Quels sont les outils de la gouvernance d’entreprise indispensables à votre société ?

De nombreuses entreprises ont un déficit de gouvernance. Digitalisation, mondialisation, vélocité de l’information, tous ces changements économiques ont trop peu été pris en compte dans l’évolution des instances gouvernantes de l’entreprise. La gouvernance doit aujourd’hui se transformer elle aussi pour répondre aux besoins du marché. Quels sont alors, au XXIe siècle, les outils de la gouvernance d’entreprise indispensables ?

1/ La salle de données virtuelle parmi les outils de la gouvernance d’entreprise les plus utiles

Une salle de données virtuelle est très utile pour partager des documents du conseil en cours de création. Les acteurs de la gouvernance d’entreprise ont besoin de pouvoir travailler de manière sécurisée sur l’élaboration de documents confidentiels et sensibles. Ils doivent pouvoir se reposer sur une solution efficace qui leur garantisse la meilleure protection. Les data rooms sont parmi les outils de la gouvernance d’entreprise les plus intéressants à cet effet.

Le top management, comme les membres du conseil d’administration, ont ainsi la possibilité de travailler sur différentes versions sans s’inquiéter de quelqu’une fuite d’information. La Virtual Data Room (VDR) est un espace totalement sécurisé qui garantit aux membres de la direction et à tous ses usagers une confidentialité absolue, inaccessible en dehors du groupe de travail prédéfini.

Cette solution de gouvernement d’entreprise est également utile pour communiquer avec des tierces personnes, telles que les auditeurs, les avocats, les consultants juridiques… Cela permet d’assurer là encore une totale confidentialité qui s’avère indispensable avec certains partenaires de la société. Pour mener sereinement des réflexions stratégiques sur les évolutions de l’entreprise en prenant en compte les meilleurs conseils de spécialistes, la salle de données virtuelle est idéale.

Enfin, cet outil de gouvernance d’entreprise assure une sécurité à toute épreuve pour les données confidentielles avec un audit des changements et une gestion granulaire des informations. Inaccessible au département informatique, elle présente de tels atouts qu’elle en devient vite indispensable dans une société.

2 / Le portail digital pour conseil d’administration, un outil de gouvernance d’entreprise indispensable

Un portail digital est indispensable pour diffuser les documents du conseil d’administration dans leur version définitive et gérer tout ce qui a trait aux réunions du conseil. Il s’agit sans nul doute de la solution la plus critique parmi tous les outils de la gouvernance d’entreprise tant ses bénéfices sont nombreux et considérables. Des outils comme Diligent Boards permettent ainsi de diviser le temps de préparation des conseils par 6 avec une meilleure qualité finale. La confidentialité est respectée en tous points grâce à la mise en œuvre d’un niveau de sécurisation parmi les plus exigeants.

Ses usages sont nombreux pour la gestion des séances du CA. Le portail permet ainsi de prendre en charge les formulaires et signatures en toute sécurité. Il est de ce fait possible de signer électroniquement un document depuis n’importe quel appareil électronique. Des questionnaires et des évaluations peuvent aussi être organisés en toute simplicité.

Parmi les outils de la gouvernance d’entreprise, le portail digital montre toute sa nécessité auprès des administrateurs. Ainsi, les membres du conseil peuvent mieux se préparer et se documenter avant, pendant et entre les séances. Ils peuvent annoter les documents et leurs annotations sont conservées même si le document est modifié. Ils sont informés par des notifications push de la mise à disposition d’un nouvel élément ou d’une mise à jour. Enfin, ils ont accès à tous leurs documents en mobilité sur leurs différents appareils électroniques grâce à la synchronisation intelligente et l’accès hors ligne.

En parallèle, les collaborateurs en charge de la préparation des réunions voient leur travail grandement facilité et accéléré. Cette digitalisation leur permet de tels gains de productivité que leurs missions peuvent s’orienter vers des travaux présentant une plus forte valeur ajoutée. Avec Diligent Boards, ils peuvent, par exemple, procéder à un changement de dernière minute en 1 seul clic, contre de multiples tâches fastidieuses auparavant (comme arracher et réimprimer les pages). Il leur suffit de glisser-déposer un document pour créer et gérer les livres du conseil. Un historique des modifications informe des changements effectués dans les fichiers. Ainsi, la logistique organisationnelle des séances du conseil est simplifiée, accélérée et améliorée.

Enfin, Diligent Boards est un outil de gouvernance d’entreprise d’excellence présentant un support client maintes fois récompensé. Son assistance à la demande et multilingue est disponible en permanence, pour assurer une continuité de l’activité, même en cas de problème.

3/ Les logiciels de prise de procès-verbaux pour gagner en temps, efficacité et conformité

Le logiciel de prise de procès-verbaux des séances du conseil d’administration de Diligent permet de gagner en temps et en efficacité. Il va rationaliser la prise de PV, le suivi des tâches et la gestion des administrateurs présents et excusés.

La rédaction d’un compte-rendu d’une réunion du conseil est un acte réglementaire capital pour toutes les sociétés. Son élaboration doit être irréprochable pour que les décisions du conseil puissent s’appliquer et être mises en œuvre. Sans une extrême rigueur dans son écriture et un strict respect des délibérations, les actions stratégiques de l’entreprise peuvent être bloquées ou remises en cause.

Ainsi, parmi les outils de la gouvernance d’entreprise dans l’air du temps, figure celui de création intégrée de procès-verbaux. Il va permettre l’enregistrement officiel des séances du conseil d’administration. Les décisions y seront consignées formellement.

Une fois rédigé, le compte-rendu de la séance du conseil peut être transmis à tous les membres du conseil en un clic. Ils y ont ainsi facilement accès, comme à tous les précédents PV archivés.

De plus, un tel outil permet d’attribuer des mesures de suivi aux membres du conseil pour la mise en œuvre des délibérations. Ils se voient alors informés des tâches leur incombant et peuvent bénéficier de rappels personalisés.

Enfin, cette solution multitâche de rédaction de PV est totalement intégrée au portail digital Diligent Boards. De ce fait, il est possible de se servir des données de l’un pour alimenter l’autre. Par exemple, les convocations aux réunions du CA comportant l’ordre du jour peuvent être reprises pour l’élaboration du procès-verbal. Ainsi, un gain de temps formidable est apporté, en plus de véritablement limiter le risque d’erreur. De la même manière, une fois approuvé, les procès-verbaux sont automatiquement ajoutés dans les documents du conseil suivant pour approbation.

Le Governance Cloud de Diligent, qui regroupe les 3 solutions précédemment citées, permet de moderniser les outils de la gouvernance d’entreprise. Ainsi, il assure sécurité, efficacité et conformité pour une gouvernance au service de la compétitivité de l’entreprise. Les outils sont centralisés et viennent augmenter l’humain, en automatisant les tâches répétitives, pour le laisser se concentrer sur les projets stratégiques.