Gouvernance

Perspectives de carrière du secrétaire de conseil d’administration

La fonction de secrétaire de conseil d’administration n’est formalisée que dans 23% des entreprises françaises. Pourtant, leur rôle devient de plus en plus stratégique, à mesure que de nouvelles réglementations émergent. Les récentes perspectives de carrière des secrétaires de conseil d’administration ont en outre beaucoup à voir avec la digitalisation des instances de gouvernance.

Quelles sont ces perspectives professionnelles ? À quelles montées en compétences s’attendre ? Avec quels outils ?

Gouvernance et perspectives de carrière pour les secrétaires de conseil d’administration

Comme le rappelle l’Institut Français des Administrateurs, la fonction de secrétaire d’administration n’est pas prévue par la loi. Elle s’impose pourtant comme indispensable pour toutes les entreprises qui veulent assurer un fonctionnement sain à leur conseil.

La ou le secrétaire du CA endosse effectivement des rôles stratégiques. Ses responsabilités touchent à la fois à la conformité légale, à la traçabilité des décisions, aux rémunérations des dirigeants, notamment via les jetons de présence. C’est aussi elle ou lui qui doit assurer une veille des évolutions en termes de gouvernance de l’entreprise.

Les secrétaires de conseils d’administration ont également la charge de la rédaction des procès-verbaux de séance. Elles et ils s’assurent ainsi de la continuité des débats et de la traçabilité des décisions prises. Ces mêmes procès-verbaux peuvent par ailleurs atterrir entre les mains de personnalités décisives pour l’entreprise, comme les commissaires aux comptes. De futurs partenaires peuvent en outre les lire dans le cadre des procédures de due diligence.

La rédaction de l’ordre du jour des séances du conseil revient aussi aux secrétaires de CA. Il s’agit d’un document essentiel pour prioriser les thématiques abordées par les membres du conseil. C’est par ailleurs l’ordre du jour qui incite les administrateurs et administratrices à participer aux réunions. Le suivi de leur assiduité fait effectivement partie des tâches du ou de la secrétaire du conseil.

Pour rédiger des procès-verbaux bien organisés, faciles à croiser entre eux et lisibles sur tous les appareils, Diligent Boards propose une fonctionnalité dédiée. Cette solution numérique permet d’accéder à tous les documents du conseil en ligne, de façon complètement sécurisée.

 

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Des secrétaires de CA dont les fonctions évoluent avec les stratégies ESG

Comme le détaille Doug Chia, les perspectives de carrière des secrétaires d’administration évoluent avec les problématiques d’éthique de l’entreprise. Les critères ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) influencent de plus en plus les investisseurs, et donc aussi les décisions des directions générales. Les secrétaires de conseil d’administration endossent ainsi de nouveaux rôles. Et leur quotidien est de plus en plus diversifié, comme le montre ce témoignage.

Leurs activités se voient notamment marquées davantage par les problématiques de Responsabilité Sociale d’Entreprise (RSE). Ce sont aussi les secrétaires de conseil qui se retrouvent au cœur des interactions avec les investisseurs et les parties prenantes. Un rôle facilitateur, qui demande un certain sens politique.

Ces flux d’information nouveaux et conséquents réclament de nouvelles façons de gérer son temps, mais aussi ses documents. Ils impliquent une digitalisation décisive du métier de secrétaire de conseil d’administration.

La rédaction des procès-verbaux et des ordres du jour, par exemple, est une tâche qui gagne à être automatisée. Les logiciels dédiés à cette activité améliorent la cohérence des documents. Ils dégagent également du temps aux secrétaires de conseil. Ceux-ci peuvent, dès lors, recentrer leurs emplois du temps autour de la communication avec de nouveaux interlocuteurs.

Évolution de carrière et conformité juridique pour les secrétaires de CA

Les secrétaires de conseil veillent au respect des textes réglementaires. C’est aussi eux qui se chargent de l’accueil des nouveaux membres du conseil et de leur formation juridique.

La croissance des problématiques d’éthique et de respect de l’environnement influe sur les responsabilités juridiques des secrétaires de conseil. Elles et ils vont donc être amenés à monter en compétences en matière de conformité juridique.

C’est probablement ce qui explique que beaucoup de secrétaires de conseil soient avocats. 82% de ces secrétaires sont d’ailleurs juristes de formation. Il arrive en outre de plus en plus régulièrement qu’un ou une secrétaire de conseil d’administration se retrouve à la direction juridique de l’entreprise.

Le secrétariat du conseil d’administration face au digital

Avec des missions de plus en plus diverses, les secrétaires de conseil d’administration vont naturellement se tourner vers les solutions numériques. Celles-ci leur permettent d’automatiser certaines tâches, d’en accélérer d’autres. Cette transition digitale devrait optimiser le travail des secrétaires de conseil.

La numérisation des documents du conseil simplifie déjà le quotidien des secrétaires de conseil. Elle sécurise leurs échanges, aussi. Le digital professionnalise leurs outils, et améliore le niveau d’information des membres du conseil. La transition digitale des secrétaires de CA va aussi rationaliser l’organisation des documents du conseil et de ses réunions. La maîtrise de l’outil informatique va donc s’imposer pour les secrétaires de conseil d’administration.

Un métier en voie de formalisation ?

Une des perspectives de carrière des secrétaires de conseil d’administration consiste en la réglementation du métier. En France, la nomination d’un ou d’une secrétaire de CA n’est pas encore obligatoire. Elle l’est pourtant dans d’autres pays de l’UE. L’IFA a d’ailleurs récemment demandé que la nomination d’un secrétaire de conseil devienne une obligation.

L’avenir de la profession de secrétaire de conseil devrait donc aller vers des postes davantage à plein temps. Les secrétaires de CA pourraient aussi profiter d’équipes plus fournies. Elles et ils gagneraient ainsi en compétences managériales.

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