Administrateurs, comment choisir une plateforme de travail collaboratif pour votre conseil ?

Vecteur d’efficacité et de bonne gouvernance, une plateforme de travail collaboratif au sein du conseil d’administration est un outil que chaque administrateur doit considérer. En se dotant d’une solution digitale performante, intuitive et sécurisée, votre CA va s’inscrire dans une modernité pragmatique au service des performances de l’entreprise. Comment trouver la perle rare numérique pour votre conseil ? Quelles sont les 3 étapes majeures menant à l’acquisition de la meilleure solution de dématérialisation pour votre conseil d’administration ?

1/ Identifiez vos besoins en matière de plateforme de travail collaboratif

Pour nourrir votre réflexion en vue de l’achat d’une plateforme de travail collaboratif, il est essentiel de commencer par identifier vos besoins. Pourquoi souhaitez-vous digitaliser la gestion de votre conseil d’administration ? Quelles sont les problématiques auxquelles cet outil numérique doit répondre ?

De multiples raisons peuvent vous avoir amené à vouloir quitter le tout papier. C’est, par exemple, une manière de vous montrer plus écoresponsable en vous inscrivant dans une démarche de développement durable. Ainsi, vous œuvrez pour amener votre société vers une initiative environnementale marquant sa prise en compte d’un enjeu planétaire majeur.

La digitalisation du conseil peut également avoir pour finalité de prendre de meilleures décisions. En effet, en disposant d’un outil performant, les administrateurs disposeront enfin de toute l’aide qui leur manquait pour pleinement remplir leur rôle de conseiller. Une solution digitale, telle que Diligent Boards, permet aux membres du conseil de profiter facilement et en permanence de toutes les informations utiles à une prise de décision éclairée.

Il est possible, par ailleurs, que vous souhaitiez une plateforme de travail collaboratif car vous bénéficiez de ses avantages dans un autre conseil. En effet, si vous faites déjà l’expérience de l’efficacité et de la performance d’une solution adaptée, il est logique de vouloir la reproduire dans l’ensemble de vos activités d’administrateur. Il est aussi extrêmement intéressant de disposer d’une telle application pour plusieurs conseils d’administration.

Cette dématérialisation au sein du conseil est également un excellent moyen de répondre à un besoin de cybersécurité. Parce que les CA qui fonctionnent avec des documents imprimés sont soumis à des nombreux risques, les outils numériques renforcent leur protection.

Il existe bien d’autres besoins pour lesquels une plateforme numérique est très utile. Réfléchissez bien en amont de votre achat et pensez à demander aux autres administrateurs. Toutes ces raisons vont vous aider aussi à définir les fonctionnalités dont vous souhaitez disposer.

2/ Faites le tour du marché des plateformes numériques collaboratives

Une fois que vous connaissez bien vos propres besoins, cherchez à en savoir davantage sur les différentes solutions existantes en matière de plateforme de travail collaboratif. Autrement dit, étudiez le marché. L’offre vous permettra de savoir quel outil est le mieux à même de répondre aux besoins que vous avez listés.

Pour faire votre étude de marché, demandez aux autres administrateurs de votre ou vos CA et à votre réseau s’ils utilisent une solution. Si c’est le cas, interrogez-les sur ses caractéristiques ainsi que sur ses avantages et inconvénients. Par ce biais, vous allez pouvoir savoir si elle peut convenir aux problématiques de votre CA en offrant les fonctionnalités que vous visez.

Enfin, complétez votre enquête en cherchant à recueillir des données sur le taux d’adoption de la plateforme de travail collaboratif. C’est un point essentiel, car bon nombre d’outils sont peu utilisés par les administrateurs qui les trouvent trop complexes, peu pratiques et incompréhensibles. En effet, rien ne sert d’investir dans un outil digital si les documents papier continuent à être employés. C’est non seulement une dépense inutile, mais également un manque à gagner pour le conseil d’administration.

Ce tour d’horizon des plateformes collaboratives existantes vous fournira de précieux renseignements pour faire le meilleur choix. En recueillant non pas des données fournies par les prestataires, mais par des confrères, vous disposerez de renseignements plus proches de la réalité de l’exercice de votre mandat.

3/ Pensez à l’avenir en anticipant vos besoins futurs

Une fois que vous savez quelle plateforme de travail collaboratif répond à vos besoins actuels, il est utile d’ouvrir votre réflexion.

Aussi, ne vous arrêtez pas aux fonctionnalités dont vous avez besoin aujourd’hui. Comme lorsque vous prenez des décisions stratégiques pour votre société, pensez au long terme. Quel outil pourra grandir avec vous ? À mesure que vous allez vous familiariser avec l’application et à mesure que votre entreprise va croître, vos besoins vont évoluer. Il est fondamental que la plateforme numérique choisie puisse s’adapter à ces mutations afin de vous accompagner dans le temps.

Par ailleurs, la transformation numérique touche tous les domaines d’une entreprise. En conséquence, les besoins d’outils digitaux sont ressentis à de nombreux niveaux. L’idéal est que la plateforme de travail collaboratif dédiée à votre conseil d’administration soit compatible avec des applications dans d’autres secteurs. Si la solution s’avère être un succès, elle doit être réplicable à d’autres échelons de l’entreprise ou dans d’autres domaines d’expertise.

Cette phase de réflexion préalable avant l’acquisition d’une solution numérique pour le CA permet de regarder plus loin que vos propres intérêts présents d’administrateur. Ainsi, vous enrichissez votre analyse en anticipant le futur et en tenant compte d’un ensemble d’intérêts dans votre entreprise.

Une fois ces 3 étapes menées, vous aurez tous les éléments en main pour choisir la bonne plateforme de travail collaboratif pour votre conseil d’administration. Tels les outils du Governance Cloud, elle doit présenter des avantages indiscutables comme :

• Un seul identifiant et un seul mot de passe par administrateur (parfait pour ceux qui siègent dans plusieurs conseils),
• Une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an pour assurer la continuité de l’activité,
• Un haut niveau de sécurité sans compromettre l’intuitivité pour garder confidentielles les données qui le sont.