Les legal operations au service de l’organisation des DAJ

Les legal operations, qu’elles soient incarnées par un consultant ou par une personne interne à l’entreprise, doivent permettre aux juristes de gagner en productivité et d’abandonner les tâches répétitives qui freinent leur quotidien. Les Corporate Legal Operations Officer se tournent régulièrement, pour ce faire, vers les solutions technologiques des legaltechs.

Celles-ci leur permettent de rationaliser l’organisation des directions juridiques, tout en réduisant leurs coûts de fonctionnement. Ces legaltechs représentent en outre un gain de sécurité important. Pourquoi le rôle des legal operations est-il naturellement lié à la transformation digitale des Directions des Affaires Juridiques (DAJ) ? Quels sont les outils informatiques mobilisés par les legal operations ?

Les legal operations : de quoi parle-t-on ?

Les Legal Operations, ou Legal Ops, recouvrent différents domaines d’activité de la direction juridique, dont l’organisation, le management et la stratégie. Selon un article récent de La lettre des juristes d’affaires sur les legal ops, les legal operations ont ainsi pour objectif de simplifier et d’optimiser le quotidien des juristes pour améliorer leur travail vis-à-vis des clients internes.

Les legal operations s’inscrivent en outre dans un contexte global d’augmentation des budgets des directions juridiques. Cette hausse s’explique d’une part par l’évolution de la législation, notamment avec la loi Sapin 2 et avec le règlement général sur la protection des données, ou RGPD. Ces lois ont effectivement réclamé des dépenses plus élevées de la part des départements juridiques. Celles-ci s’expliquent aussi par le recours aux cabinets d’avocats et par les recrutements et formations nécessaires pour appréhender ces nouvelles réglementations.

L’ouverture de postes dédiés aux legal ops s’explique aussi par la situation des juristes, souvent sous pression. Leurs emplois du temps se voient surchargés par de nombreuses tâches répétitives. Les legal operations ont ainsi la charge d’impulser la transformation digitale des directions juridiques grâce à des legaltechs au service de la performance des équipes de juristes. Les legal ops permettent aussi de décharger le directeur juridique de certaines tâches.

Dans le détail, les legal operations recouvrent donc aussi bien la gestion des procédures contractuelles, notamment avec les avocats, que la communication interne et externe de la Direction des Affaires Juridiques (DAJ). C’est aussi elles qui prennent en charge le budget et l’organisation des ressources humaines, voire la sous-traitance destinée à décharger l’interne.

C’est également les legal ops qui prennent en main les legaltechs destinées à faciliter le quotidien des juristes : reporting, e-billing, automatisation des procès-verbaux, salles de données virtuelles, gestion en ligne des contentieux, gestion de la conformité des filiales internationales etc.

Le Corporate Legal Operations Officer, ou CLOO

Les Legals Ops s’incarnent souvent en une personne, le ou la CLOO, Corporate Legal Operations Officer. Cette personne prend en charge l’organisation de la direction juridique et sa gestion budgétaire. Elle occupe un rôle transversal d’interface opérationnelle entre la DAJ et les autres départements de la société. Il peut s’agir d’un poste ouvert en interne dans les grandes entreprises, ou d’un consultant externe.

Dans le détail, le ou la legal ops officer occupe généralement les rôles suivants :

• Réorganiser les emplois du temps des juristes pour concentrer leur expertise sur des thèmes stratégiques ;
• Impulser de nouvelles logiques de travail au sein de la direction juridique, pour encourager l’innovation ;
• Impulser la culture juridique en interne grâce à un knowledge management et une communication interne efficaces ;
• Maîtriser les legaltechs et proposer une transformation numérique au service de la productivité des juristes, en collaboration avec la direction des systèmes informatiques : stockage des documents en ligne, système de signature électronique ou de vote électronique ;
• Gérer les relations avec les cabinets d’avocats ;
• Travailler avec la Direction des Ressources Humaines sur les questions de recrutement et de gestion des talents.

Les technologies mobilisées par les Legal ops

Le Legal Operations Officer a donc pour mission, entre autres, de réorganiser la direction juridique pour imposer sa transformation digitale. Cette lourde tâche recoupe un objectif plus général de simplification et de sécurisation des processus, dans un contexte d’inflation réglementaire et de risques juridiques croissants.

Le ou la CLOO propose ainsi un “Legal Operating Model”, destiné à accompagner les équipes de juristes dans la numérisation de leurs tâches. Cette stratégie s’appuie sur les legaltechs les plus adaptées aux besoins des collaborateurs, lesquels varient :

• Dans un récent témoignage d’une secrétaire du conseil d’administration, nous mettions en avant les avantages des outils de digitalisation des réunions du conseil d’administration. Il s’agit notamment de logiciels de prise de procès-verbaux comme Diligent Minutes, qui permettent d’en simplifier la rédaction en les automatisant en partie.
• Les logiciels de gestion des entités juridiques stockent de manière sécurisée les informations liées aux filiales. Ils assurent aussi la conformité de l’entreprise à toutes les réglementations nationales et internationales, et facilitent la création d’organigrammes et de modèles entité-association (ERD). Dans le cas de Diligent Entities, ils autorisent aussi les bibliothèques de données de délégations de signature.
• D’autres CLOO se fient aux espaces virtuels de centralisation des documents confidentiels pour échanger avec les conseillers juridiques externes, les organismes de réglementation, les avocats, consultants et autres auditeurs et conseillers fiscaux. Ces outils encouragent la transparence à l’externe, tout en assurant la confidentialité des données sensibles, grâce à des systèmes d’autorisation d’accès perfectionnés.