Les avantages d’une plateforme cloud pour le conseil d’administration de votre société

Pour la digitalisation du conseil d’administration de votre société, il existe deux types de solutions : une plateforme cloud ou un modèle sur site. Ces outils de la transformation numérique du CA présentent des implications différentes au niveau de votre entreprise, de ses services IT (technologie de l’information) et de leurs utilisateurs. Quels sont les deux principaux avantages d’un stockage sur le cloud ? Quels bénéfices peuvent apporter à votre conseil d’administration les solutions cloud sécurisées de Diligent ?

1/ Mieux contrôler son budget IT grâce à une plateforme cloud

Grâce au stockage sur une plateforme cloud, les frais imputés à votre budget informatique sont mieux maîtrisés. Vous externalisez les frais de maintenance et de mises à jour, car toutes ces tâches sont réalisées par et chez votre prestataire.

Au contraire, les solutions sur site facturent selon un taux horaire auquel s’ajoutent les coûts inhérents à la licence. Avec le modèle cloud, seuls les coûts de l’usage réel sont pris en compte, avec un engagement aussi court qu’un an chez Diligent, par exemple. Il n’existe aucun frais au taux horaire et la seule dépense IT en interne sera l’équipement de votre conseil d’administration d’outils informatique – si ce n’est pas déjà fait. Avec ce modèle, les coûts et les risques sont réduits. Ainsi, si la solution ne répond pas à vos attentes, vous pouvez plus rapidement vous désengager.

L’utilisation de votre service informatique et de ses ressources est moins intense avec une plateforme cloud. Le plus souvent, les départements informatiques internes se concentrent au quotidien sur la gestion de l’infrastructure. Avec une solution sur site, la pression des demandes qui pèsent sur des ressources qui sont déjà maigres devient significative. Les services IT se retrouvent alors à devoir établir des priorisations contraignantes pour les utilisateurs, voire à être obligés de mettre en place un support 24 h/24. Ils finissent par intervenir pour les mises à jour et les améliorations de l’outil qui requièrent des tests de leur part. Le corollaire de ces tâches additionnelles pour les services informatiques est que les directeurs peuvent, pendant une période de temps plus ou moins longue, ne pas avoir accès à la solution.

Les solutions cloud présentent, au contraire, l’avantage d’être dédiées à un seul usage. Les supports d’aide sont consacrés uniquement à un produit et disponibles 24 h/24 et 7 j/7. De cette manière, les problèmes sont gérés plus rapidement et de façon plus efficace. En revanche, avec une solution sur site, il y a plus d’intermédiaires qui interviennent dans le processus.

2/ Aucun problème de transparence quant à l’accès aux informations du cloud

La plateforme cloud est la solution qui offre la meilleure sécurité par rapport aux solutions sur site. L’IT dispose d’une fonction support sans avoir accès aux données, parfois hautement confidentielles, dans le logiciel. Il n’y a aucun risque de fuite d’informations malencontreuse ou malveillante.

Avec une solution sur site, le danger réside dans le nombre de personnes potentiellement important y ayant accès. Ce simple fait peut en lui-même engendrer une perte de contrôle sur la protection des données. Au contraire, une plateforme cloud offre un contrôle bien plus important de la data. Par exemple, aucun utilisateur ne peut altérer les données d’accès et ainsi entrer dans le système informatique. Pour garantir encore davantage la sécurité, les directeurs ont souvent une clé cryptée, qu’eux seuls peuvent utiliser.

Cette sécurisation ne se fait pas au détriment de l’accessibilité à l’outil avec un stockage sur le cloud. Les administrateurs, qui sont souvent en déplacement, apprécient particulièrement de pouvoir utiliser leur outil cloud n’importe où et en permanence. À l’inverse, les solutions sur site ont souvent des restrictions d’accès géographiques, du fait de leur fonctionnent sur des serveurs internes.

Pourquoi digitaliser votre conseil d’administration avec la plateforme cloud de Diligent ?

Le groupe Diligent investit plus que n’importe quel acteur sur le marché français en R&D et en cybersécurité. Toutes nos équipes sont régulièrement formées à identifier et répondre aux menaces de pirates informatiques. De plus, nous disposons de nombreuses accréditations d’audit (SOC 2, ISO 27001…) qui approuvent notre recherche constante d’une sécurité renforcée.

Diligent propose la plateforme cloud la plus utilisée au monde par les conseils d’administration. Elle est extrêmement intuitive et dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires. Nous sommes sûrs de cela, car nous l’avons coconstruites avec nos clients.

Pour mieux se rendre compte des avantages de notre solution de stockage sur le cloud, rien de tel que d’écouter ce que nos clients en disent. Prenons l’exemple de la société SIG, qui a migré d’une solution interne vers la plateforme cloud de Diligent.

SIG a pendant de nombreuses années utilisé le portail pour conseils d’administration BoardPad, avec un hébergement sur un serveur local. Les réunions se tenaient alors toujours avec les copies papier, qui était fournie en supplément du partage électronique à travers la plateforme BoardPad. Elle n’avait pas encore connu la révolution digitale à ce stade. Cette approche hybride prenait beaucoup de temps et était peu sécurisée.

L’entreprise SIG s’est tournée vers la plateforme de Diligent, après que cette dernière ait racheté BoardPad. Les choses ont alors beaucoup changé au sein de l’entreprise et la transformation digitale a pu s’opérer. « Nous économisons du temps et de l’argent, et nos administrateurs ont un accès simple et sécurisé à tout ce dont ils ont besoin. Nous pouvons faire plus avec Diligent, et cela rend la vie plus facile pour tout le monde. » a déclaré Katy Maughan, assistante personnelle et chargée du secrétariat du conseil d’administration de SIG. Lors des séances du conseil, des tablettes sont utilisées en remplacement du papier pour se connecter directement sur le portail. Une autre conséquence très positive pour la société est qu’elle a ainsi libéré beaucoup de temps utilisé jusqu’alors pour les tâches administratives.

En conclusion, la plateforme cloud présente le meilleur choix pour votre solution de digitalisation du conseil d’administration. Choisir Diligent, c’est l’assurance d’une solution cloud sécurisée, de pointe et intuitive. Et, pour couronner le tout, vous profitez d’un service client maintes fois récompensé.