Instances de gouvernance de l’entreprise : les outils de la performance

Une fois la définition des instances de gouvernance maîtrisée, reste à comprendre les mécanismes qui nourrissent leurs performances. Dans un contexte où la digitalisation du travail va croissant, l’efficacité des instances de gouvernance de l’entreprise dépend désormais de l’adoption d’outils technologiques adéquats. Encore faut-il identifier les solutions vraiment utiles à la gouvernance et à son optimisation. Quels sont les logiciels nécessaires aux instances de gouvernance ? Sur quelles solutions digitales miser pour améliorer les performances des acteurs qui dirigent l’entreprise ?

Instances de gouvernance des entreprises : quels outils pour une gouvernance performante ?

Pour qu’une gouvernance soit porteuse de valeur, il faut qu’elle soit performante dans différents domaines :

• Les instances de gouvernance de l’entreprise doivent définir une stratégie éclairée, pensée en fonction de son environnement. Elles doivent aussi savoir surveiller l’évolution de cet environnement, ses risques et opportunités. D’où la nécessité d’outils de veille et de business intelligence ;
• La gouvernance doit s’assurer de la cohérence entre la stratégie élaborée et les activités réelles de l’entreprise, notamment au niveau opérationnel. C’est le rôle d’instance comme le comité d’audit ;
• Les responsables de la société doivent aussi s’assurer de la bonne circulation de l’information en interne. Une collaboration efficace n’est envisageable que si les outils de communication utilisés sont au service de la transparence et de la sécurité des données mobilisées ;
• Le conseil d’administration influe particulièrement sur la gouvernance de l’entreprise, notamment en gérant la nomination de la direction générale.

La nécessaire digitalisation des instances de gouvernance

Que le conseil d’administration, le COMEX ou le CODIR optent pour un outil de business intelligence, d’audit, de gestion des risques ou de collaboration en ligne, le verdict est le même : il faut digitaliser. La digitalisation des instances de gouvernance de l’entreprise joue sur ses performances à différents niveaux :

• gain de temps, en automatisant certaines tâches chronophages ;
• amélioration du niveau de collaboration ;
• traitement simplifié des données ;
• rapidité et fluidité des communications ;
• sécurisation des procédures en ligne.

Des outils de performance concrets pour les instances de gouvernance

L’environnement dans lequel évoluent les entreprises en 2021 est tel que leurs instances de gouvernance ont quasiment l’obligation de recourir aux technologies digitales pour améliorer leurs performances. Cette obligation découle de la concurrence, elle-même digitalisée, mais aussi des réels atouts que représentent les logiciels pour la gouvernance d’entreprise.

Chez Diligent, nous avons identifié 3 outils vraiment utiles pour des instances de gouvernance d’entreprise vraiment performantes.

Un outil de business intelligence pour une stratégie documentée

La gouvernance d’entreprise se nourrit d’insights quant à son environnement, mais aussi quant aux risques et aux opportunités que celui-ci représente. L’ensemble de ces éléments évoluent dans le temps, et nécessitent donc un suivi permanent.

Cette surveillance peut occasionner l’embauche d’une personne dédiée à la veille environnementale de l’entreprise. Il existe cependant des outils qui réalisent cette mission de façon automatisée, sans occasionner de réel surcoût. C’est le cas des logiciels de business intelligence, ou de « governance intelligence”.

Quelles sont les fonctionnalités d’un outil d’intelligence artificielle dédié à la “governance intelligence” ?

• fournir des données actualisées en temps réel sur les actualités qui concernent l’entreprise ;
• classer les informations recueillies par secteurs, concurrents ou thématiques ;
• agréger les différentes sources d’information traditionnellement mobilisées pour faire gagner du temps aux utilisateurs ;
• créer des rapports et des alertes personnalisés ;
• consolider les études de marché.

L’objectif, pour une instance de gouvernance d’entreprise comme le conseil d’administration, consiste à garder un avantage concurrentiel en maîtrisant les bonnes informations, au bon moment.

Une bonne gouvernance basée sur la collaboration

Une gouvernance d’entreprise performante passe aussi par une communication fluide en interne. Les instances de gouvernance de l’entreprise doivent donc s’assurer de se munir des bons outils d’échanges.

Rien qu’au niveau du CA, le choix d’une plateforme de collaboration en ligne sécurisée peut changer le quotidien :

• La digitalisation des documents préparatoires aux séances permet de disposer des bonnes informations en amont des réunions. Mieux préparés, les administrateurs sont aussi plus pertinents en conseil. Leurs dossiers profitent d’une confidentialité à toute épreuve. Ils peuvent en outre les rechercher, les filtrer et les classer selon la thématique du moment.
• Le passage au zéro papier permet de réaliser de vraies économies ;
• L’automatisation de certaines tâches, comme la rédaction des procès-verbaux, permet de gagner du temps pour des missions plus qualitatives ;
• Ce type d’outil s’utilise de n’importe où et n’importe quand. Les acteurs de la gouvernance ne dépendent donc plus d’environnements matériels contraignants pour travailler. Plus performants, ils profitent aussi de l’instantanéité des communications pour réagir et réfléchir plus efficacement.

Rationaliser la nomination des acteurs de la gouvernance

La nomination des dirigeants de l’entreprise est une mission stratégique, tant la personnalité et les compétences de la direction générale influent sur la valeur de l’entreprise. Ce n’est donc pas un hasard si le recrutement des instances dirigeantes de l’entreprise fait l’objet d’offres technologiques dédiées.

Les conseils d’administration, notamment, se servent de plus en plus d’outils de recrutement. La diversité de leur composition fait effectivement débat. Elle enjoint les comités de nomination à s’appuyer sur des données stratégiques pour identifier les bonnes opportunités de recrutement.

Une application comme Diligent Nominations soutient ainsi la recherche de candidats de différentes façons :

• donner accès à de multiples données sur les tendances de gouvernance mondiale, et notamment sur la composition des conseils d’administration de la concurrence ;
• aider les chasseurs de tête à identifier les candidats potentiels, en classant les 125 000 profils disponibles par critères ;
• faciliter le contact entre les candidats et le recruteur ;
• analyser la composition de votre conseil en fonction de sa diversité et de la complémentarité des compétences représentées.