Pourquoi la numérisation est vitale pour la gouvernance moderne

Le mot « disruptif » a occupé une place importante dans la vie de l’entreprise pendant plusieurs années. Les progrès rapides de la technologie associés aux changements de préférences et de valeurs des consommateurs ont entraîné les entreprises dans des programmes de transformation numérique, conçus pour rendre les opérations plus agiles et plus compétitives. Néanmoins, ces initiatives ont rarement été lancées par le conseil d’administration.

Le formalisme historique associé aux activités du conseil et ses liens étroits avec les services juridiques ont perpétué une approche classique de l’entreprise. La gouvernance est donc restée une activité largement traditionnelle qui colle de près à un cycle trimestriel et de toute évidence isolé de la transformation rapide qui est en cours dans le reste de l’organisation.

La COVID-19 a complètement bousculé tout cela a mis la perturbation systémique au premier plan de la stratégie et des opérations du conseil d’administration. La pandémie a accéléré le changement et délivré un mandat pour une gouvernance plus agile et plus dynamique, au rythme des demandes commerciales.

Du point de vue opérationnel, les conseils d’administration ont été privés de la possibilité de se réunir physiquement alors que des prises de décisions rapides et éclairées étaient vitales. Les administrateurs, tout comme le reste de l’entreprise, se sont vus contraints d’adopter des systèmes numériques au lieu des processus qui leur étaient familiers. Les changements se produisant au quotidien, les conseils d’administration ont dû apporter un soutien constant aux équipes de direction et les réunions sont devenues virtuelles et plus fréquentes. Cela signifie également que les conseils d’administration avaient besoin d’obtenir plus d’informations plus rapidement, bien loin des piles de documents papier rassemblés avec peine tous les trimestres, tout en maintenant leurs exigences d’exactitude et d’exhaustivité.

Stratégiquement, l’impératif d’une direction efficace n’a jamais été aussi fort. Parallèlement à l’immédiateté de la crise sanitaire, le rôle du conseil d’administration a pris de l’ampleur et s’est diversifié alors que la pandémie augmentait les préoccupations plus générales relatives à l’environnement et à la société. Dès lors, les administrateurs doivent s’engager à renforcer leurs connaissances sur un ensemble bien plus vaste de problèmes, le capitalisme des parties prenantes occupant désormais le centre de la scène aux côtés des investisseurs et de la société en général.

La numérisation : le soutien à la gouvernance moderne

La gouvernance moderne est une évolution des pratiques de la direction, du conseil d’administration et des opérations, qui vise à obtenir des performances durables et à inspirer confiance aux parties prenantes. Elle associe technologie, données et processus pour permettre à l’organisation d’être transparente et de répondre efficacement aux diverses pressions souvent imprévues qu’elle subit.

Par exemple, les outils numériques prenant en charge les principales activités du conseil d’administration, comme la préparation des réunions et l’utilisation d’un logiciel de réunions virtuelles, permettent aux administrateurs de se réunir plus souvent et de communiquer en toute sécurité. L’époque où les secrétaires devaient jongler avec les emplois du temps pour réunir les administrateurs quatre fois par an dans la même salle est révolue. Désormais, les administrateurs peuvent apporter efficacement leur contribution, où qu’ils se trouvent.

Ils sont mieux informés lors des réunions. En créant une infrastructure de reporting qui garantit la fluidité des flux d’information entre l’entreprise et le conseil, les équipes de gouvernance peuvent fournir des données précises et en temps réel afin de simplifier la prise de décision et apporter aux administrateurs une vue d’ensemble de l’entreprise. En automatisant la collecte et l’analyse des données, partout où cela est possible, la numérisation décharge aussi le secrétariat général des tâches administratives et libère un temps précieux pour les tâches à plus haute valeur.

La sécurité des données comme pilier de la gouvernance moderne

La sécurité a toujours été une priorité pour les conseils d’administration, leur activité exigeant qu’ils partagent et analysent les données les plus sensibles et les plus réservées de l’organisation. La numérisation ajoute de nouveaux défis dans ce domaine, les cybercriminels ciblant de plus en plus les canaux numériques et les outils de partage de données.

Le passage accéléré au télétravail induit par la COVID-19 a révélé le manque de sécurité de certains processus, tels que l’e-mail personnel et les outils publics de partage de données, que les conseils d’administration utilisaient pour partager des données confidentielles. Les canaux de communication et les outils de partage de données spécialement conçus pour les conseils d’administration sont des éléments essentiels de la gouvernance moderne. Ils doivent être ultra-sécurisés et protégés contre les cyber-attaques et l’accès non autorisé des initiés de la société. Garantir que les administrateurs adoptent des approches sécurisées envers leurs travaux au conseil est également vital pour assurer la sécurité des données.

L’accès aux données soutient la gouvernance du XXI^e siècle

Avec la pandémie, les dépendances critiques entre entreprise, société et environnement ont été placées sous le feu des projecteurs. Les effets de cette dernière ont été inégalement répartis entre les communautés et les régions, beaucoup d’entre elles ayant en même temps subi des événements climatiques extrêmes. La façon dont les entreprises ont réagi à l’apparition et au déferlement de la pandémie a surtout été jugée sur les mesures qu’elles ont prises pour protéger la valeur économique.

Comment l’organisation a contribué au bien-être de ses employés, aidé les communautés locales, voire lutté directement contre le virus sont des facteurs que les investisseurs et les consommateurs ont observés et évalués.

Le type et la complexité des informations dont les administrateurs ont besoin pour contrôler stratégiquement et répondre aux enjeux de l’organisation s’en sont trouvés modifiés. Une connaissance plus approfondie de la performance de l’entreprise reposant sur un ensemble plus vaste d’indicateurs est nécessaire. En outre, cette connaissance doit s’accompagner d’une parfaite compréhension du contexte dans lequel l’organisation opère et des performances de ses pairs.

En conséquence, des exigences de formation continue des administrateurs sur les tendances et les problèmes affectant le secteur dans lequel l’entreprise travaille sont apparues. L’accès à des informations variées et fiables est crucial pour que les administrateurs soient efficaces et informés sur les organisations qu’ils servent. La bonne nouvelle est que dans l’environnement actuel, riche en données, nous disposons de l’information. L’enjeu consiste à la condenser de sorte que des professionnels très occupés puissent l’assimiler.

La plateforme de Gouvernance moderne de Diligent satisfait aux besoins d’un partage d’information sécurisé en temps réel et d’un accès en temps utile aux données. Elle permet au conseil d’administration et aux membres de la haute direction d’utiliser un dispositif quelconque pour se connecter en toute sécurité à l’information pertinente qui va les aider à remplir leur rôle. Elle compile toutes les données, des rapports internes et des documents des réunions du conseil d’administration aux renseignements concernant les concurrents et les tendances générales du secteur, qui sont préparées par l’équipe de Diligent et des tiers de confiance.

La numérisation accélère la transformation du conseil d’administration.

Alors que le rôle des conseils d’administration continue d’évoluer et exige des interactions plus rapides et plus fréquentes, la numérisation sécurisée des processus du conseil et du partage de données est fondamental pour que cet organe soit à la hauteur des demandes des entreprises actuelles et de l’environnement dans lequel elles opèrent. En institutionnalisant la virtualisation des processus et l’adoption d’outils réalisées d’urgence l’an dernier comme palliatif et en les intégrant dans les activités stratégiques, les conseils d’administration apporteront depuis le sommet un leadership et une gouvernance moderne, adaptés au monde post-pandémie.

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