Quelles sont les meilleures pratiques de la bonne gouvernance avec la technologie de GGE ?

Lorsqu’elle est parfaitement utilisée, la technologie de Gestion de la gouvernance d’entreprise (GGE) présente des avantages capitaux pour les sociétés. Elle va organiser, faciliter et sécuriser les processus, procédures et informations pour dynamiser la bonne gouvernance du conseil. Ainsi, les documents sensibles sont sécurisés et la conformité est pleinement garantie. À l’inverse, sans outil digital de GGE, les sociétés sont vulnérables aux attaques. À travers les conclusions du rapport Forrester (octobre 2018), commandé par Diligent, les meilleures pratiques pour avoir une bonne gouvernance grâce à la technologie de GGE se dessinent.

1) Les outils de GGE améliorent la gestion du conseil et la bonne gouvernance, surtout en cas de crises

Selon le rapport Forrester, les membres du conseil d’administration ont besoin d’outils pour améliorer la gestion de leur conseil, notamment en cas de crise.

Pour assurer la bonne gouvernance, l’utilisation de technologies est un levier ultra efficace de bon déroulement des processus quotidiens des conseils. Cet immense atout s’observe aussi, en particulier, lors de situation de crises. L’étude rapporte que 30 % des conseils d’administration en Europe ont rencontré une configuration de crises au cours des deux dernières années, contre seulement 19 % en Amérique du Nord. Elles peuvent concerner des questions très diverses : les relations publiques, les sujets juridiques, la sécurité des données, …

La réalité observée par Forrester est loin des standards de la bonne gouvernance. Face à ces circonstances délicates, le rapport relate que le logiciel de gestion des conseils d’administration a été un obstacle ou n’a apporté aucune aide, dans de nombreux cas. Or, il est essentiel dans ce genre de cas d’avoir une réponse rapide et précise pour limiter les dommages. Un logiciel de gestion du conseil doit alors jouer un rôle majeur dans ces situations de crises. Il doit fournir notamment l’assistance nécessaire pour une prise en charge dans les délais et une sécurisation des communications entre les administrateurs. Il est extrêmement crucial pour une société de pouvoir alors se reposer sur ses outils numériques.

2) Les outils de GGE donnent la priorité aux meilleures pratiques de responsabilité environnementale, sociale et de gouvernance

Les bonnes pratiques en matière environnementale, sociale et de gouvernance (ESG) rendent les entreprises plus attractives auprès des meilleurs talents. Cependant, ces sociétés nécessitent des solutions numériques pour l’analyse comparative, le suivi et la promotion des efforts en la matière. Celles qui sont les mieux équipées technologiquement pour garantir la bonne gouvernance sont alors plus valorisées sur leur bassin de main-d’œuvre.

Ainsi, selon le rapport Forrester, 84 % des conseils (82 % en Europe) pensent que le suivi des performances ESG est important pour l’acquisition de talents et la performance financière à long terme. De plus, 28 % d’entre eux disent qu’avoir une technologie permettant de mieux comprendre les objectifs ESG est le plus impactant pour leur conseil.

Mais, ces avantages manifestes perçus par les sociétés ne semblent pas suffire. Seulement 20 % des conseils d’administration en Europe ont un logiciel de gestion des conseils qui fournit des tableaux de bord des catégories clés de gouvernance, mais le ratio le plus bas est en Amérique du Nord avec 16 %.

De même, sur les questions liées au développement durable et aux progrès ESG, les organisations à but non lucratif et les organismes gouvernementaux sont les moins satisfaits de leur visibilité par rapport aux entreprises publiques et privées. Ainsi la bonne gouvernance est impactée par l’utilisation d’outils numériques au regard des pratiques de responsabilité ESG.

3) Les outils de GGE aident à l’optimisation du temps de réunion du conseil d’administration

Les pratiques de GGE des membres du conseil d’administration et la performance ESG s’améliorent fondamentalement. Néanmoins, les conclusions du rapport Forrester mettent en exergue la difficulté des conseils à utiliser efficacement leur temps.

L’étude rapporte que de nombreux conseils d’administration ne se réunissent qu’une fois par trimestre. Alors que leur mission leur impose de traiter de questions cruciales et d’une importance capitale pour leur société, cela représente peu de temps. C’est pourquoi, il est impératif d’optimiser le temps de réunion et d’en assurer la bonne gouvernance.

Les membres du conseil ne peuvent perdre leur temps avec des données obsolètes ou d’anciens rapports. Pourtant, 71 % des rapports écrits reçus avant une séance du conseil ont au moins une semaine et 76 %  en Europe, contre 65 % en Amérique du Nord. En outre, les administrateurs ont déclaré que 56 % des rapports écoutés lors d’une réunion auraient été plus efficaces s’ils avaient été transmis à l’avance et par écrit (ou partagés numériquement). Ce pourcentage est de 57 % en Europe et Asie, contre 53 % en Amérique du Nord.

Pour la bonne gouvernance, la planification des ordres du jour des séances du conseil d’administration est fondamentale. En effet, 46 % des réunions du conseil sont consacrées à l’écoute de rapports ou de présentations. Il est possible d’en conclure alors qu’il est nécessaire de prendre de bonnes décisions pour optimiser le déroulement des réunions.

La technologie n’est pas la solution miracle de la bonne gouvernance du conseil d’administration. Néanmoins, elle présente de nombreux bénéfices. Les outils numériques sont capables de garantir la sécurité des documents du conseil d’administration et d’impulser les bonnes conditions pour une prise de décisions stratégiques éclairées.

Les risques qui pèsent sur les sociétés existent et sont nombreux. Mais les conseils qui appliquent de bonnes pratiques de sécurité sont moins susceptibles de se retrouver en situation de crise. De cette manière, ils sont davantage concentrés sur leurs missions d’administrateurs. Une solution digitale, telle que Diligent Boards, améliore et sécurise la communication entre les membres du conseil, favorise leurs échanges et collaborations. La réactivité est alors bien plus importante face aux problèmes à combattre et aux défis à relever.