.

Il faut dire que la gouvernance numérique touche à ces trois aspects. On peut définir la gouvernance numérique comme un système de règles et de valeurs qui régissent les processus et les relations autour de l’utilisation du numérique. On parle aussi parfois de “schéma directeur du numérique ».

Les anglophones utilisent quant à eux l’expression “digital governance”. À ne pas confondre avec la “digital governance » exercée par les États. Celle-ci vise cette fois à encadrer les impacts de la numérisation des processus sur les relations internationales, la sécurité des informations, la transformation de l’action publique et de l’économie numérique.

Le pilotage du numérique au niveau de l’entreprise consiste à définir les :

• Usages des outils numériques ;
• Moyens informatiques d’échange internes et avec les parties prenantes ;
• Responsabilités liées aux outils numériques ;
• Autorités décisionnelles pour les questions numériques ;
• Risques liés à la transformation digitale.

La stratégie numérique de la structure vise donc à réduire les risques, à assurer une conformité aux législations et à encadrer les utilisations numériques. En cela, elle n’est pas sans rappeler la gouvernance de l’information.

Quels sont les objectifs de la gouvernance numérique d’entreprise ?

S’entendre sur la gouvernance digitale pour la société, c’est chercher un consensus autour de l’usage du numérique. Dans l’entreprise, les différentes équipes ont leurs propres visions de ce à quoi leur sert le digital. La gouvernance numérique donne une cohérence à ces différents objectifs, en les encadrant par un horizon et des valeurs communes.

La gouvernance du numérique doit ainsi :

• Aider à la prise de décision en cas de problématique urgente liée au digital ;
• Éviter les pratiques éloignées des valeurs de l’entreprise et de sa stratégie ;
• Protéger ses données sensibles et donc aussi la relation avec ses parties prenantes ;
• Clarifier les personnes référentes en termes de digital ;
• Gérer de façon unifiée les ressources et les contrats liés au numérique ;
• Installer des procédures systématiques pour organiser certaines démarches telles que l’acquisition de nouveaux logiciels ;
• Rationaliser l’allocation des ressources budgétaires dédiées au numérique ;
• Donner des objectifs de performance à la stratégie digitale de la structure.

La “digital governance” doit donc permettre de minimiser l’incertitude autour du numérique.

Qui décide de la politique numérique de l’entreprise ?

La politique du numérique occupe dorénavant le cœur de la stratégie de n’importe quelle structure. Elle relève donc des instances de gouvernance. Le conseil d’administration et le comité exécutif ont la responsabilité de penser cette stratégie numérique.

Comme pour toutes les thématiques, ces organes de pouvoir peuvent bien sûr être aidés par les personnes qui dirigent les différents services, ou par des experts ponctuellement invités en séance. Outre les acteurs de la gouvernance, la politique numérique va aussi concerner l’équipe chargée du numérique, par exemple la direction des systèmes informatiques (DSI).

La définition d’une politique transversale peut ensuite donner lieu à des adaptations dans chaque département de l’entreprise. L’objectif consiste, dans ce cas, à conserver l’esprit de la politique numérique, ses valeurs et ses limites.

La stratégie numérique de la direction de la communication peut par exemple porter sur une stratégie marketing. Celle de la direction des affaires juridiques va plus consister à se servir du numérique pour automatiser les process.

Beaucoup d’outils numériques permettent effectivement d’épargner des activités répétitives, et donc chronophages aux juristes. C’est par exemple le cas de Diligent Entities, qui assure la conformité réglementaire des activités quand l’entreprise exerce à plusieurs échelles géographiques.

L’intérêt de la gouvernance numérique, dans ces deux exemples, consiste à encadrer les initiatives pour qu’elles servent la stratégie de l’entreprise.

Comment réussir son pilotage numérique ?

Les erreurs à l’origine d’une mauvaise gouvernance d’entreprise sont aussi celles qui nuisent à la stratégie numérique.

Porteurs d’importants risques de sécurité informatiques, les outils numériques doivent être choisis scrupuleusement. Il faut qu’ils améliorent la collaboration des équipes. On attend également d’eux qu’ils professionnalisent les processus, tout en automatisant les tâches chronophages. En revanche, ces solutions doivent être suffisamment professionnelles pour ne pas exposer vos données confidentielles.

Le choix d’une politique du numérique pertinente implique aussi d’assurer l’accès à l’information pour tout le monde. Il n’est plus concevable qu’un collaborateur en déplacement ou en télétravail soit freiné dans ses activités par son éloignement physique. Adopter une gouvernance numérique pertinente, c’est donc donner l’accès à l’information et le sécuriser en toutes circonstances.

Une politique de gouvernance numérique réussie implique également de recruter des administrateurs et des administratrices compétentes en technologies du numérique. Les conseils d’administration doivent disposer des compétences nécessaires pour encadrer les risques numériques, les désagréments, mais aussi les opportunités liées à ces technologies.

Une bonne “digital governance” réclame aussi d’assurer une veille efficace des évolutions technologiques. Le respect des données personnelles ne doit pas vous faire prendre du retard en matière de transition digitale.