Guide de la transformation digitale : les 2 erreurs courantes à éviter pour votre conseil d’administration

Les conseils d’administration sont de plus en plus enclins à commencer leur digitalisation. Pour mener à bien cette aventure numérique, il est utile de pouvoir disposer d’un guide de la transformation digitale. En effet, il n’est pas rare de constater que certaines erreurs fondamentales sont commises. Elles ne sont pourtant pas à sous-estimer. Quelles sont les 2 fautes les plus courantes dans la transition digitale des conseils des entreprises ?

Erreur 1 : Faire le mauvais compromis (sécurité, service, simplicité)

La première erreur courante de ce guide de la transformation digitale est de ne pas respecter le principe fondamental des 3 S : sécurité, service, simplicité. Ces 3 caractéristiques de toute solution digitale sont réellement indispensables à un conseil d’administration sans papier. Ils permettent d’assurer l’intégrité de vos données sensibles, la continuité de vos affaires ainsi que l’adoption de la solution. In fine, ils représentent les garants de la rentabilisation de l’investissement réalisé.

L’impact d’un système trop peu sécurisé peut être létal pour une entreprise

La sécurité est un point crucial que doit respecter tout outil de digitalisation du conseil d’administration. Il est erroné de croire que cet aspect peut être survolé lors de l’analyse des prestataires. En effet, les administrateurs disposent en permanence des informations les plus sensibles et les plus confidentielles sur leur société. Entre les données d’ordre financier, stratégique, technologique ou de ressources humaines, les membres du conseil se voient confier des informations hautement précieuses.

Dès lors, il est capital de les sécuriser. Les meilleurs dispositifs de protection des données doivent être mis en place. Il convient de disposer des solutions idoines contre les hackers informatiques, la perte ou l’oubli des appareils électroniques, comme la malveillance, mais également pour éviter les erreurs humaines. En commettant l’erreur de sous-estimer la sécurisation de la transformation numérique du conseil d’administration, vous exposez votre entreprise à des risques multiples : financiers, d’arrêt d’activité, de réputation…

Sous-estimer l’importance du service client pour digitaliser le conseil d’administration

Parfois, les entreprises entreprenant une dématérialisation de leur conseil font l’erreur de ne pas donner suffisamment d’importance à l’accès à un service client efficient. Or, pour une parfaite prise en main de l’outil par tous les administrateurs, celui-ci est essentiel. Ils doivent pouvoir communiquer avec un expert en cas de problème, à toute heure.

Les membres du conseil d’administration n’ont ni le temps, la patience ou la compétence pour rechercher des solutions techniques ou pratiques à l’utilisation d’un outil digital. Ils ont besoin d’accéder facilement à un service client qui va rapidement les accompagner vers une solution. Manquer ce point essentiel du guide de la transformation digitale vous expose au risque d’investir dans une solution qui ne sera pas utilisée et qui ne sera donc pas rentabilisé, sans compter les risques de sécurité.

L’intuitivité est à la base de toute projet réussi, également dans le guide de la transformation digitale

Une autre faute courante du guide de la transformation digitale d’un conseil d’administration est de ne pas chercher la simplicité. Or, pour être facilement et rapidement prise en main, la solution numérique offerte aux administrateurs doit être simple. Cela passe par une ergonomie et une intuitivité qui prennent réellement en compte l’utilisateur, ses compétences et ses besoins.

Les administrateurs ont des niveaux de maîtrise des outils digitaux très variables. Aussi, la simplicité est le critère qui permettra une utilisation la plus étendue possible au sein du conseil. De cette manière, elle va limiter les risques en matière de sécurité, de contournement ou encore de perte financière.

Erreur 2 : Adopter une approche en mode projet et non en mode parcours, selon le guide de la transformation digitale

Outre le non-respect de ces trois clés fondamentales, une seconde erreur dans la digitalisation du conseil d’administration consiste à en faire un projet et non un parcours. Autrement dit, il est nécessaire d’avoir une vision ouverte, d’avenir et prospective en pensant au futur et aux autres éventuels usages connexes à venir.

Pour compléter et préciser ce guide de la transformation digitale, il est indispensable de vous poser quelques questions. Quels sont vos besoins aujourd’hui et quels seront vos besoins demain ? Pourrez-vous étendre la solution à vos comités spécialisés, au comité exécutif (ComEX), à vos filiales à l’étranger ? Pourrez-vous assurer le même niveau de service pour tous les nouveaux utilisateurs ? C’est en cela que la transformation numérique est bien un parcours et non pas un projet.

Par exemple, Heineken Pensions, qui gère les régimes de retraite des employés de la célèbre marque de bière, a choisi Diligent pour sa transition numérique. Diligent Boards lui permet bien sûr d’organiser facilement et rapidement les sessions trimestrielles de son conseil d’administration. Mais la solution s’avère également utile à d’autres usages. Le portail numérique propose ainsi de très nombreuses informations aux différents utilisateurs. « Grâce à lui, tout le monde profite d’un accès direct à des modules de formation, par exemple, et à d’autres documents qui favorisent le développement professionnel », selon Janis Ireland, responsable de la gouvernance et des opérations.

Pour illustrer à nouveau ce guide de la transformation digitale, l’exemple de La Parisienne Assurances est tout aussi éclairant. La société, fondée en 1829, a déployé Diligent Boards au sein de son conseil d’administration avec un appui marqué de son directeur général, Cyrille de Montgolfier. La solution digitale est la pierre angulaire de sa stratégie vers le zéro papier, parce que « la modernité doit être un état d’esprit », comme le rappelle Loubna Essaadani Foerster, responsable juridique. En effet, la plus ancienne compagnie d’assurance française indépendante œuvre pour dématérialiser l’ensemble de son activité entraînant des changements conséquents de méthodes et supports de travail. En plus de la mise en place de Diligent Boards pour l’organisation des conseils, La Parisienne Assurances a modifié ses statuts pour introduire le vote à distance. Loubna Essaadani Foerster conclut ainsi : « Diligent est l’un des vecteurs de notre volonté du zéro papier et a permis d’accélérer la mise en place de la stratégie de dématérialisation de La Parisienne. Avec l’utilisation de Diligent Boards, nous nous inscrivons dans une modernité continue qui va au-delà du zéro papier ».

Pour conclure, il faut retenir de ce guide de la transformation digitale les 2 erreurs fondamentales à ne pas commettre. D’un côté, il convient de ne pas faire de compromis sur les 3 S (sécurité, service, simplicité). D’un autre côté, la transformation numérique est un parcours, pas un projet.