L’importance d’un bon ordre du jour de réunion du conseil d’administration

À l’occasion des séances du conseil d’administration, l’ordre du jour est préparé et adressé aux membres afin de faciliter leurs décisions. De cette manière, ils prennent connaissance de l’ensemble des questions et discussions qui vont leur être soumises. L’ordre du jour est généralement joint à la convocation à la réunion du conseil, même si cela n’est pas obligatoire légalement ou statutairement. Un bon ordre du jour fournit les bases d’une séance du conseil d‘administration efficace et productive. Il s’obtient grâce à la mise en place d’une démarche méthodique et rigoureuse ainsi que d’un exemple d’ordre du jour de réunion.

Quels sont les bénéfices d’un bon ordre du jour de réunion du conseil d’administration ?

N’étant pas nécessairement obligatoire, l’ordre du jour n’en est pas pour autant dénué de bénéfices. Son intérêt premier est double. D’un côté, il permet d’avoir une réunion du conseil d’administration parfaitement organisée et hiérarchisée pour une efficacité maximale. D’un autre côté, il permet d’informer clairement les administrateurs des sujets qui seront abordés lors de la réunion du conseil pour une meilleure préparation et anticipation.

Lorsque vous inscrivez un ordre du jour dans une convocation du conseil d’administration, vous avez préalablement réalisé un important travail de préparation de la réunion. En effet, vous avez recensé toutes les discussions qui devront être abordées et les avez ordonnées. De cette manière, vous savez quelle documentation a été produite et devra être produites pour le conseil. Ainsi tout est parfaitement prévu, cadré et organisé.

De plus, disposer d’un ordre du jour est une excellente base à la rédaction du procès-verbal de séance. De cette manière, la tâche du secrétaire de réunion est facilitée, accélérée et optimisée. Comme le PV est un document légal qui sert de base à de nombreuses démarches, il est essentiel qu’il soit bien rédigé. Aussi avoir un bon ordre du jour représente un préalable majeur aux respects de cet impératif réglementaire.

Enfin, la rédaction d’un ordre du jour est un excellent levier pour inciter à la présence des administrateurs aux réunions. Bien écrit, il est capable de stimuler l’intérêt des membres du conseil. Il leur permet aussi de venir aux réunions bien préparés en ayant réfléchi en amont aux points qui seront évoqués. Compte tenu de l’ampleur des discussions d’un conseil d’administration, il semble fondamental de fournir des éléments pour la réflexion des administrateurs et des délais suffisants pour la mener.

Ordre du jour de réunion : exemple de contenus optimisés

Un ordre du jour idéal est exhaustif, sans équivoque, détaillé, ordonné et facile à suivre. Il doit être rédigé avec le maximum de clarté et de précision tout en restant condensé, sans longueur inutile. Bien qu’il n’existe pas de forme officielle à suivre, des usages en la matière existent et peuvent vous aider à créer un bon exemple d’ordre du jour de réunion. Il est présenté sous la forme d’une liste structurée répartie en différents thèmes ou présentant une certaine logique.

Ce qu’il faut inclure dans un modèle d’ordre du jour de séance

Un ordre du jour de réunion du conseil d’administration représente la liste de l’ensemble des points qui seront traités lors de la séance. Les éléments qui seront abordés représentent les questions sur lesquelles les administrateurs devront se prononcer au regard des missions qui leur sont confiées.

Il est nécessaire que la présentation succincte qui soit faite dans l’ordre du jour explique tant le sujet que l’objet de la résolution qui sera prise lors de la réunion. Chaque item doit correspondre à un projet de délibération.

Pour chaque réunion du conseil, certains points de la liste pourront être répétés à chaque fois. Il s’agit, par exemple, de l’approbation du procès-verbal de la précédente séance.

Ce qu’il ne faut pas inclure dans un exemple d’ordre du jour de réunion parfait

Un ordre du jour de séance du conseil n’intègre pas de questions ne relevant pas de la compétence du conseil. Il ne s’agit pas, par exemple, de lister tous les éléments d’actualités de la société, même si ponctuellement une information sur un fait marquant concernant l’entreprise pourra être exposée.

Comment mieux construire et partager un bon ordre du jour avec un portail digital du conseil d’administration

Un conseil d’administration qui bénéficie d’un outil digital de gestion dispose de plusieurs avantages notables pour la bonne rédaction de ses ordres du jour. Il est déjà fondamental de pouvoir se reposer sur un outil en ligne sécurisé qui garde les informations confidentielles. En effet, les sujets évoqués par le conseil d’administration ne doivent en aucun cas être communiqués hors des murs. Aussi il est crucial pour les sociétés de s’appuyer sur des outils protégés avec des dispositifs sécuritaires de haut niveau.

Tout d’abord, un logiciel, tel que Diligent Boards, va aider le secrétaire de réunion à construire son ordre du jour. Il va avoir une interface ergonomique, intuitive et simple d’utilisation qui va l’aiguiller et l’accompagner dans sa tâche. Aussi même avec peu de compétence informatique, l’ordre du jour va prendre forme facilement et rapidement.

Ensuite, il pourra faire appel à un exemple d’ordre du jour de réunion pour pouvoir plus facilement rédiger un nouveau document. De cette façon, il va gagner un temps précieux et sera secondé dans sa mission par la précédente version. Cela permet aussi d’uniformiser les présentations pour le confort de tous.

Enfin, une solution numérique est idéale pour pouvoir partager un ordre du jour instantanément avec les membres du conseil. Il n’y a plus de temps perdu par des envois postaux et par messagers, tout est direct et immédiat. Les administrateurs disposent alors du document sur leur appareil électronique où qu’ils soient. Cette diffusion reste totalement confidentielle et sans risque de perte de document, ni de vol ou de piratage.

Parce qu’il aide à rédiger un bon PV, qu’il informe les administrateurs et qu’il optimise l’organisation d’une réunion du conseil, l’ordre du jour est un document essentiel à la bonne gouvernance des conseils d’administration. Savoir rédiger un bon ordre du jour est alors le préalable à une séance du conseil idéale. Aussi faire appel à une solution logicielle, telle que Diligent Boards, s’avère très précieux.