Comment le procès-verbal de réunion du conseil d’administration peut-il être rédigé et partagé en toute sécurité ?

Registre névralgique du conseil d’administration, le procès-verbal de réunion est un document légal qui établit la preuve des décisions et les valide. Son formalisme, sa fidélité et sa protection sont donc absolument fondamentaux. À ce titre, sa digitalisation doit s’inscrire dans la stratégie de l’entreprise pour être efficace et apporter une valeur ajoutée. Comment la technologie peut-elle aider à sécuriser les procès-verbaux (PV) des séances ?

1. Utilisez un écosystème fermé pour sécuriser le procès-verbal de réunion

L’un des conseils les plus importants à suivre pour protéger un PV d’une séance du conseil d’administration est de créer un écosystème fermé. C’est à l’intérieur de celui-ci que les données figurant dans le document sont conservées. Son atout majeur est de garder toutes les informations relatives aux sujets traités lors de la réunion en parfaite sécurité.

Un écosystème fermé permet de ne partager les informations nécessaires à l’écriture du compte-rendu qu’avec les personnes qui en ont besoin. De ce fait, seules les parties prenantes (administrateurs, top management et gestionnaires des séances) sont impliquées. Il crée un environnement clos limitant au maximum les risques de fuite ou de dédoublement des versions pour le procès-verbal de réunion.

De cette manière, vous limitez le risque d’erreur humaine. Une fausse manipulation informatique ou un simple oubli sont si vite arrivés. Il est toujours préférable de se donner un cadre permettant de limiter toute éventuelle erreur. Les délibérations reportées dans le compte-rendu, les résumés des débats ainsi que les pièces jointes doivent être précieusement conservés en sécurité.

Il est important de rappeler que le procès-verbal de réunion du conseil d’administration est un document officiel. À ce titre, il doit être réalisé dans les formes et avec une extrême rigueur. Aidez-vous du modèle de PV pour être sûr de ne rien oublier. Mais pensez aussi travailler en écosystème fermé qui protège tous les éléments collectés et échangés.

Une fuite d’informations concernant ce que contient un procès-verbal peut avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise. Les décisions stratégiques qui y figurent n’ont pas vocation à être connues de tout un chacun, à paraître dans la presse ou à tomber dans les mains d’un pirate informatique avant que le document ne soit même validé.

Le procès-verbal de réunion d’un conseil d’administration a besoin d’être rédigé et validé au sein d’un écosystème protecteur. Les enjeux pour votre entreprise tant en matière de conformité que de performance économique et financière justifie cette disposition.

2. Accélérez les processus de rédaction et d’approbation des procès-verbaux du conseil

Pour en garantir la sécurité, le procès-verbal de réunion du conseil d’administration doit être réalisé rapidement. Le temps est une variable cruciale dans ce processus. Il permet de s’assurer que les comptes-rendus sont fidèles aux propos tenus durant le conseil et de rapidement mettre en œuvre les décisions.

Après la séance du conseil, le secrétaire a encore en tête l’ensemble de ce qui s’y est dit. Il est alors dans les meilleures dispositions qui soient pour en écrire le PV. Il dispose, pour ce faire, de ses notes et de ses souvenirs. C’est ainsi qu’il sera en mesure de rédiger le meilleur texte qui soit.

La qualité de ce document tient en la fidélité par rapport aux propos tenus et aux décisions prises ainsi qu’en la capacité à ne reproduire que les éléments principaux. En effet, il ne doit pas retranscrire l’intégralité des discussions. Aussi, une rédaction rapprochée de la tenue de la réunion est bien plus qualitative.

Pour accélérer le processus rédactionnel, il est utile de s’appuyer sur des outils numériques. Pouvoir bénéficier d’une trame intégrant les points de l’ordre du jour et les personnes invitées est, par exemple, extrêmement utile. Cela permet de gagner un précieux temps.

De plus, la révision en temps réel dans une solution digitale est une autre façon d’être plus productif et efficace. Le secrétaire peut y apporter ses modifications très simplement.

Le procès-verbal de réunion, une fois rédigé, peut être transmis en un simple glisser-déposer à toutes les personnes concernées, dont les membres du conseil d’administration. Ils ont ainsi tout le loisir de le parcourir et de l’amender. Ce projet de document peut être révisé rapidement et simplement afin d’être le plus représentatif des décisions des administrateurs.

De cette manière, la validation du document peut se faire très rapidement. Cette accélération des processus est ainsi profitable à votre société dans son ensemble. Les délibérations du conseil peuvent être vite mises en œuvre pour une stratégie performante et réactive.

3. Partagez vos PV du conseil d’administration via des outils sécurisés

Une fois approuvé, le procès-verbal de réunion doit être partagé à tous les membres du conseil ainsi qu’à la direction de votre société. Utiliser des solutions sécurisées pour cela est bien plus sûr. Ainsi, vous ne brisez pas la chaîne de sécurité mise en place et ne compromettez aucune information.

Pour ce faire, vous pouvez employer un portail digital pour conseil d’administration ou une messagerie instantanée sécurisée. Ils sont très efficaces parce qu’ils permettent des envois en temps réel dans un environnement parfaitement protégé. L’instantanéité de la transmission du document est un atout indéniable pour le dynamisme et la performance de votre organisme.

Même dans leur version définitive, les procès-verbaux de réunion du conseil n’ont pas nécessairement vocation à être diffusés largement. Ils contiennent des informations sensibles et confidentielles qu’il faut protéger pour qu’ils soient parfaitement utiles. C’est pourquoi il est nécessaire que vous utilisiez les bons outils. Vous ne souhaitez sans doute pas que le procès-verbal de réunion se retrouve médiatisé à ce stade !

Les comptes-rendus du conseil peuvent être stockés en toute sécurité avec des applications numériques performantes. Elles peuvent, par exemple, posséder des systèmes d’identification pour les utilisateurs désignés avec un mot de passe, voire l’authentification à deux facteurs.

Au moment de cette distribution du procès-verbal finalisé du conseil d’administration, il vous faut aussi prendre garde à en conserver une sauvegarde sécurisée. Il peut alors être intéressant de réaliser une copie sur un disque dur externe ou de faire appel à un service de colocalisation et de récupération après sinistre.

Pour sécuriser facilement l’élaboration et la diffusion des PV du conseil d’administration, Diligent Minutes est la solution majeure de la suite cloud de Diligent. Cet outil permet d’accompagner le rédacteur dans toutes les étapes de l’élaboration du compte-rendu avant, pendant et après la séance. Le procès-verbal de réunion est, grâce à lui, plus rapidement élaboré, selon des modèles existants ou à partir de rien. Au-delà de ses fonctionnalités, il bénéficie d’un service client premium et des dispositifs de sécurité parmi les plus efficaces, dont le chiffrement AES 256 bits et les tests d’intrusion récurrents et indépendants.