Le contrôle de conformité est au cœur des stratégies de gestion des risques des entreprises françaises. Il s’agit néanmoins d’un concept qui recoupe une large diversité de réalités. Les contrôles de ce type peuvent être internes ou externes. Ils recoupent aussi différentes réglementations : droit du travail, droit de la concurrence, réglementations commerciales, normes sécuritaires. Les professionnels engagés dans ces procédures ne sont donc pas systématiquement les mêmes. Néanmoins, tous suivent des démarches de collecte des données qui méritent d’être automatisées.

Qu’est-ce qu’un contrôle de conformité d’entreprise en France ?

La conformité, appelée “compliance” en anglais, consiste à mettre en place des mesures pour que l’entreprise respecte les réglementations qui la concernent. Ces politiques sont généralement préventives. Elles servent ainsi à éviter les risques juridiques, financiers ou opérationnels identifiés. Les stratégies développées incluent des mécanismes internes d’alertes.

Le contrôle de conformité à la française se définit comme une évaluation de l’entreprise en fonction des réglementations et protocoles applicables à son secteur. Il peut par exemple s’agir de normes industrielles ou d’exigences légales relatives au droit du travail. Ce contrôle est systématique, et intervient donc régulièrement. Il sert à constater l’adhésion des entreprises françaises aux règles des autorités.

Qui réalise les contrôles de conformité ?

Ces examens relèvent du travail d’équipes d’audit externe ou interne. Les audits internes dépendent de ce qu’on appelle généralement le “contrôle interne”. Celui-ci fait partie des responsabilités du conseil d’administration et de la direction générale. Il doit permettre de vérifier que :

• l’entreprise respecte les lois en vigueur pendant ses activités ;
• les informations financières sont fiables ;
• les opérations sont correctement menées.

Quand la conformité relève d’audits externes, différents acteurs peuvent intervenir. Ces professionnels ne sont pas salariés de l’entreprise. Dans le cadre de l’audit des informations comptables ou financières, il peut s’agir de commissaires aux comptes. En ce qui concerne le droit du travail, ce sont des agents de contrôle de l’inspection du travail qui interviennent. Quand les auditeurs internes vérifient les comptes, leurs rapports se destinent davantage aux actionnaires ou associés. Les inspections du travail relèvent de procédures gouvernementales.

À quoi sert un contrôle de conformité ?

Ces contrôles ont plusieurs objectifs :

• Créer une culture d’entreprise autour de la sensibilisation au respect des réglementations ;
• Implanter les bons réflexes dans l’entreprise en cas de détection d’une anomalie, erreur, fraude ou infraction ;
• Justifier de sa conformité auprès des autorités réglementaires ;
• Rationaliser les processus ;
• Assurer la continuité des activités de l’entreprise ;
• Améliorer la productivité des équipes ;
• Simplifier la conduite du changement ;
• Identifier les manquements ;
• Réduire les risques, notamment de sanctions juridiques et financières ;
• Solidifier la stratégie GRC de l’entreprise : gouvernance, risque et conformité ;
• Garantir la sécurité du lieu de travail ;
• Protéger la réputation de l’entreprise ;
• Inscrire la société dans une démarche éthique et responsable ;
• se différencier de la concurrence et gagner en compétitivité.

Quand la conformité concerne vos tiers

Le contrôle de la conformité ne concerne pas forcément que votre entreprise. Dans un monde où les actions de vos fournisseurs ou de vos sous-traitants peuvent engager votre responsabilité, ce contrôle concerne aussi les tiers. Certains logiciels existent pour systématiser l’examen des tiers en automatisant certains flux de données. Ces solutions assurent le caractère éthique des actions de vos partenaires. Elles contrôlent aussi toutes leurs informations, pour faciliter les évaluations.

Parce que la surveillance des tiers prévient la survenance de risques juridiques ou financiers, elle constitue également un moyen de sauvegarder votre réputation. Les logiciels adaptés vous permettent d’identifier les risques liés aux tiers, de les hiérarchiser, de les repérer et d’entreprendre des actions correctives. Les questionnaires que vous fournit un logiciel comme Diligent dépassent en outre les barrières linguistiques. Vous assurez ainsi la conformité de votre supply chain quelle que soit sa localisation.

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Comment faciliter les contrôles de conformité en entreprise ?

Les contrôles de conformité font encore souvent l’objet de démarches papier. Ils impliquent pourtant de rassembler de nombreuses données relatives aux pratiques et aux risques de l’entreprise. Des photos peuvent aussi compléter ces dossiers. Ces derniers doivent être constitués régulièrement et réclament une connaissance parfaite des processus internes.

Pour faciliter ces contrôles, de plus en plus d’entreprises françaises s’appuient sur des logiciels. Ces solutions de conformité cyber-sécurisées centralisent et automatisent une partie des audits de conformité. Elles fournissent des rapports en temps réel pour minimiser l’exposition aux risques.

La différence entre contrôle humain et contrôle logiciel réside dans l’exhaustivité des contrôles logiciels. Les audits réalisés en continu par des professionnels externes ou internes ne peuvent pas s’appuyer sur toutes les données de l’entreprise. Le projet serait interminable.

Les professionnels s’appuient donc sur des échantillons. La procédure est bien rodée et efficace, mais contient un biais. Certaines micro-données peuvent échapper aux filtres des professionnels. Les contrôles automatisés permettent de remédier à cet “angle mort”.

Chez Diligent, la spécificité de notre logiciel de conformité consiste à allier l’automatisation des tests du suivi de la conformité en temps réel à une fonctionnalité dédiée à la gestion des entités. Avec ce système informatique, impossible de rater l’actualité des normes réglementaires d’une de vos filiales. Le travail des auditeurs en est considérablement allégé : les équipes peuvent se dédier aux tâches à forte valeur ajoutée.

Les logiciels de contrôle de conformité permettent aux auditeurs de paramétrer les audits automatiques en fonction des processus de l’entreprise. Ces solutions les aident ainsi à scanner l’ensemble des procédures et des données de l’entreprise.

Les responsables de l’audit s’assurent ainsi de ne laisser passer aucune erreur, ni aucune fraude. Ils paramètrent la solution selon des indicateurs KPI (key performance indicators, ou indicateurs clés de performance) et KRI (Key Risk Indicators ou indicateurs clés de risque). Le risque est repéré avant d’émerger. Des rapports standardisés communiquent le tout de façon accessible aux responsables : conseil d’administration ou direction générale.

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