Le conseil d’administration dans les nuages : pourquoi utiliser une technologie cloud pour vos données ?

Trop d’entreprises encore utilisent le papier et les emails pour préparer les réunions du conseil d’administration. Chronophages, peu sécurisées et contre-intuitives, ces méthodes du passé ne devraient plus exister aujourd’hui. En effet, elles viennent perturber la création de valeur qui devrait être la conséquence de la bonne gestion de la gouvernance d’entreprise. Quels sont les principaux avantages à bénéficier d’une technologie cloud pour optimiser la gestion des données du CA d’une société ?

1. Accès unique à tous les documents du conseil d’administration grâce à la technologie cloud

En confiant vos données du conseil d’administration à un hébergeur cloud spécialisé comme Diligent, vous disposez d’un accès à tous les documents et fichiers relatifs à la vie du conseil d’administration depuis une plateforme digitale unique. Ainsi, toutes les données dont un administrateur peut avoir besoin sont disponibles à un seul endroit. Cette mise à disposition de services informatiques rend la recherche d’information extrêmement simple et devient une source d’efficacité et de productivité profitable à la bonne gouvernance du conseil d’administration.

La technologie cloud représente pour un conseil une option hautement intéressante à plusieurs niveaux. Dès lors, elle va aider les administrateurs dans l’exécution de leurs missions. Parce qu’elle fournit une simplification des tâches courantes qu’ils ont besoin de réaliser, elle constitue une valeur ajoutée formidable pour toute la société.

Les membres du conseil d’administration n’ont plus besoin de conserver pléthore de documentation en format papier pour s’informer, se documenter et garder trace des précédentes réunions. Ils sont ainsi délestés des quantités pharaoniques de dossiers papier complexes à gérer.

Grâce à la plateforme cloud, ils ont à disposition toute la richesse des documents du conseil en quelques clics. Ils peuvent en toute simplicité réaliser des recherches d’information via leur compte utilisateur. Avec un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable, ils emportent partout avec eux les comptes-rendus des réunions antérieures, les convocations, les ordres du jour, les dossiers préparatoires…

2. Meilleure allocation des ressources avec les solutions digitales dans les nuages

L’introduction d’une technologie cloud dans la gestion d’un conseil d’administration modifie les façons de travailler et permet certaines optimisations dans différents départements. Elle va favoriser les réorganisations de différents services en libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée pour le dynamisme de toute l’entreprise.

À ce niveau, il est souvent observé que le secrétaire du conseil peut davantage se concentrer sur de nouveaux sujets. Ainsi, il va réorienter son travail vers la planification d’interventions d’experts, l’intégration et la formation des administrateurs, plutôt que de perdre des heures derrière l’imprimante et la réservation de services de coursiers.

De cette manière, les gestionnaires du conseil ont l’opportunité d’apporter à leur société une contribution bien plus significative. Ils font bien plus la preuve de leurs compétences et de leurs qualités indispensables pour leur employeur. Ainsi, ils mettent à profit leur talent pour accomplir des missions plus impactantes.

En outre, l’utilisation d’un prestataire cloud permettra de libérer du temps à vos équipes informatiques. En effet, elle va induire la délégation des tâches de maintenance et de mise à jour de la plateforme numérique à votre fournisseur de solutions cloud.

Cette externalisation permet de mieux gérer les frais supportés par la direction des services informatiques. Seul est facturé le coût de l’usage réel de la technologie cloud. La maîtrise financière est alors bien plus grande avec ce type de modèle.

Avec les solutions de plateforme cloud, le service informatique peut se concentrer alors sur ses missions plus capitales. Ainsi, il pourra œuvrer avec davantage de force dans la gestion de l’infrastructure informatique et sa parfaite sécurité.

3. Une plus grande sécurité de la technologie cloud des plateformes métiers

Il est indéniable que les plateformes métiers sont plus sécurisées que le papier ou l’email. Ces derniers sont, en effet, facilement falsifiables ou volés. Compte tenu de la prégnance des problématiques de protection des données des conseils d’administration, cet atout est d’une importance vitale.

Sans gestion dématérialisée, lorsqu’un administrateur doit se préparer à se rendre à une séance du conseil, il doit prendre sous le bras les dossiers préparatoires. Particulièrement volumineux, ces derniers comptent un grand nombre d’informations sensibles et même stratégiques pour l’entreprise. Or, il est si facile de se faire voler ou d’oublier la documentation sur la table d’un café, sous son siège d’avion ou sur la table de chevet d’une chambre hôtel.

De même, le fonctionnement avec des emails personnels est dangereux, dès lors qu’il s’agit de sujets confidentiels. En effet, ces emails ne sont pas protégés contre les cybermenaces qui pèsent sur les sociétés et peuvent facilement être piratés par un hacker. Aussi, la mise en place d’une technologie cloud sécurise grandement les diverses tâches des membres du conseil.

Au-delà des cyber-risques, il est également important de proposer un environnement favorable à la coopération et à l’échange, tout en limitant le risque d’erreur humaine. C’est bien ce que permet l’utilisation d’un modèle cloud pour la gestion d’un conseil. Les administrateurs ont accès à des fonctionnalités de messagerie instantanée leur permettant de dialoguer facilement.

Pour résumer, faire appel à la technologie cloud pour le portail digital du conseil d’administration de votre société présente des atouts cruciaux. Il s’agit d’offrir aux administrateurs un accès unique à toute la documentation du conseil, de bénéficier d’une meilleure allocation des ressources de votre entreprise et de profiter d’une sécurité optimale.