Le recours à un logiciel de gouvernance part d’un constat. Les membres du conseil d’administration ont besoin d’une plateforme informatique dédiée à leurs activités. Celle-ci doit comporter les fonctionnalités nécessaires à la digitalisation des instances de gouvernance.

Cette solution doit aussi être facile à utiliser et cyber-sécurisée. En matière de cybersécurité, l’entreprise a souvent pour réflexe de faire appel à sa Direction des Systèmes Informatiques (DSI). Le concept ne peut-il pas s’exporter à la gouvernance ? Peut-on concevoir une solution de gouvernance en interne ? Ou vaut-il mieux se fier aux logiciels dédiés qui existent déjà sur le marché ?

Les risques des logiciels de gouvernance internes

Le choix de recourir à un service informatique interne pour installer une gouvernance numérique semble a priori justifié. Les informaticiens internes connaissent les procédures du conseil d’administration. Ils maîtrisent en outre parfaitement la politique de cybersécurité développée par la société. L’outil qu’ils développent devrait donc s’avérer à la fois utile, sécurisé, et facile d’accès. La réalité se révèle pourtant souvent différente.

Développer un outil de gouvernance en interne : à quel prix ?

Une entreprise qui déploie son propre logiciel de gouvernance a de grandes chances de s’exposer à des dépenses importantes. Le coût de conception, le déploiement et d’installation d’un portail de gouvernance interne atteint rapidement plusieurs dizaines de milliers d’euros. Ces coûts n’incluent pas l’éventuel recours à des prestataires internes pour obtenir une assistance ponctuelle sur certains aspects.

Les déploiements informatiques internes impliquent par ailleurs des coûts permanents. Ceux-ci concernent notamment l’exploitation en continu de la solution sur le site. Implémenter un logiciel en interne réclame également d’acquérir du matériel et de l’entretenir.

La conception d’un logiciel réclame par ailleurs un travail colossal. Si vous ne disposez pas encore des ressources nécessaires en interne, l’entreprise va procéder à des recrutements. Si, au contraire, vous vous appuyez sur des équipes internes déjà occupées, le risque de surcharge se profile.

L’indispensable sécurité de l’information des administrateurs

La cybersécurité s’impose comme un enjeu majeur pour toutes les entreprises. C’est particulièrement vrai depuis la diffusion massive du télétravail en 2020. S’il existe cependant une catégorie de données particulièrement stratégiques à ne pas exposer, c’est bien celles manipulées par le conseil d’administration.

Avant de créer votre propre logiciel de gouvernance, il faut donc s’assurer que les personnes chargées de la mission ont le temps et l’expertise pour sécuriser le projet. Le facteur temps joue un rôle phare. La sophistication actuelle des menaces réclame effectivement une surveillance permanente. Vos services informatiques vont devoir mettre en place des tests de pénétration et des mises à jour régulières.

Gardez en tête, en outre, qu’une solution de gouvernance créée en interne est aussi une solution à laquelle votre service informatique à accès. Les données manipulées par le conseil ne sont donc pas complètement protégées. Les vulnérabilités humaines, d’une part, mais aussi les piratages internes, font partie inhérente des risques liés à la cybersécurité.

Une accessibilité du logiciel sujette à caution

Les administrateurs et administratrices travaillent souvent sur des horaires décalés. Certains officient depuis l’étranger, ou en tout cas loin du siège. Leurs activités restent pourtant centrales pour l’entreprise. Il faut donc qu’ils accèdent au logiciel de gouvernance sans souci. Que faire, dans ce cas, si une panne se présente, une difficulté technique ou un simple souci de manipulation, et que le service informatique n’est pas disponible ?

De la même façon, beaucoup de solutions de gouvernance doivent leur succès à la possibilité de modifier des documents en temps réel et en même temps, de pouvoir les réorganiser, ou les télécharger tous d’un coup dans un seul pdf. Ce type de fonctionnalités est très recherché, mais aussi particulièrement onéreux à déployer en interne. Pourtant, ne pas les développer réduirait l’utilité et l’accessibilité de la solution.

Le travail du conseil d’administration ne peut pas non plus tolérer que les documents stratégiques restent inaccessibles. Dans le cas où une solution est développée en interne, elle dépend de la solidité du système informatique de l’entreprise. S’il existe une seule sauvegarde du travail du CA, elle se voit ainsi soumise aux pannes de votre système informatique.

Les avantages d’une digitalisation de la gouvernance externalisée

Le passage par un prestataire externe dédié à la gouvernance a plusieurs bénéfices. Cette stratégie optimise généralement les coûts, l’accessibilité, la disponibilité et la cybersécurité.

Une solution de gouvernance externe pour des coûts rationalisés

Externaliser la digitalisation de sa gouvernance, c’est d’abord éviter l’achat de matériel et les éventuels recrutements. Si vous passez par une solution SaaS (logiciel en tant que service), comme l’est Diligent Boards, vous rentabiliser vos frais autour de 3 logiques :

• un système d’abonnement à l’année ;
• l’essai est gratuit et sans engagement, pour vous faire une idée précise de l’utilité et de l’accessibilité du logiciel ;
• vous ne payez que l’utilisation réelle que vous faites du logiciel, et non toutes ses fonctionnalités.

Une cybersécurité garantie pour les membres du conseil

Avec un portail de gouvernance externalisé, les administrateurs et administratrices travaillent depuis une solution hautement sécurisée. Les logiciels de gouvernance du marché, et particulièrement Diligent, s’assurent de la cybersécurité absolue de leur solution. Si bien que le conseil d’administration peut se connecter à l’outil depuis les réseaux publics sans aucun risque de s’exposer aux cyber-pirates. Diligent Boards, c’est aussi la double authentification et les clés de chiffrement pour vous assurer de la totale sécurité des informations sensibles.

Chez Diligent, nous effectuons des tests d’intrusion internes et nous nous soumettons aux tests externes régulièrement. Nous disposons en outre d’une équipe d’experts exclusivement dédiés à la cybersécurité de la solution. Ceux-ci reçoivent des alertes à la moindre menace. Ils sont formés à réagir rapidement.

Un logiciel déjà abouti du point de vue informatique

Selon le prestataire auquel vous confiez l’externalisation du logiciel de gouvernance, la solution a déjà plus ou moins fait ses preuves sur le marché. Dans le cas de Diligent, nous travaillons sur notre plateforme de gouvernance depuis 30 ans. 25 000 entreprises nous font déjà confiance.

La version actuelle de notre solution de gouvernance profite d’années d’expérience et d’améliorations. Nos équipes informatiques prennent en charge les mises à jour. Notre service d’assistance est par ailleurs disponible 24h/7j, joignable depuis tous les fuseaux horaires. Nous vous fournissons, en outre, la formation nécessaire à l’utilisation du logiciel.

Niveau accessibilité, notre outil informatique de gouvernance profite là aussi de 30 ans d’optimisations inspirées des retours clients. Tous les outils qui facilitent le quotidien des administrateurs et administratrices existent déjà :

• notes partagées ;
• signature électronique ;
• salles de données virtuelles ;
• vote en ligne et suivi des résultats ;
• messagerie type WhatsApp, en plus sécurisée ;
• évaluations des performances du CA ;
• veille des concurrents et du secteur ;
• une seule connexion pour participer à plusieurs conseils d’administration.