Quelles règles appliquer pour rédiger un modèle de procès-verbal ?

Pour établir la preuve des résolutions prises par un conseil d’administration, le procès-verbal est LE document de référence. Il est le témoin de ce qui s’est dit et acté lors de chaque séance. Élaboré sur la base d’un modèle de procès-verbal, il est un compte-rendu légal des décisions du conseil. Pour ne rien omettre de capital et ne rien consigner d’inutile, il est fondamental d’en appliquer les principales règles d’élaboration.

Un modèle de procès-verbal pour formaliser les délibérations du conseil

Un procès-verbal du conseil d’administration représente la retranscription des discussions et décisions de la séance. Il établit, à travers un document écrit, le compte rendu des points abordés lors d’une séance. Il va ainsi servir de « mémoire » pour la société, être archivé et utilisé pour mener des actions. Il est donc essentiel qu’il puisse à travers un certain formalisme organiser les différents sujets évoqués par les administrateurs.

Un modèle de procès-verbal s’avère alors d’une grande aide pour définir une façon de présenter au mieux le contenu de chaque réunion. La réglementation n’impose pas de format particulier. Il appartient à chaque entreprise de déterminer son propre type de PV pour retranscrire avec le plus d’exactitude possible les délibérations des membres du conseil.

La concision, la clarté et la neutralité au cœur des règles de rédaction d’un PV

Le PV d’une séance du conseil est un document bref, explicite et impartial. Il se doit d’éviter toute longueur, toute ambiguïté, inexactitude et imprécision. Il ne laisse à aucun moment entrevoir l’opinion du rédacteur. Son écriture doit chercher l’efficacité, avec des mots bien choisis et parfaitement clairs. Sa rédaction se veut être la plus précise possible avec l’ajout d’éléments factuels, tels que les chiffres et les dates.

Le modèle de procès-verbal doit alors servir de cadre à la rédaction pour éviter de retranscrire l’ensemble des discussions des administrateurs et rester sur une version résumée des débats. Il est ainsi une aide précieuse pour éviter tout texte inutile qui ne correspond pas à cette exigence de concision et de précision. Il va accompagner le rédacteur dans la juste évocation des discussions et des résolutions, en toute objectivité, sans interférence avec les opinions des administrateurs exprimés lors de la réunion.

La signature des procès-verbaux pour en figer l’élaboration

Le modèle de procès-verbal se complète par le rédacteur après la réunion du conseil d’administration. Il peut se référer à ses notes, voire éventuellement à l’enregistrement audio de la séance. S’il n’est pas sûr de la bonne compréhension de certaines interventions d’administrateurs, il peut solliciter leur éclaircissement. Le document écrit est ensuite soumis à l’approbation du conseil d’administration lors de sa séance suivante.

Durant toute cette phase de rédaction, le PV peut être corrigé, amendé ou amélioré. Mais, une fois validé, il est paraphé et signé par le Président. Aucune modification ne peut alors lui être apportée. Si le conseil souhaite tout de même en changer la rédaction, un amendement au procès-verbal devra être établi.

Les principaux points de l’ordre du jour à inclure dans le PV

Grâce à un modèle de procès-verbal, il va être plus aisé d’inclure dans le texte le compte-rendu des principales discussions et décisions prises. Pour ce faire, il doit largement suivre les différents items de l’ordre du jour. Il ne s’agit pas de reprendre l’ensemble des échanges, mot pour mot, mais bien de faire une sélection des sujets les plus prégnants.

Chaque société peut, selon son souhait, définir sa propre ligne en matière de rédaction. Certaines reprennent amplement les discussions entre administrateurs afin d’encourager les débats d’idées. D’autres, pour une efficacité maximale, synthétisent rapidement les échanges lors des séances. Il est plus essentiel de pouvoir inclure les suites à donner aux résolutions avec les éventuelles délégations d’autorité.

Les mentions obligatoires de l’en-tête d’un modèle de procès-verbal

Lors de l’élaboration du modèle de procès-verbal, il faut prévoir d’y inclure certaines informations obligatoires. Il est, tout d’abord, nécessaire de dénommer et identifier la société ainsi que de mentionner qu’il s’agit d’un conseil d’administration. De plus, il est nécessaire de préciser de quelle réunion il s’agit en notant sa date, son lieu ainsi que les heures de début et de fin de la séance.

Enfin, il est indispensable de parfaitement lister le nom de toutes les personnes présentes, représentées et excusées. Leurs arrivées et leurs départs en cours de séance doivent aussi être parfaitement reportés. Il s’agit pour l’essentiel des administrateurs. Retranscrire avec exactitude leur présence est un élément très important tant en matière de rémunération que d’évaluation. L’atteinte du quorum est un élément majeur à signaler après la liste des administrateurs présents ou représentés.

Comment élaborer un modèle de procès-verbal ?

Pour plus de facilité à rédiger le compte-rendu après chaque séance, il est préférable de s’appuyer sur un modèle de procès-verbal (téléchargez un modèle de procès-verbal ici).

Les procès-verbaux des séances du conseil d’administration sont absolument essentiels pour chaque société. Ils vont témoigner de façon formelle des décisions prises par les administrateurs pour décider de l’avenir de l’entreprise. Ce sont des documents officiels, à conserver et archiver, qui vont accompagner les dirigeants dans leurs démarches ultérieures. Aussi appliquer les meilleures règles d’élaboration d’un PV est capital à la bonne mise en œuvre des orientations stratégiques d’une SA.