Rédiger l’ordre du jour de l’assemblée générale en entreprise

Rédiger un ordre du jour, notamment pour les instances de direction, relève parfois du défi. Il s’agit effectivement d’un document régi par la loi. Il implique certaines obligations en termes de personnes impliquées, de contenus et de forme. C’est particulièrement vrai pour les ordres du jour d’assemblée générale. Leur format dépend souvent du Code du travail relatif aux activités du comité social et économique (CSE).

Comment bien rédiger cet ordre du jour ? Qui s’en charge ? Comment le communiquer en interne ?

Qu’est-ce que l’ordre du jour d’une assemblée générale ?

La notion d’ordre du jour s’avère souvent assez floue. Cela s’explique en grande partie par le fait que ce document est régi légalement. C’est généralement le comité social et économique (CSE) de l’entreprise qui a la charge de sa rédaction.

Définition légale de l’ordre du jour

L’ordre du jour incarne, comme le procès-verbal, un document encadré juridiquement. Il se définit ainsi comme une convocation. La direction générale émet cette convocation à l’attention des membres de son organisation.

Le fichier détaille ainsi les questions sur lesquelles les personnes participantes vont devoir discuter. On considère, dès lors, qu’une question non-inscrite à l’ordre du jour ne peut être délibérée le jour de l’AG.

L’article L2315-29 du Code du travail pose en outre que l’ordre du jour est un document obligatoire au sein des entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 50 salariés. Pour celles qui n’atteignent pas ce nombre, l’ordre du jour consiste en une note écrite à destination de l’employeur.

Différence entre PV et ordre du jour d’assemblée générale

Vous savez comment rédiger le procès-verbal d’une assemblée générale ? Mais quelle différence, exactement, avec son ordre du jour ? Ici, la nuance se trouve dans la chronologie des événements.

Le procès-verbal a pour objectif de récapituler et de conserver les faits et les décisions prises pendant l’assemblée générale. L’ordre du jour sert davantage de programme. Notez qu’ordre du jour et procès-verbal se distinguent aussi du compte-rendu.

À quoi sert un ordre du jour ?

L’ordre du jour de l’assemblée générale sert donc à baliser les points à aborder pendant l’AG. En tant qu’outil d’orientation des débats, ce document a cependant plusieurs atouts :

• délimiter le cadre des débats pour résoudre les problèmes les plus urgents, sans dévier de trajectoire ;
• organiser la réunion pour qu’elle se déroule de façon logique, sans débordements ;
• mieux gérer le temps dédié à l’assemblée générale ;
• améliorer la circulation de l’information dans l’entreprise ;
• consulter la direction générale sur les sujets importants.

De quoi se constitue l’ordre du jour de l’AG?

L’ordre du jour d’une assemblée générale comporte des éléments obligatoires, ainsi que des thèmes prévus par les statuts de l’entreprise.

Quels sujets mettre à l’ordre du jour ?

Quand l’AG correspond à une réunion du CSE, ce sont ses membres qui fixent les sujets à aborder. La loi oblige à parler de certaines thématiques, le règlement intérieur en impose d’autres. L’ordre du jour de l’AG doit en général aborder les sujets suivants :

• obligations sociales de l’entreprise ;
• obligations liées à l’HSS : Hygiène Santé et Sécurité ;
• consultations obligatoires relatives aux finances, aux conditions de travail, à la politique sociale de la société.

En pratique, un ordre du jour s’organise souvent en hiérarchisant les thématiques des plus importantes au moins importantes. Cette technique permet de canaliser l’énergie de l’assemblée autour des premiers moments de la rencontre. Les discussions perdent souvent en richesse le temps passant. Il vaut donc mieux réserver la fin de l’ordre du jour aux thématiques moins stratégiques. Pour plus d’astuces, lisez notre article sur la rédaction d’un ordre du jour utile.

Qui rédige l’ordre du jour de l’AG ?

Dans le cadre de l’assemblée générale d’entreprise menée par le CSE, la rédaction de l’ordre du jour relève des activités du ou de la secrétaire. Dans un premier temps, cette personne consulte les élus CSE. Elle soumet ensuite les sujets discutés à l’employeur.

Il est impératif que CSE et employeur collaborent autour de cette rédaction. Si ce n’est pas le cas, la loi considère qu’il y a un “délit d’entrave” au bon fonctionnement du comité social et économique de la part de l’employeur.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’ordre du jour de l’AG peut se résumer à une note écrite. Ce document est alors remis à l’employeur au moins deux jours avant la réunion. Il faut, au préalable, que la délégation des représentants du personnel au CSE et l’employeur discutent des thématiques prévues.

Comment communiquer l’ordre du jour en interne ?

La loi régit également les modes de communication de l’ordre du jour de l’assemblée générale :

• L’ordre du jour finalisé doit être signé par le secrétaire CSE et l’employeur ;
• Après signature, il ne peut plus être modifié ;
• L’employeur doit le communiquer 3 jours avant la tenue de l’assemblée générale ;
• Le document doit être envoyé aux membres du CSE, aux représentants syndicaux et à l’ensemble du personnel convié à l’AG.
• L’inspecteur et le médecin du travail doivent également le recevoir si l’AG porte sur des questions HSS.

En revanche, la loi ne prévoit pas de format particulier pour sa communication. Vous pouvez donc, théoriquement, l’envoyer autant par email que par navette interne. Vérifiez cependant que votre règlement intérieur ne prévoit pas de modes de communication particuliers.

Quel format pour un ordre du jour d’AG ?

Tant que vous respectez les sujets obligatoires et que vous les classez dans l’ordre chronologique des débats, il n’y a pas vraiment de format à respecter. Ce document répond cependant à certaines habitudes de rédaction :

• Un titre, qui peut résumer le thème de la rencontre quand il y en a un ;
• Des objectifs clairs, visant à encadrer le débat ;
• La date et l’horaire du début de la rencontre ;
• Les personnes présentes et destinées à interagir ;
• Le détail des points à aborder, classés dans l’ordre chronologique, et les créneaux horaires dédiés à chacun ;
• Un temps pour les questions diverses, qui ne peuvent cependant recouper que des sujets mineurs.